基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析

王芳

【摘 要】進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)，信息就是財(cái)富，做好信息管理工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中不容忽視的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作進(jìn)行了分析，文章從闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)入手，進(jìn)一步介紹了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，并且研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的問題，最后提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提升檔案管理效率的策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代背景；檔案管理工作；優(yōu)勢(shì)；挑戰(zhàn)；存在問題；策略

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：2095-2457（2018）08-0245-002

0 前言

在現(xiàn)代化社會(huì)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們生活與工作中不可剝離的基本工具，為我們的行動(dòng)帶來了極大的便捷。而借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以促進(jìn)工作高度智能化、高效率發(fā)展，在一定程度上解放了勞動(dòng)力，比如在檔案管理工作中，海量的信息搜集、分類、分析、存儲(chǔ)，會(huì)給工作人員帶來巨大的工作量和壓力，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，借助技術(shù)進(jìn)行電子化檔案管理，則可以迅速解決這一問題，提高辦事效率，并且強(qiáng)化了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，便于后期查詢，所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好檔案管理工作，打造便捷服務(wù)，是非常大有可為的一項(xiàng)事業(yè)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)

1.1 提高效率，降低檔案管理成本

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，在處理海量數(shù)據(jù)資料時(shí)，可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)的高效處理功能完成工作，在處理檔案時(shí)同樣如此，目前各個(gè)工作領(lǐng)域都離不開各種數(shù)據(jù)資料和檔案內(nèi)容，若是單純利用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行管理和分析，不僅無法完整可靠地保存好檔案。還會(huì)因?yàn)樾枰罅考垙堄涗浂鴮?dǎo)致成本增加。以計(jì)算機(jī)這種先進(jìn)的設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)和整合，避免了大量的紙張消耗和大面積的存放空間，也減少了人力投入，具有實(shí)惠的特征。

1.2 提高檔案的保存質(zhì)量

按照之前的紙質(zhì)檔案管理模式，工作人員往往會(huì)面臨一系列的風(fēng)險(xiǎn)，比如在長期的保存管理中，可能會(huì)因?yàn)樽匀谎葑?，使得紙張出現(xiàn)老化、字跡不再清晰的問題。而且，萬一在檔案室發(fā)生了火災(zāi)和漏水等問題，也會(huì)使得檔案的安全性和完整性受到巨大的威脅。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理觀念及方式遺留的問題，現(xiàn)在許多負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員在處理數(shù)據(jù)時(shí)，不能科學(xué)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，因此工作水平不高，部分管理者甚至不能跟上信息時(shí)代的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作長期舉步不前。在大數(shù)據(jù)的形勢(shì)下，因?yàn)樾枰涗浀臄?shù)據(jù)、保存的檔案數(shù)目增加，使得管理工作的任務(wù)繁重、工作量大，單純采取舊的人力操作模式，無疑會(huì)面臨巨大的工作壓力，而且人工記錄與分類，往往很難保證在整理過程中出現(xiàn)差錯(cuò)，從而對(duì)數(shù)據(jù)整合的質(zhì)量帶來不利影響。

2.2 檔案管理本身面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)社會(huì)中，檔案的存儲(chǔ)已經(jīng)從原本的紙質(zhì)形式變成了數(shù)字化形式，盡管這可以起到明顯的提升檔案數(shù)據(jù)完整度、信息查詢便捷度等作用，但因?yàn)檫@些信息都被保存在虛擬的電子檔案資料庫中，所以也很容易受網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的侵襲。和紙質(zhì)檔案這種比較實(shí)在的保存方式相比，電子檔案也面臨著被惡意篡改、非法竊取的風(fēng)險(xiǎn)。而且，數(shù)據(jù)庫不只是會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)安全的威脅，還有部分管理工作者單純追求利益，乘著工作之便，隨意販賣他人的檔案，也會(huì)導(dǎo)致檔案的保密性受到威脅，甚至對(duì)社會(huì)造成相對(duì)嚴(yán)重的不利影響。

2.3 檔案管理法規(guī)面臨的挑戰(zhàn)

