互聯網時代檔案管理工作中存在的問題與對策

杜雨晨

摘 要：在檔案管理方式上，互聯網信息技術比以往的檔案管理方式簡便、實用的多，因此在效率上也得到極大的提升。本文將對互聯網檔案管理在新時代出現的問題，提出相應的解決措施，并對其進行一定的研究。

關鍵詞：互聯網信息技術；檔案管理；機遇；挑戰

1 互聯網時代檔案管理的機遇

檔案管理對企業員工管理和決策工作提供了有效的支持，是各個企業內部工作不可缺少的一部分。但是在互聯網時代到來之前檔案管理存在著很大的漏洞，是因為企業沒有給予檔案管理高度的重視，所以限制了他的發展。高效的檔案管理手段是互聯網對傳統的檔案管理模式進行了沖擊，得到了企業漸漸重視。給檔案管理工作帶來了當量的機遇。主要體現在以下的方面：

1.1 豐富技術手段

檔案管理多元化使用于互聯網技術的應用，而且可以通過信息輸入和檢索系統降低了工作人員的勞動強度，可以輕松的存儲視頻、圖片、音頻等檔案，相對的傳統檔案管理來說方式比較單一，消耗資源采用紙質，消耗量比較大，而且需要大量的人工整理、記錄、備案比較復雜，還不高準確度。豐富的互聯網技術檔案管理的效率遠超出傳統的檔案管理。

1.2 拓展服務空間

檔案管理的信息量隨著互聯網時代的到來呈現了爆發式的增長。而需要占用很大空間的傳統式紙質檔案管理已經跟不上信息增長的的速度，信息量的增加就相當于管理的成本成倍地增加，特別是空間成本非常昂貴的當下社會。但是互聯網時代的檔案管理把細心存儲在虛擬的空間中，沒有占一點空間，成本可以忽略不計，隨時可以再計算機中查閱，還可以在互聯網檔案管理中進行遠程服務、備案等。高效、便捷是他的優點。

1.3 提高檔案時效

時效性是互聯網檔案最突出的特點。舉例說明，假設檔案一成不變，只是老舊模樣，不能與時俱進，那么檔案再也不能發揮原本的作用。項目檔案會對執行過程中出現一系列問題，這受到許多要素的制約。而以往紙質型的檔案管理就很難做到這點。這就突出互聯網時效性的特點。特別是現在的各種軟件層出不窮，讓檔案信息變的更簡單。這其中的計算機系統包括大數據與云計算等，這些新技術有利于檔案信息在實時性上的快速發展。

2 檔案管理面臨挑戰

2.1 對管理人員素質的挑戰

新的檔案管理模式以互聯網信息技術為基石，因此更需要按照一套標準化的管理流程來實行，這會使得以往的檔案管理人員不能很快適應這種管理方式，因此更加需要重視管理者的工作經驗。因此，這種管理規則對使用者的要求很大，所以這種管理模式是在新的檔案管理的高效能的基礎之上。而這也可以互聯網時代的檔案管理模式出現的第一大問題，這不僅需要管理人員擁有互聯網信息方面的知識與技能，而縱觀我國檔案管理的從業者，還是只有很少一部分人，對互聯網知識比較熟悉，因此會造成在管理工作上，使得新興的互聯網技術不能服務于檔案管理工作上。為了保障網絡時代下檔案管理工作的根本，因此需要，著重培養一支只是多元化、素質過硬、善于時間和創新的人才隊伍。

2.2 管理存在風險

互聯網信息技術的應用給檔案管理在為檔案管理提供之多便利之處的同時也增加了風險。檔案信息容易泄露，因為將檔案放到互聯網上就是相當于將檔案放到了一個大的平臺上。另外如果沒有備份、拷貝的話，如果計算機出現了死機、癱瘓等問題會導致信息遺失的，這一點傳統的是紙質檔案比互聯網檔案管理好的一個方面。

