淺談工會檔案的應用與管理

楊國芝

（廣西柳州市柳江區林業局 廣西柳州 545100）

1 目前我國工會檔案管理的具體職責

所謂的工會檔案，指的就是在為工會工作當中進行服務的時候，要盡量的在從事保障職工權益和開展各項活動當中，直接形成具有保存價值的文字或者是圖標等不同載體的文采資料。而且工會檔案管理工作屬于十分重要的內容，能夠更好的對于工會日常當中的工作進行了記錄，也可以很好的便于后續工作的進行。而且，工會檔案管理屬于工會工作當中的組成部分，是整個工會組織的寶貴財富。

工會當中的檔案管理承載了多項本職工作：①需要及時的完成上級下達的有關檔案業務工作，認真地執行有關的命令，完成有關的工作內容。②還需要認真地貫徹執行國家關于檔案工作的一些法令、政策以及不同的要求等等，嚴格按照有關的順序和流程進行整理。還要根據每個工會當中的實際情況制定出相關的管理政策和制度，不斷加強工會管理工作的規范性和標準化，提高整個工會的管理水平。

工會有關的負責人員通過將資料進行收集、整理、分類、鑒定，然后再加以統計和管理，就可以制定出有關的數據資料，完成職工的整個檔案管理。但是在進行檔案資料整理的時候，也具有一定的要求，必須嚴格按照國家保密法的規定，不能隨意向外界人員透露干部職工的資料信息，而且工會組織還需要做好相應的檔案密級調整工作，做到合理、合規地利用檔案。還需要編制出相應的檢索工具，根據相關的參考資料，積極開發有關人員檔案的信息資源。而且，工會要高度重視檔案管理工作，要充分認識到工會工作當中的檔案管理工作是十分重要的內容，為了可以更好的確保工會檔案工作的發展和管理更加符合現代化的需求，保持與時俱進、共同發展，那么就必須要加強對于工會檔案的管理和制約，不斷促使工會變得越來越標準化和規范化，只有這樣，才可以更好的利用有關檔案的資源信息，更好地為工會服務。

2 工會檔案管理的具體應用

2.1 工會檔案管理的具體范圍

圖1 檔案管理流程圖（辦公室）

整體工會檔案管理應該具體負責好有關的職責和責任，切實做好自己的本責，認真地完成有關檔案的立卷、歸檔、分類、編號等等各種事項。而且工會檔案歸檔的范圍還應該包括到以下具體內容：①職工代表大會的會議材料和工會制定的各種規章制度，會議材料包括了有關各種文件的通知、請示、報告等等，對于這些材料都要嚴格的記錄，而且材料的內容一定要確保真實性，不能出現材料虛假的現象。②還包括了工會委員會、職工代表大會所制定出的工作計劃、工作總結、會議通知、會議記錄、調查材料或者其他資料等等。對于在一些商業活動或者是一些日常活動當中所形成的資料，也要嚴格的進行管理，做成有關的資料管理記錄。③包括工會檔案工作人員的提拔以及先進個人的通知、評選先進集體和個人名單上報的資料、先進事跡、表彰事跡等等都要進行嚴格的記錄。此外，還包括一些關于組織變革和重大事件等等，都要進行完整的統計和管理。

2.2 工會工作當中檔案管理的重要性分析

首先就是可以很大提高了工會工作人員基本信息的準確性。從根本上來說，工會工作的最主要內容就是要切身關注好職工的生活和工作。隨著近些年經濟的快速發展，我國整體的改革趨勢也在不斷的深入進行，各行業之間的競爭也越來越激烈，而且還面臨著結構調整的趨勢，這些形式的發展給單位帶來了嚴重的挑戰，這些挑戰主要表現在職工隊伍結構、退休工人、養老問題以及工作人員的思想動態問題上面，這些問題都給工會工作帶來了極大的挑戰。

通過建立起完善的工會檔案管理體系，可以很好的為工會的活動提供了極大的支持和便利。如果工會組織探望一些老弱病殘退休人員的時候，沒有詳細的檔案資料，那么就不能深入地了解到干部職工的家庭住址或者聯系方式等等各種信息，但如果建立了完善的干部職工的檔案資料，工會組織工作人員通過尋找有關的資料和信息，就可以詳細的了解到職工的年齡、家庭住址、聯系方式等等，而且還可以將需要探視工作人員進行分組，然后再建立起組織小組，委派其中的組長，確保工作不出現疏漏。這些都為進行有關的組織活動提供了極大的便利條件，而且還可以更加體現了工會組織關系職工的職能，避免了在探望過程當中出現混亂或者是人員分散的現象，更加加快了活動的開展速度，提高了工會工作的效率。

工會當中工作人員檔案資料的管理還可以很好的提高了工作人員的真實性。工會本身的特點就是具有著很強的群眾性和社會性，而且整體工會的資源還應該更好的應用于工會工作人員當中，資料來源于職工，因此也應該完完全全的應用于職工本身。工會工作中的檔案管理工作通過詳細的信息歸類以及存儲，可以使得工會的日常活動變得更加清晰明了，這就可以很大的提高了工會的真實性。比如工會在對單位當中患有重大疾病的干部職工開展探望的時候，根據工作人員管理的患病職工的病情檔案以及家庭情況等等，就可以進行針對性的幫扶工作，而且這些妥善保管的原始票據也為工作的開展提供了極大的真實性。其次，工會也可以在開展意外傷害統計調查的時候，具有了一定的保障力度和可信度。

3 工會檔案的管理工作

整體的檔案資料屬于國家各項事業當中的重要組成部分，而且還參與到了我國的經濟建設、政治建設以及社會主義建設，在其中發揮了不可替代的作用，因此就必須要不斷加強我國工會當中的檔案管理工作，認真的加以管理。

3.1 檔案管理干部職工工作的基本原則

首先要說的就是工會集中統一管理的原則，整體檔案管理的立卷歸檔、檔案保管、檔案鑒定、檔案利用、檔案登記統計等等，開發有關的檔案資源信息，都需要積極主動的提供便利，這樣可以確保更加的統一管理，不會出現任何的差錯和重復性操作。

確保整體檔案管理工作的安全性，對于一些歸檔的文件必須要收集齊全，而且還應該分門別類地立卷歸檔，在歸檔以后任何人員都不能以任何理由進行銷毀或者是篡改，確保整體檔案管理工作的安全性。除了安全性，還要尤其注重檔案管理工作當中的真實性，檔案管理過程當中的資料、信息、圖片等等都需要進行真實的確定，相應的文件還必須要使用紅頭和公章，不能使用復印件，確保檔案管理資料的真實性。

3.2 工會檔案的精細化管理

首先就是在檔案歸檔的時候，工作人員一定要收集好歸檔的范圍、時間以及相應的資料信息等等。而且檔案管理還應該注重科學性，標題明顯、書寫工整、裝訂整齊，這樣可以方便后續的查閱和利用。而且現在也可以逐漸的利用計算機系統來進行有關的檔案管理，更好地為檔案管理服務。

4 結束語

作為工會當中的一個重要組成部分，工會的檔案管理和應用可以更好地為工會工作開展提供相應的參考和借鑒。而且隨著現代科學技術的不斷進步，那么就使得檔案管理工作人員需要不斷掌握有關的檔案管理知識，積極學習一些新型技術，不斷的為檔案管理的規范化和科學化做出貢獻。

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