目前，國內(nèi)的檔案管理工作者普遍以《中華人民共和國檔案法》作為行為準(zhǔn)則，但這一準(zhǔn)則在建立時(shí)是針對(duì)實(shí)體檔案提出的，因?qū)τ诖髷?shù)據(jù)時(shí)代盛行電子檔案的形勢(shì)并不完全吻合，還以原來的法律為準(zhǔn)，就可能會(huì)出現(xiàn)一定的不適應(yīng)性。所以，國家需要根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際狀況，科學(xué)完善法律體系，使得電子檔案的制作、存儲(chǔ)、運(yùn)用等都有合理的標(biāo)準(zhǔn)可以參考，保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的問題

3.1 工作人員的綜合工作能力不足

現(xiàn)在很多專職于檔案管理的員工還抱著原有的檔案管理思路和模式，不能擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，導(dǎo)致進(jìn)入大數(shù)據(jù)環(huán)境后，會(huì)對(duì)新的工作內(nèi)容和方法感到不適應(yīng)。因?yàn)槔么髷?shù)據(jù)做好檔案管理，對(duì)技術(shù)和員工素質(zhì)都提出了相對(duì)專業(yè)的要求，他們必須具備一定的理論基礎(chǔ)和計(jì)算機(jī)操作技巧，檔案管理的員工未能形成專業(yè)的大數(shù)據(jù)處理才能、綜合素養(yǎng)不高，會(huì)導(dǎo)致其工作能力不足，在信息搜集、整合、分類存檔方面不能做到盡善盡美。

3.2 信息安全性較低

大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，電子檔案內(nèi)部的信息開始展現(xiàn)出了高度集中化和多元化的特征，對(duì)各種繁雜的信息進(jìn)行歸類整合，使其得到集中管理，可以有效地提升檔案管理效率，但同時(shí)也為檔案的信息安全埋下了一定的隱患安。這不只是說信息會(huì)在網(wǎng)絡(luò)體系中受到黑客等的攻擊，還表現(xiàn)在員工的專業(yè)能力不足、工作態(tài)度不夠認(rèn)真，導(dǎo)致其在管理實(shí)踐中馬虎大意，很容易出現(xiàn)行為失誤，導(dǎo)致信息不夠安全。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提升檔案管理效率的策略

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念

一直以來，檔案館在進(jìn)行管理的過程中都傾向于采用“供給導(dǎo)向”的理念和工作模式，往往會(huì)以本身的業(yè)務(wù)需要為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前已經(jīng)存儲(chǔ)的檔案信息，對(duì)其進(jìn)行處理，使其為相關(guān)工作人員服務(wù)。而在這樣的理念下，很容易發(fā)生“已有服務(wù)不需要，需要的服務(wù)卻未成形”的現(xiàn)象。反之，觀察現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)環(huán)境，不同的行業(yè)領(lǐng)域在打造檔案館的同時(shí)，都力求達(dá)到個(gè)性、多樣、精致的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高度精準(zhǔn)的服務(wù)需求服務(wù)，而檔案館需要抓住良好的發(fā)展機(jī)遇，利用先進(jìn)的技術(shù)，打造貼合市場的模式，促進(jìn)未來長遠(yuǎn)發(fā)展。

所以，工作人員要改變傳統(tǒng)的“供給導(dǎo)向”管理觀念，切實(shí)了解并抓住用戶的實(shí)際需求，以此為出發(fā)點(diǎn)，開發(fā)并利用適當(dāng)?shù)臋n案信息，打造貼心服務(wù)。此外，在檔案館體系內(nèi)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)、大資源這類概念的重視，將數(shù)據(jù)保管的方法從管庫存儲(chǔ)改變?yōu)閿?shù)據(jù)倉庫的形式，將數(shù)據(jù)的快速查閱、精確分析作為基礎(chǔ)功能進(jìn)行建設(shè)。

4.2 構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)檔案管理工作平臺(tái)

