建立內部項目管理系統初探

張宏凱

引言

項目管理是基于現代管理學基礎之上的一種新興的管理學科，它把企業管理中的財務控制、人才資源管理、風險控制、質量管理、信息技術管理（溝通管理）、采購管理等有效地進行整合，以達到高效、高質、低成本地完成企業內部各項工作或項目的目的。隨著計算機、網絡技術及智能手機應用技術的快速發展，項目管理在工程領域內的使用愈加精細、深入，更加方便快捷。通常針對不同企業形成不同的工程項目管理系統軟件。

工程項目管理軟件是指以項目的施工環節為核心，以時間進度控制為出發點，利用網絡計劃技術，對施工過程中的進度、費用、資源等進行綜合管理的一類應用軟件。它包括五個主要功能模塊：進度計劃管理功能、資源管理功能、費用管理功能、報告生成與輸出功能、輔助功能（主要指與其他軟件的接口、二次開發、數據保密等）。這種概念源于對國外類似產品的分析概括，如 P3（Primavera Project Planner）、Microsoft Project、Harvard Total ProjectManagement、Harvard ProjectManager.從廣義上看，項目管理軟件包括了與項目管理工作相關的各種應用軟件，可以涉及進度、費用、資源、質量、風險、組織等各個方面，是項目管理相關軟件的總稱。

1 技術背景

本文根據工作體會，擬建立一套切合公司實際的項目管理系統，下面就需要該系統解決的實際問題、解決思路、系統應具有的特點及系統架構加以概述，僅供大家討論。

以××項目管理為例，針對如何提高管理水平和質量，我們進行了深入的思考和討論，同時通過借鑒相關經驗，認為有必要根據公司的規章制度、項目的管理制度及工作流程，對項目的管理采用計算機輔助系統，將項目運作前期工作、工程實施、竣工驗收等全過程產生的各項信息進行積累性收集、分析，及時糾偏，通過網絡實現資源共享，進而有效掌握項目的運作發展。

因此根據實際情況對大廈工程建設中的檔案材料進行整理，以項目為單位，形成項目檔案匯總、查詢、管理、控制系統，將項目生產過程中不同階段的各種內外部報批資料、工程合同、工程款項支付情況、項目進度情況、竣工結算、項目審計、銷售、財務等各個環節資料以項目為單位編制一套明了的分級管理、分析和查詢系統，將之整合在一起，各個部門隨時通過網絡系統完善數據，設置不同的輸入、修改、查閱權限，便于區分管理，可通過網絡隨時查詢，以供領導隨時查看和監督各項目運作過程中的進度、成本等實際情況，一目了然，便于領導及時調整或作出決策。

2 需要該系統解決的問題

（1）公司高管層面無法隨時查詢項目的實時進度、成本控制執行情況，無法及時掌握它們的偏差變化情況，對項目無法形成一個整體式的直觀的印象，不能知道項目運行過程中遇到的困難，無法對項目的決策提供即時的全面的信息，影響判斷。

（2）自下而上，不能主動形成較全面，較直觀的數據及統計分析結果，不能從現有周報、或上報來的資料中得出項目整體信息，往往是管理層在想了解某些情況時，下級才在各種資料數據中翻找、查詢、計算、統計，費時費力。

（3）執行層員工雖有分工，但執行力不能持續，時斷時續，需要隨時督促提醒，對各種經手的資料、信息的統計、歸類時效性差。對項目管理制度和流程在執行方法、理解和操作習慣上不統一，各自分管工作的信息共享性較差。比如各類審批過的關于項目做法、變更或者簽證等資料，這些有可能是技術組完成的，但在辦完手續后有時就會壓在自己手中或者自己暫時存檔保留，別的組的員工不能及時了解，不能及時統計，不能及時對項目成本等進行各種分析。

3 總體解決思路

通過搭建一個項目管理信息系統平臺，讓公司在項目管理業務領域里，規范基礎管理，將公司組織中的相關角色有機地集成為一個整體，以公司的企業制度及標準為基礎，以規范的管理流程為脈絡，分級管理，有序協作，全方位管理項目具體業務及日常工作，提升各級管理效率；有效落實公司領導的戰略意圖及管控思想，支持各級領導進行相應的戰略或業務決策，在項目管理過程中積累和應用公司各種的資源，從而使公司的核心業務有序、清楚、受控，并持續改進，達到公司內部的精細化管理，更好地為公司提供及時的數據支持，為經營決策提供強有力的支持和保證。

