基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析

王芳

【摘 要】進入現(xiàn)代社會，信息就是財富，做好信息管理工作已經成為企業(yè)發(fā)展中不容忽視的一項重點工作。本文對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作進行了分析，文章從闡述大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢入手，進一步介紹了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，并且研究了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中存在的問題，最后提出了大數(shù)據(jù)時代背景下提升檔案管理效率的策略。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)時代背景；檔案管理工作；優(yōu)勢；挑戰(zhàn)；存在問題；策略

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：2095-2457（2018）08-0245-002

0 前言

在現(xiàn)代化社會，計算機已經成為我們生活與工作中不可剝離的基本工具，為我們的行動帶來了極大的便捷。而借助計算機網(wǎng)絡技術，可以促進工作高度智能化、高效率發(fā)展，在一定程度上解放了勞動力，比如在檔案管理工作中，海量的信息搜集、分類、分析、存儲，會給工作人員帶來巨大的工作量和壓力，而在大數(shù)據(jù)時代，借助技術進行電子化檔案管理，則可以迅速解決這一問題，提高辦事效率，并且強化了數(shù)據(jù)的準確性和安全性，便于后期查詢，所以，在大數(shù)據(jù)時代，做好檔案管理工作，打造便捷服務，是非常大有可為的一項事業(yè)。

1 大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢

1.1 提高效率，降低檔案管理成本

在大數(shù)據(jù)時代，在處理海量數(shù)據(jù)資料時，可以借助計算機對數(shù)據(jù)的高效處理功能完成工作，在處理檔案時同樣如此，目前各個工作領域都離不開各種數(shù)據(jù)資料和檔案內容，若是單純利用紙質檔案的形式進行管理和分析，不僅無法完整可靠地保存好檔案。還會因為需要大量紙張記錄而導致成本增加。以計算機這種先進的設備實現(xiàn)檔案存儲和整合，避免了大量的紙張消耗和大面積的存放空間，也減少了人力投入，具有實惠的特征。

1.2 提高檔案的保存質量

按照之前的紙質檔案管理模式，工作人員往往會面臨一系列的風險，比如在長期的保存管理中，可能會因為自然演變，使得紙張出現(xiàn)老化、字跡不再清晰的問題。而且，萬一在檔案室發(fā)生了火災和漏水等問題，也會使得檔案的安全性和完整性受到巨大的威脅。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

因為傳統(tǒng)的檔案管理觀念及方式遺留的問題，現(xiàn)在許多負責檔案管理的工作人員在處理數(shù)據(jù)時，不能科學利用大數(shù)據(jù)技術，因此工作水平不高，部分管理者甚至不能跟上信息時代的步伐，導致檔案管理工作長期舉步不前。在大數(shù)據(jù)的形勢下，因為需要記錄的數(shù)據(jù)、保存的檔案數(shù)目增加，使得管理工作的任務繁重、工作量大，單純采取舊的人力操作模式，無疑會面臨巨大的工作壓力，而且人工記錄與分類，往往很難保證在整理過程中出現(xiàn)差錯，從而對數(shù)據(jù)整合的質量帶來不利影響。

2.2 檔案管理本身面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)社會中，檔案的存儲已經從原本的紙質形式變成了數(shù)字化形式，盡管這可以起到明顯的提升檔案數(shù)據(jù)完整度、信息查詢便捷度等作用，但因為這些信息都被保存在虛擬的電子檔案資料庫中，所以也很容易受網(wǎng)絡病毒及黑客的侵襲。和紙質檔案這種比較實在的保存方式相比，電子檔案也面臨著被惡意篡改、非法竊取的風險。而且，數(shù)據(jù)庫不只是會面臨網(wǎng)絡安全的威脅，還有部分管理工作者單純追求利益，乘著工作之便，隨意販賣他人的檔案，也會導致檔案的保密性受到威脅，甚至對社會造成相對嚴重的不利影響。

2.3 檔案管理法規(guī)面臨的挑戰(zhàn)

目前，國內的檔案管理工作者普遍以《中華人民共和國檔案法》作為行為準則，但這一準則在建立時是針對實體檔案提出的，因對于大數(shù)據(jù)時代盛行電子檔案的形勢并不完全吻合，還以原來的法律為準，就可能會出現(xiàn)一定的不適應性。所以，國家需要根據(jù)當前的實際狀況，科學完善法律體系，使得電子檔案的制作、存儲、運用等都有合理的標準可以參考，保證檔案管理工作的效率和質量。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中存在的問題

3.1 工作人員的綜合工作能力不足

現(xiàn)在很多專職于檔案管理的員工還抱著原有的檔案管理思路和模式，不能擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，導致進入大數(shù)據(jù)環(huán)境后，會對新的工作內容和方法感到不適應。因為利用大數(shù)據(jù)做好檔案管理，對技術和員工素質都提出了相對專業(yè)的要求，他們必須具備一定的理論基礎和計算機操作技巧，檔案管理的員工未能形成專業(yè)的大數(shù)據(jù)處理才能、綜合素養(yǎng)不高，會導致其工作能力不足，在信息搜集、整合、分類存檔方面不能做到盡善盡美。

3.2 信息安全性較低

大數(shù)據(jù)形勢下，電子檔案內部的信息開始展現(xiàn)出了高度集中化和多元化的特征，對各種繁雜的信息進行歸類整合，使其得到集中管理，可以有效地提升檔案管理效率，但同時也為檔案的信息安全埋下了一定的隱患安。這不只是說信息會在網(wǎng)絡體系中受到黑客等的攻擊，還表現(xiàn)在員工的專業(yè)能力不足、工作態(tài)度不夠認真，導致其在管理實踐中馬虎大意，很容易出現(xiàn)行為失誤，導致信息不夠安全。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下提升檔案管理效率的策略

