基層水利單位電子檔案管理

姜立新

摘 要：目前我國處于知識經濟時代當中，計算機等數字設備技術發展和應用的速度得到了大幅度提升，水利工程管理單位在實際工作的過程當中也積攢下來很多電子文件資料，電子文件資料逐漸演變為檔案領域中的重要構成成分，為了可以讓水利工程管理單位的電子文件資料完整性及安全性得到保證，在水利建設領域中將自身的作用充分發揮出來，是水管單位檔案工作者面臨的一項重要任務。

關鍵詞：基層；水利單位；電子檔案管理；途徑；特征

1.電子文件的特征

電子文件和傳統型紙質文件相比有十分明顯的優點，第一是電子文件復制十分簡單，傳輸效率也比較高。紙質文件復制難度比較高，電子文件則不一樣，只需要使用鼠標輕輕的點擊一下，那么就可以復制出來一份或者很多份文件，也可以憑借互聯網將文件傳輸到不同的地區不同對象的手中，可以節省下來一定的工作量，并讓工作效率得到大幅度提升。

電子文件當中錯誤的數量比較少，修改的難度較為低下。因為電子文件和紙質文件的生成流程不一樣，因此電子文件當中的錯誤要比紙質文件少，因為紙質文件是交由工作人員草擬出來，并經過各級領導審核之后再打印，最終完成校對工作，假如校對人存在工作失誤，那么出現錯誤的幾率就比較高。因為電子文件第一開始就錄入到計算機當中，而后在經過領導的審核，領導在審核的過程當中可以發揮出來一定校對作用，校對人數量在無形當中增加，從而也就可以讓錯誤幾率得到有效地控制，除去上文中所說的這些優點之外，電子文件的增添、刪除以及修改都比較容易，并且在執行各項操作的過程中，不會遺留下來任何痕跡，可以對文件的整潔性做出一定保證。

電子文件實際應用的過程當中，可以為資源共享目標的實現奠定堅實的基礎，因為紙質文件的數量是有限的，傳輸模式也比較落后，因此難以讓更多人簡單的使用紙質文件，電子文件是保存在計算機等現代化辦公設施當中，一份文件并不會受到時空和數量的限制，可以同時被多人使用，因此可以讓紙質文件使用上的缺陷得到彌補，也可以讓檔案的使用價值得到大幅度提升。

電子文件實際應用的過程當中可以節省下來一定數量的資源，有利于環保工作的順利開展，電子文件會被儲存在虛擬的空間當中，不會占用任何紙張，從而也可以在我國環境保護工作進行的過程中，起到一定促進性作用。

但是電子文件實際應用的過程當中，也逐漸發現了一些缺點。

首先是對辦公設施的依賴性比較強，電子文件生成的過程當中，一般都需要使用計算機，在離開計算機和網絡之后，電子文件不單單沒有辦法生成，其本身的優勢也沒有辦法展現出來。

其次是長期保存的難度比較大，存儲電子文件的U盤等設備，會對儲存環境的溫度、濕度以及防磁等性能提出比較高的要求，因為經常使用，所以儲存設備損壞和資料丟失問題發生的幾率比較高，在這個方面上是比不上紙質檔案的。

電子文件的安全性比較弱，電子文件實際應用的過程當中以來的是計算機和網絡，現階段網絡上黑客會造成很多破壞，網絡病毒的數量和種類也非常多，因此境外敵對勢力和不法分子都會使用網絡程序漏洞開展各項侵入活動。上文中所說的這些因素都會對電子文件的安全性及穩定性造成一定影響，與此同時也會對檔案管理工作提出更高一些的要求。

2.影響基層水利單位推廣電子文件管理模式的因素

2.1水利檔案管理由傳統向著現代化方向轉變的基礎條件

首先是法律層面上的保證，我國是一個法制化國家，在水利檔案管理模式由創痛向著現代化方向轉變的過程中，需要使用一些法律保護措施，針對各種類型現代化管理方法進行立法，因為傳統型檔案管理模式依據的法律難以滿足現代化管理模式提出的嶄新要求，因此需要將各項法律法規逐漸完善起來，在水利檔案管理領域當中予以一定法律保護措施。

其次，需要有一定技術措施，在轉變管理模式的過程當中，不單單需要逐漸扭轉外部環境，也需要提升各項技術措施的力度，只有專業技術水平較高的情況下，才可以讓現代化管理模式的應用效果得到保證，促使水利事業單位逐漸走上一條可持續發展道路上。

2.2限制基層水利單位轉換檔案管理模式的因素

某些水利檔案管理人員并沒有對檔案管理的重要性形成深入的認識，片面的認為檔案管理在水利建設領域中發揮出來的作用不是十分重要，也不會造成過于嚴重的影響，所以水利檔案管理模式的轉換也不會得到充分地重視。

水利檔案的內容十分復雜，并且在施工周期長等因素的影響下，具體信息數據轉化為檔案的時間也比較長，因此也會對管理模式改革工作提出比較高的要求。

除此之外，某些基層水利檔案從業者習慣于應用傳統型管理模式，并不會主動使用計算機完成檔案管理工作，并且在電子存檔技術領域當中有一定缺陷，因此原數數據的真實性及精準性沒有辦法得到保證，從而也就會在轉變管理模式的過程當中，造成一定負面影響。

3.基層水利單位檔案管理模式轉變方法

3.1構建十分堅實的理論基礎

在經濟政治體制改革深化水平逐漸提升的背景下，水利檔案管理人員的工作也會隨之發生一定變化。在我國水利檔案管理工作進行的過程中，應當積極的探尋相應理論知識，構建出來一套比較完善的水利檔案管理理論體系，以便于可以促使管理工作順利開展。詳細的歸納以往一段時間當中的實際工作經驗，并從中吸取教訓，以便于可以讓電子檔案管理工作得以順利開展。將以往一段時間當中的工作經驗提升到理性認知角度上，并開展系統化的處理工作，以便于可以在實踐的過程當中起到一定引導性作用。

水利檔案管理學是國家檔案當中的重要構成成分，隸屬于檔案學包含的范圍內，一次你積極探尋水利檔案管理理論知識，是轉變管理模式的過程當中，應當使用到的一項重要措施，也可以促使我國檔案管理工作水平得到大幅度提升，堅實的理論可以促使水利檔案管理模式迅速向著現代化的方向發展，也可以保證管理工作得以順利開展。

3.2管理模式標準化

應當站在國家的角度上設置標準化管理模式，是對某一項重要工作做出的概念化規定，統一頒布操作標準，有利于各項活動的順利開展，在水利檔案向著標準化的方向轉變的過程當中，可以提前將管理過程中需要使用到的技術措施及管理提綱提煉出來，并逐漸將操作規范中的缺陷彌補，構成一套比較標準的工作方法，從而也就可以讓檔案管理工作局面得到改善，促使檔案管理水平及效率得到大幅度提升，編制標準化管理模式，促使水利檔案管理工作逐漸從傳統向著現代化的方向轉變。

4 結語

電子文件的管理及儲存，對于基層水利單位來說，是一項全新的工作，所以基層水利單位實際工作的過程當中，應當詳細地分析電子文件管理及應用過程當中存在的問題，在對問題形成原因形成深入的認識之后，使用適應性比較強的措施解決電子文件管理領域中存在的問題，從而也就可以讓電子文件管理工作的效率及安全性得到大幅度提升。

參考文獻

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