Excel 在日常辦公中的使用技巧

摘 要：Excel是日常辦公中常用的軟件，它在數(shù)據(jù)的記錄、處理、對(duì)比、分析方面有著強(qiáng)大的作用，是日常辦公不可或缺的一個(gè)軟件。如何將 excel 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析功能實(shí)現(xiàn)有效地利用，確保對(duì)龐大數(shù)據(jù)的精確管理和自動(dòng)化處理，筆者將結(jié)合 excel中的函數(shù)、宏定義，以及圖表繪制等功能，來(lái)探討 excel 在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析中的相應(yīng)應(yīng)用技巧和體驗(yàn)，以幫助更多的人來(lái)認(rèn)識(shí)和使用 excel。

關(guān)鍵詞：excel；統(tǒng)計(jì)；日常辦公；使用技巧

excel 作為圖表處理工具，因其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力而被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)的數(shù)據(jù)分析領(lǐng)域，然而，還有很多用戶，對(duì) excel 提供的數(shù)據(jù)處理的技巧還不熟悉，在日常的大量的、費(fèi)事費(fèi)力的手工處理圖表信息中，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效分析和設(shè)定恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)算函數(shù)，以滿足工作的快捷、準(zhǔn)確、自動(dòng)化運(yùn)算的實(shí)際需要。本文將結(jié)合 excel 表處理上的技巧和方法，探討其應(yīng)用。

1、excel 中常用函數(shù)的運(yùn)用

excel 中內(nèi)置了大量的函數(shù)，其中包括常用函數(shù)、邏輯函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)，以及其他統(tǒng)計(jì)分析函數(shù)。因此我們首先要在眾多的函數(shù)中，首先認(rèn)識(shí)各個(gè)函數(shù)的意義及使用方法，只有首先明白函數(shù)的意義，才能利用excel 運(yùn)用函數(shù)從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)，所以在excel辦公應(yīng)用中廣泛的使用函數(shù)也是我們談?dòng)懙闹攸c(diǎn)。

具體的操作：從工具欄中選擇“fx”按鈕，在出現(xiàn)的“函數(shù)”對(duì)話框中，選擇自己需要利用的函數(shù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)函數(shù)的調(diào)用。

在 excel 函數(shù)的處理中，IF 函數(shù)作為常用的條件函數(shù)應(yīng)用十分方便和廣泛。其邏輯運(yùn)算規(guī)則是 IF（公式測(cè)試結(jié)果 test，為真是 true，為假是 false），簡(jiǎn)言之就是當(dāng)測(cè)試公式的計(jì)算結(jié)果為真時(shí)，選擇true，為假時(shí)選擇 false。

現(xiàn)舉例說(shuō)明，首先在單元格 e1 內(nèi)輸入函數(shù)：IF（sum（c1：d1）>=90，“優(yōu)秀”，“不及格”），從函數(shù)中我們可知，如果工作表內(nèi) c1 與 d1 兩個(gè)單元格的數(shù)據(jù)求和大于等于90 時(shí)，則在 e1單元格顯示為“優(yōu)秀”，否則顯示為“不優(yōu)秀”。借此技巧，當(dāng)我們?cè)谀稠?xiàng)統(tǒng)計(jì)表中，如果發(fā)現(xiàn)單元格內(nèi)沒(méi)有數(shù)據(jù)，而統(tǒng)計(jì)后顯示一個(gè)“0”，如何取消這個(gè)“0”，就可以利用IF函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，即輸入函數(shù) IF（SUM（c1：d1），“”），其意義就是當(dāng)單元格 c1 和 d1 求和的值大于“0”時(shí)，則顯示求和值，否則則顯示空格，這樣就可以將“0”變換成空格了。

2、數(shù)據(jù)分析和處理的技巧和功能

利用 excel 中提供的相關(guān)的數(shù)據(jù)處理技巧，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工作表進(jìn)行直觀、便捷的管理和運(yùn)算，既能實(shí)現(xiàn)對(duì)人工數(shù)據(jù)的處理和分析，又能提高我們的工作效率。

1）在工作表之間建立超鏈接

在工作表之間建立超鏈接，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工作表之間的自由調(diào)動(dòng)，在使用的過(guò)程中，需要對(duì)工作表的某個(gè)位置進(jìn)行插入書簽，并在需要建立超鏈接的工作表中，選擇“插入超鏈接”對(duì)話框，設(shè)置好路徑和文件名即可，同時(shí)，也可以將網(wǎng)頁(yè)地址作為超鏈接的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)工作表與網(wǎng)頁(yè)之間的鏈接關(guān)系，不同的是，插入的鏈接地址是網(wǎng)站中的網(wǎng)頁(yè)地址。

2）在數(shù)據(jù)表中的跨表操作

作為工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)，不僅可以實(shí)現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)，也可以實(shí)現(xiàn)表與表之間的跨表關(guān)聯(lián)，比如在工作表 sheet3 中，需要與工作表 sheet2、sheet1 進(jìn)行關(guān)聯(lián)，則可以在 sheet3 中的 f4 單元格內(nèi)輸入：=sheet2 ！e4*50%+sheet1 ！d4*50%，執(zhí)行的結(jié)果是將 sheet2 工作表中的 e4 單元格中的內(nèi)容乘以 50%，再加上 sheet1 表中的 d4 單元格乘以 50% 后的新數(shù)值和，放在 sheet3 工作表中的 f4 單元格。