4.1 轉變傳統(tǒng)檔案管理理念

一直以來，檔案館在進行管理的過程中都傾向于采用“供給導向”的理念和工作模式，往往會以本身的業(yè)務需要為基礎，結合當前已經存儲的檔案信息，對其進行處理，使其為相關工作人員服務。而在這樣的理念下，很容易發(fā)生“已有服務不需要，需要的服務卻未成形”的現(xiàn)象。反之，觀察現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)環(huán)境，不同的行業(yè)領域在打造檔案館的同時，都力求達到個性、多樣、精致的標準，實現(xiàn)高度精準的服務需求服務，而檔案館需要抓住良好的發(fā)展機遇，利用先進的技術，打造貼合市場的模式，促進未來長遠發(fā)展。

所以，工作人員要改變傳統(tǒng)的“供給導向”管理觀念，切實了解并抓住用戶的實際需求，以此為出發(fā)點，開發(fā)并利用適當?shù)臋n案信息，打造貼心服務。此外，在檔案館體系內加強對大數(shù)據(jù)、大資源這類概念的重視，將數(shù)據(jù)保管的方法從管庫存儲改變?yōu)閿?shù)據(jù)倉庫的形式，將數(shù)據(jù)的快速查閱、精確分析作為基礎功能進行建設。

4.2 構建完善的大數(shù)據(jù)檔案管理工作平臺

目前，在檔案管理的工作實踐環(huán)節(jié)，往往會出現(xiàn)一系列的信息不齊全、技術不先進和系統(tǒng)性不足等等問題，而在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案館的信息不只是要求海量，更需要關注到數(shù)據(jù)是瞬息萬變的，因此在數(shù)據(jù)的采集與處理上也要靈活應變。為了做好現(xiàn)代化的檔案管理，首先要關注這些原始數(shù)據(jù)的全面與精確度，所以在搜集信息的過程中，相關崗位員工就需要保持正確的工作態(tài)度，對材料的全面、客觀、可靠做嚴格的把關和審查。信息必須在被核查無誤后，才能被錄入到既定的基礎數(shù)據(jù)庫中，使其做成一套完整的電子檔案。比如，在公司的人事檔案管理工作中，可以把內部員工的編號、姓名、性別、民族、籍貫等等信息進行全面的采集，并且通過計算機技術，錄進數(shù)據(jù)庫，此后，檔案管理專職工作者要對檔案加以分類和編碼，對各種檔案進行細分命名、標注形成時間和頁碼等信息，使得檔案管理更加井井有條，并且方便其他工作者在后期有查閱需要時迅速檢索、獲取到資料。

4.3 注重培養(yǎng)檔案管理的高端人才

在現(xiàn)代社會，企業(yè)的競爭在很大程度上可以濃縮為人才的競爭。就大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作來說，企業(yè)為了跟上時代的步伐，就需要配備專業(yè)的高技術人才完成該項工作。而在工作中，現(xiàn)代檔案管理單位的創(chuàng)新措施非常局限化，比如單純地替換儀器設施，而忽略了對員工的知識觀念進行更新，這無疑會對工作的轉型效果構成巨大的不利影響。為了給檔案管理工作提供高度專業(yè)、能力過硬的高素質人才，相關組織可采取和高校共同打造跨學科的專業(yè)的方法，方便各個高校直接為企業(yè)培養(yǎng)、并且向企業(yè)輸出專業(yè)對口、技術有保障的人才；同時，組織也可以引進國外有經驗的檔案管理人員，使其指導傳統(tǒng)的檔案管理人員，并通過培訓的方式將傳統(tǒng)檔案管理人才培養(yǎng)成高端的檔案管理人員。

4.4 優(yōu)化人才結構，及時注入“新鮮血液”

現(xiàn)階段，我國檔案管理人員基本處于老齡化的程度，“老齡人多、中年人少、年輕人無”是一個顯著的特點。產生這種現(xiàn)象的原因是我國的檔案管理工作長時間處于不被重視的情況下，基本沒有人愿意投身到檔案管理工作中來。大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作對人才的要求比任何時候都重要，沒有人才的參與，信息化就不可能實現(xiàn)。因此，社會和國家要從發(fā)展的角度對年輕人進行一定的鼓勵，使其積極主動地投身到檔案管理工作中去，將“新鮮的血液”注入到檔案管理工作中，從而改變檔案管理“老齡人多、中年人少、年輕人無”的尷尬情景。

5 結語

綜上所述，加強對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作的分析，對于提升管理效率和質量具有極為關鍵的意義。相關工作人員需要明確大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢——如提高效率，降低檔案管理成本，提高檔案的保存質量；同時了解大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，包括檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)、檔案管理本身面臨的挑戰(zhàn)、檔案管理法規(guī)面臨的挑戰(zhàn)等等；在此基礎上，對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中存在的問題加以研究，其中包括工作人員的綜合工作能力不足、信息安全性較低等；最后，工作人員要根據(jù)問題探討科學的大數(shù)據(jù)時代背景下提升檔案管理效率的策略，轉變傳統(tǒng)檔案管理理念，構建完善的大數(shù)據(jù)檔案管理工作平臺，注重培養(yǎng)檔案管理的高端人才，優(yōu)化人才結構，及時注入“新鮮血液”。

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