圖1 內部項目管理系統設計圖

4 系統應該具有的特點

其實這個系統，應該相當于一個項目的資料匯總、統計分析式的管理系統，它能實時、直觀、清晰可見地反映出項目進展情況、進度、質量、費用控制情況，偏差如何，存在的問題，需要解決的重點區域。通過不同的模塊組合而成，應具有以下特點：

4.1 可實時查詢，直觀、簡潔

針對不同的層面能夠像金字塔似的自下而上將所關心的結果逐漸加以凝練，通過分析以一條清晰的脈絡呈現出直觀、簡潔的各級實時統計結果，比如進度管理：總進度計劃——季度進度計劃——月進度計劃——周進度計劃——各施工段或分部分項進度計劃；再比如費用管理：總費用計劃——已發生費用匯總——已發生費用分類——已發生費用明細等。

4.2 可追溯性

這種特點應該能保證處于金子塔上層的每一個結論數據，都能順著一條脈絡在繁雜的信息資料當中，全程可追溯到它的支持依據或者說是出處，應該是覆蓋項目全生命周期的。比如一筆支付的工程款可逐級追溯到——審批手續——結算報告——結算資料——相應的合同——合同的審批手續——招標資料——該分項的前期審批手續及報告等相關資料。

4.3 開放性

處于金字塔的中下層，是平層之間的信息完善及溝通，是可以精確到每日的，比如當日工作總結、明日工作計劃，每個人的計劃中需要哪些部門或者組別來配合，需要配合的工作內容及時間安排等。能夠讓項目管理層及各級執行者相互閱覽，互相關注、主動配合，據此修訂自己的工作計劃，提高工作效率。

4.4 指導性

系統應以公司管理制度和項目運作流程為基礎。管理者可以通過系統發布命令，執行者可以根據系統要求完成日常工作。工作中的計劃、請示報告、結算資料、材料采購、招投標等工作，完全按照系統統一格式的要求填寫打印。電子文本或審批后的掃描文檔自動分類歸檔；紙質資料分類歸檔依照系統格式執行（甚至可以形成網上辦公、審批等）。對于執行層的員工具有高效的指導功能，即使是一個新手，也能較快上手，不會發生遺漏或者逾越公司和項目部制度，違反工作流程，能使項目管理井井有條。

4.5 知識信息儲備性

可以將過往項目的一些好的經驗，總結的一些教訓，或者與項目相關的一些政策規范、標準圖集等整理匯總，便于學習使用。

5 系統架構

以項目開展為主軸，同時圍繞項目全周期進度、成本、合同。按照總公司——分公司或者二級公司——項目部組織架構，分為三個層面：公司高層管理層、公司中層管理、項目部執行層。通過用戶權限、職務權限、項目權限、操作權限，分級賦予不同的權限，自下而上具有信息可填寫，無修改權限，若要修改根據管理框架權限需要向上一級申請。

系統分為查詢（命令）系統，檔案管理系統，分析統計系統。

5.1 查詢（命令）系統

可以實時查詢項目進展情況，對比實際進展與計劃的偏差，可以逐級追溯到檔案系統的任何相關原始資料信息；向下級發布決策命令，安排工作，調整計劃等。

5.2 分析統計系統

自下而上逐級分析統計日常信息，向上形成簡潔、清晰的進度、成本的日、周、月、季度、總體統計結果，實時直觀反應實際進度、成本與計劃的對比情況，用橫道圖表示。反應項目遇到的困境。

5.3 檔案管理系統

分類歸納項目過程中的各類電子、圖片資料。

（1）基礎公用資料：請示、批示、會議紀要、公司文件、項目各期影像資料、各項手續、證件等；

（2）項目施工相關資料：例會資料、變更簽證、支付記錄、結算資料、招標資料、合同、公司內審資料等。

6 總結

項目管理對一個工程的建設至關重要，建立和推行項目內部管理系統，用計算機軟件對項目實施工程中的各環節進行把控，以提高項目管理水平勢在必行。在不久的將來，項目內部管理系統必將在項目管理過程中廣泛應用，將管理人員從冗雜的項目資料管理中解脫出來，使企業項目內部管理邁上新的臺階。

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