3 檔案管理對策

3.1 加強設備的投入與新技術的應用

企業應該學習新技術，以大數據和云處理為主。假如想讓檔案管理成為計算機、信息化、簡單化、數碼設備是其重要組成部分，需要現代化的設備，在數據的修改、采集、輸入上使用。

3.2 加強網絡安全技術。

應該用到三個手段來保障檔案信息的安全：（1）保持按照一定的時間內，對系統進行反復的殺毒。（2）還要增強網絡的安全防護，設置一道防火墻，防止黑客的入侵，造成信息的泄露。（3）要對局域網內的用戶進行權限限制，還要有訪客記錄。

4 創新策略

4.1 網絡數據歸檔

隨著互聯網時代的到來，推動了社會高校的發展，對數據和云計算等應用而生，增加了網絡發展的競爭力。要求檔案具有一定的完整性和真實性，這就需要相關管理工作這結合多方面內容，促進檔案管理的有效性。所以檔案管理是國家決策發揮在那戰略的重要保證。當前行業發展的首要任務就是將用戶、技術、管理和法律等內容進行結合?；ヂ摼W為這樣的發展模式提供基礎隨著互聯網時代的發展，將多方面內容進行融合成為現實。資源共享得到了優勢，將網絡數據進行自動結合搜索和篩選幫助管理用戶將這樣的數據進行大批量的下載被儲存管理。促進檔案管理與新運營模式結合。促進檔案網絡數據采集的全面性發展進而保證準確性，增加資源共享的優勢。為了有利于行業的發展會防止一些不必要的版權爭端出現。

4.2 實行鼓勵機制

因為需要大量人員付諸大量的時間經歷錄制信息，檔案管理數據多而繁雜，不利于信息化發展。在進行管理的過程中，種類繁多，形勢復雜，錄制起來比較好使關鍵語義檢索的檢全率和檢準率也相對較低，是的信息很難被有效整合。國家沒有實行鼓勵機制，促進公眾在全國參與，使它們公開。是現在存在的問題。想要根據標簽的多少和前后順序等將所需要的信息進行快速篩選，輸入關鍵詞，保證信息的準確性。就要將大部分不具的結構性質和半結構性質的數據進行開放，促使公眾參與，讓他們對檔案信息進行自由式貼標。

4.3 挖掘檔案價值

互聯網具有極高的商業價值，隨著信息時代的到來，信息技術出現了死的很多數據具有的參考價值。檔案管理的自身價值被無限擴大是因為檔案管理的網絡數據不同具有一定的真實性，為決策做出了基礎依據。工作者大多是注重硬件開發的檔案管理行業，不注重軟件應用?？梢愿纳茖n案價值進行開發這一問題的出現，適應市場發展需求。促進高價值數據的共享，設置檔案共享平臺，數據價值需要被充分發揮。在各個企業中可以利用，還能根據用戶使用頻率，促使數據價值的過濾，被企業更有針對性的選擇葵涌是數據標簽被明確，提高是有效率。

4.4 提高工作人員素質

人力管理是檔案管理工作的開展必要條件。科學技術的不斷發展，層出不窮的更多更高技術要求的檔案管理促進著科學技術的不斷發展。他們對檔案管理知識的深入理解，對社會發展動態信息的全面掌握，使用高科技信息技術的熟練程度，判斷發展的形式，提高檔案管理工作的是失效率的有效性首先就要將工作人員的素質提高，創新發展的促進，對行業進步十分有利。

5 結語

對于檔案管理工作與互聯網信息技術之間的組合，是新時代對我們提出的新任務。我們只有直面挑戰、努力找尋方針，解決這個棘手問題。在當前網絡化不斷地背景下社會發展留下的寶貴資源。在全新的時代之下，建立科學運轉的檔案管理員體系需要檔案管理這做好全方位的準備工作，為了更好的適應時代發展和檔案管理工作要求。

參考文獻

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