目前，在檔案管理的工作實(shí)踐環(huán)節(jié)，往往會(huì)出現(xiàn)一系列的信息不齊全、技術(shù)不先進(jìn)和系統(tǒng)性不足等等問題，而在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案館的信息不只是要求海量，更需要關(guān)注到數(shù)據(jù)是瞬息萬變的，因此在數(shù)據(jù)的采集與處理上也要靈活應(yīng)變。為了做好現(xiàn)代化的檔案管理，首先要關(guān)注這些原始數(shù)據(jù)的全面與精確度，所以在搜集信息的過程中，相關(guān)崗位員工就需要保持正確的工作態(tài)度，對(duì)材料的全面、客觀、可靠做嚴(yán)格的把關(guān)和審查。信息必須在被核查無誤后，才能被錄入到既定的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，使其做成一套完整的電子檔案。比如，在公司的人事檔案管理工作中，可以把內(nèi)部員工的編號(hào)、姓名、性別、民族、籍貫等等信息進(jìn)行全面的采集，并且通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫，此后，檔案管理專職工作者要對(duì)檔案加以分類和編碼，對(duì)各種檔案進(jìn)行細(xì)分命名、標(biāo)注形成時(shí)間和頁碼等信息，使得檔案管理更加井井有條，并且方便其他工作者在后期有查閱需要時(shí)迅速檢索、獲取到資料。

4.3 注重培養(yǎng)檔案管理的高端人才

在現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)的競爭在很大程度上可以濃縮為人才的競爭。就大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作來說，企業(yè)為了跟上時(shí)代的步伐，就需要配備專業(yè)的高技術(shù)人才完成該項(xiàng)工作。而在工作中，現(xiàn)代檔案管理單位的創(chuàng)新措施非常局限化，比如單純地替換儀器設(shè)施，而忽略了對(duì)員工的知識(shí)觀念進(jìn)行更新，這無疑會(huì)對(duì)工作的轉(zhuǎn)型效果構(gòu)成巨大的不利影響。為了給檔案管理工作提供高度專業(yè)、能力過硬的高素質(zhì)人才，相關(guān)組織可采取和高校共同打造跨學(xué)科的專業(yè)的方法，方便各個(gè)高校直接為企業(yè)培養(yǎng)、并且向企業(yè)輸出專業(yè)對(duì)口、技術(shù)有保障的人才；同時(shí)，組織也可以引進(jìn)國外有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，使其指導(dǎo)傳統(tǒng)的檔案管理人員，并通過培訓(xùn)的方式將傳統(tǒng)檔案管理人才培養(yǎng)成高端的檔案管理人員。

4.4 優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，及時(shí)注入“新鮮血液”

現(xiàn)階段，我國檔案管理人員基本處于老齡化的程度，“老齡人多、中年人少、年輕人無”是一個(gè)顯著的特點(diǎn)。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因是我國的檔案管理工作長時(shí)間處于不被重視的情況下，基本沒有人愿意投身到檔案管理工作中來。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作對(duì)人才的要求比任何時(shí)候都重要，沒有人才的參與，信息化就不可能實(shí)現(xiàn)。因此，社會(huì)和國家要從發(fā)展的角度對(duì)年輕人進(jìn)行一定的鼓勵(lì)，使其積極主動(dòng)地投身到檔案管理工作中去，將“新鮮的血液”注入到檔案管理工作中，從而改變檔案管理“老齡人多、中年人少、年輕人無”的尷尬情景。

5 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作的分析，對(duì)于提升管理效率和質(zhì)量具有極為關(guān)鍵的意義。相關(guān)工作人員需要明確大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)——如提高效率，降低檔案管理成本，提高檔案的保存質(zhì)量；同時(shí)了解大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，包括檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)、檔案管理本身面臨的挑戰(zhàn)、檔案管理法規(guī)面臨的挑戰(zhàn)等等；在此基礎(chǔ)上，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作中存在的問題加以研究，其中包括工作人員的綜合工作能力不足、信息安全性較低等；最后，工作人員要根據(jù)問題探討科學(xué)的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提升檔案管理效率的策略，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)檔案管理工作平臺(tái)，注重培養(yǎng)檔案管理的高端人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，及時(shí)注入“新鮮血液”。

【參考文獻(xiàn)】

[1]侯麗娟. 基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作分析[J]. 人才資源開發(fā)， 2016（20）：136-136.

[2]王勍. 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：116-116.

[3]于斌. 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的問題及對(duì)策分析[J]. 機(jī)電兵船檔案， 2016（6）：69-72.

[4]馬崧濤. 基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理的分析[J]. 工業(yè)b，2016（3）：00038-00038.

[5]洪亮.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（5）.

[6]荊巍.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育，2015（27）.