檔案管理創新化的意義及途徑

孫志茹

一、檔案管理

對于一個企業而言，檔案管理工作是否合理是幫助領導人員發現人才和重用人才的主要手段，也是決定企業決策人員管理工作的核心方法。基于這種社會發展現狀，檔案管理工作人員需要從時代發展潮流方面入手，從而使得檔案管理事業能夠快速健康的發展，更好的為國家、政府、社會發展做出重大的貢獻，為全面建設小康社會提供扎實的理論基礎。

1、檔案管理概述

社會功能和社會使命是檔案工作得以進行的主要前提，也是檔案事業得以發展的基礎，更是檔案機關工作者考察管理水平的重要依據。因此在目前的社會發展中，做好檔案管理事業尤為關鍵。所謂的檔案管理也就是我們常說的檔案工作，是工作人員在檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并且為有關人士提供服務和利用的檔案工作總稱，是目前檔案領域中一項最基本的組成成分。

2、檔案創新

創新是社會得以發展的靈活，是企業得以生存的基礎，更是檔案事業得以進步的必然基礎。新世紀以來，隨著科學技術的發展和各種新概念、新方法的不斷提出，傳統的檔案管理工作逐步無法滿足時代發展需要，這就需要我們在工作中認真的對檔案管理措施進行歸納和總結，形成一套新的、系統的檔案管理策略，為社會發展做出更好的貢獻。有人說，創新是發展的靈魂，的確在目前的社會發展中，時代的進步、事業的發展都離不開創新這一基礎。可以說一切事物要想在發展中能夠緊隨時代步伐和節奏，就必須要在工作中不斷的對其本身進行創新和優化，從而形成自我風采的展現。

二、檔案創新工作中需要注意的事項

1、創新與基礎的關系

工作創新并不是說完全憑借幻想去完成的，也不是傳統意義上的空中樓閣，而是需要我們在實際基礎上加以總結和歸納，從而形成一套具有實際應用價值的工作模式，也是現代農業社會發展中最值得我們關注和重視的工作環節。建國以來，經過半個世紀的發展，其在應用中逐步形成了一套綜合性的、整體性和具備良好實踐性的工作經驗，并行成了系統化、綜合化的管理措施和管理模式，也為當前的檔案發展提供了良好的發展基礎和應用前提。

2、創新與現實的關系

工作創新是目前各企業發展中都不可缺少的一部分，也是整個企業社會發展中最為關鍵和重視的一部分。在目前的檔案管理工作中，就其創新進行分析和總結，其在管理的過程中是一個初級發展階段，也是由計劃經濟模式向市場經濟發展的一種模式，也是一種綜合性的發展趨勢和發展體系。在現代化社會發展中，檔案管理事業的創新發展還處于一個較慢的環節，其中還存在著諸多的缺陷與不足，使得檔案創新管理中各種條件受到限制和影響，造成了檔案管理事業在發展之中存在著后勁不足。

3、創新與學習、借鑒的關系

學習是創新的主要基礎，也是當前社會發展中最值得我們關注和重視的一部分。同時，隨著國民經濟的發展，檔案創新管理工作是借鑒傳統的創新模式，也是實現學習創新動力的關鍵，更是實現整個檔案管理事業順利持續發展的基礎前提。在目前的檔案管理工作中，通常都是以以創新作為動力來學習各種相關的經驗和基礎知識，推行出各種工作模式和管理要點，且在工作中堅持推陳出新的學習理念和原則，應用否定的認識規律來對各種問題進行批判和研究，在學習、借鑒中創新。

三、 服務手段創新

1、建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

2、建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。 該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

4、開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

5、開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

四、結束語

21世紀信息化時代的到來對檔案工作的要求也逐步提高，要想做好檔案工作，就必須及時的尋找創新的途徑，運用合理的方式進行創新，這樣才可以應對檔案工作中出現的不同問題，把檔案工作推向一個新的階段。