3）在 excel 中實(shí)現(xiàn)不同列數(shù)據(jù)之間的同屏查看

在大型的 excel 表格中，由于存在太多的行與列，比如在 A 列與Z 列之間進(jìn)行數(shù)據(jù)比較和分析時(shí)，需要用鼠標(biāo)不停在窗口滾動(dòng)條之間進(jìn)行拖動(dòng)，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還不能實(shí)現(xiàn)有效的查看。為此，利用工作底部的水平滾動(dòng)條右側(cè)的小方塊來(lái)實(shí)現(xiàn)同屏查看，拖動(dòng)雙向箭頭光標(biāo)到合適的位置，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)工作表的有效分割，既不影響實(shí)際數(shù)據(jù)，還能實(shí)現(xiàn)相距較遠(yuǎn)的兩列之間數(shù)據(jù)能夠同屏顯示。

4）實(shí)現(xiàn)對(duì)四舍五入數(shù)值的重新計(jì)算

在數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)分析中，常常會(huì)遇到一些小數(shù)點(diǎn)后面幾位數(shù)字進(jìn)行縮位操作，而在實(shí)際求和等運(yùn)算中，無(wú)法實(shí)現(xiàn)計(jì)算結(jié)果的準(zhǔn)確性，其根源在于小數(shù)點(diǎn)后的數(shù)值沒(méi)有進(jìn)行正確的縮位操作。為此，在工具欄下的選項(xiàng)窗口中，點(diǎn)選重計(jì)算，在輔助選項(xiàng)中選中“以顯示值為準(zhǔn)”，

這樣就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算結(jié)構(gòu)的無(wú)誤差運(yùn)算了。

5）選擇性粘貼的特殊用法

大量的工程運(yùn)算或數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析需要對(duì)數(shù)值進(jìn)行負(fù)操作，舉例來(lái)說(shuō)，原本數(shù)值為 100，如何實(shí)現(xiàn)讓其變成“-100”問(wèn)題。選擇性粘貼工具的靈活運(yùn)用，可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)其的操作。比如：我們?cè)谝粋€(gè)空的單元格內(nèi)輸入一個(gè)數(shù)值“1”，然后在將“1”，變成“-1”，選中該單元格，利用復(fù)制命令，在需要轉(zhuǎn)換的新的單元格上粘貼，此時(shí)選中“選擇性粘貼”命令，在其運(yùn)算窗口中選擇運(yùn)算符“乘”，便可實(shí)現(xiàn)對(duì)該單元格進(jìn)行負(fù)運(yùn)算操作了。

3、查找數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)

Exoel表格會(huì)涉及很多數(shù)據(jù)的處理，特別是財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)人員，一旦查找大量數(shù)據(jù)就會(huì)十分繁瑣，需要相關(guān)函數(shù)來(lái)完成數(shù)據(jù)處理。其中Lookup函數(shù)功能強(qiáng)大，能夠快速、準(zhǔn)確的查找出數(shù)據(jù)，常用的還有VlookuP函數(shù)，它和LookuP函數(shù)的不同之處在于能夠順暢的完成表與表之間的數(shù)據(jù)查找，為兩種表格建立起穩(wěn)固的橋梁。

一般情況下企業(yè)都會(huì)制定完整員工信息表和加班人員工資表，員工的姓名、工號(hào)和銀行賬號(hào)都會(huì)匯總到員工信息表中，記錄高達(dá)1000條之多，員工的姓名和加班工資會(huì)匯總在加班人員工資表中。舉例來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)人員要將加班人員工資表中的數(shù)據(jù)和員工信息表對(duì)接起來(lái)，也就是加班工資打入員工的銀行賬號(hào)中去，介于這兩者不在同一個(gè)表格中，需要采取一系列措施完成有效的鏈接。首先要在員工信息表中找到員工的姓名，將里面每個(gè)人的工號(hào)和銀行賬號(hào)轉(zhuǎn)移到加班人員工資表中，系統(tǒng)會(huì)保證數(shù)據(jù)的正確轉(zhuǎn)換，檢查無(wú)誤后自動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)楣べY發(fā)放表。

Exoel函數(shù)作為辦公室軟件之一應(yīng)用范圍十分廣泛。它具備操作簡(jiǎn)單、快捷的特點(diǎn)，對(duì)文本進(jìn)行有效的編輯，同時(shí)保證格式的正確性，企業(yè)公司、政府單位都通過(guò)Excel函數(shù)來(lái)處理大量數(shù)據(jù)信息。對(duì)于財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)是高效分析、處理數(shù)據(jù)的一項(xiàng)軟件。在操作Excel函數(shù)時(shí)會(huì)遇到一系列問(wèn)題，而開發(fā)者在軟件設(shè)計(jì)初期就考慮周全了這些問(wèn)題，但是存在很多使用者不熟悉軟件功能的現(xiàn)象，造成數(shù)據(jù)的緩慢或錯(cuò)誤處理，對(duì)其功能的了解能幫助使用者快速完成信息的處理和數(shù)據(jù)的生成。

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作者簡(jiǎn)介：

楊永波（1982- ），男，河北人，畢業(yè)于新疆大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)，就職于中國(guó)石油天然氣運(yùn)輸公司教育培訓(xùn)中心。