投標文件編制質量提升措施初探

陳海華

中鐵二十四局集團有限公司

正文：

投標文件是投標人展示企業實力、信譽狀況、投標報價及對招標文件響應程度的重要文件，是評標委員會和招標人評價招標人的主要依據。投標人在滿足招標文件要求的前提下編制出高水平的投標文件是在競爭中能否獲勝的關鍵。因此編制高質量的投標文件對經營人員來說是一項具有挑戰的工作。

投標文件的編制一般歷經三個步驟：

（1）項目信息的跟蹤辨別及招標文件的購買。一條項目招標公告發布后，首先要確認是否滿足資格條件，然后要了解項目情況，比如項目資金情況、業主是否有傾向性單位等，這些問題確認無疑后才能購買招標文件，否則只能是做無用功，白白浪費金錢和人力。

（2）購買招標文件后，經營人員首先要認真研讀招標文件內容，摸清招標人意圖，吃透招標文件的全部內容。其次要結合招標文件要求，對照自身條件，決定是否參加項目的投標。

（3）投標文件的編制。嚴格按照招標文件編制，對招標文件提出的實質性要求和條件逐條作出響應。

這三個步驟是做好投標文件編制的基礎，如何做好這些基礎工作，從而編制出高質量的投標文件，是值得所有從事經營工作的人認真思考的問題，下面筆者將根據自己幾年的經營工作經驗就投標文件編制要點做一些交流。

1、提高投標人員業務素質。

首先投標人員應是熟悉業務、專業知識扎實、現場經驗豐富的工程技術人員。這樣編出的標書才具有競爭力。其次投標人員應具備不斷學習并善于學習的能力。商務人員既要對企業業績、人員信息、信譽評價、備案情況等做到心中有數，還要對招標文件做到吃準讀透，要掌握招標文件關鍵要點；施組人員要加強學習施工中應用到的新方法、新工藝、新材料，及時更新自己的知識儲備；報價人員要熟悉施工技術和工藝，經常深入施工現場，做到理論與實際相結合，這樣才能更準確合理地進行投標報價。總之編標人員既要對自身業務進行系統研究，又要對對其他方面（比如商務、施組或報價）的知識有所了解，不斷完善自己專業知識體系。最后投標人員要有強烈的責任心，任何時候都要保持認真和細心，不得有半點馬虎和懈怠，一次微小的疏忽和大意就可能痛失一次極好的中標機會。

2、重視投標組織，制定投標文件編制計劃。

招標文件購買后，經營人員要認真研讀招標文件，再根據投標文件編制難易情況制定投標文件編制計劃，這樣做的目的一是可以盡早落實商務、技術、報價編制人員，將責任劃分出去，讓大家各司其職；二是可以根據投標編制時間合理制定編標進度節點，包括商務、技術、報價文件終稿完成時間、打印裝訂包封時間、開標人員的行程安排等。時間安排上要合理，既要給編標人員留足編標時間，也要給文件的審核及修改留足時間。制定時間節點的目的是給編標人員適當的壓力，所謂有壓力才能有動力，否則編制進度會一拖再拖，最后標書的質量也就可想而知。

3、認真研讀招標文件，編制投標文件編制要點，全面細致地梳理能導致廢標的響應性條款和廢標因素，以避免在投標文件編制和審核過程中出現疏漏。

招標文件由招標公告、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、工程量清單、圖紙、技術標準和要求、投標文件格式組成。招標文件拿到后，首先要認真研讀招標文件的每部分內容，并摘錄其要點。這樣做的目的可以防止對招標文件重要內容出現疏漏，同時也為編標人員和審核人員提供了方便，因為在投標文件編制和審核過程中只要一一對照要點內容，就很容易檢查出投標文件是否存在問題。

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4、做好職責分工，重視現場踏勘

按照投標文件編制要求，分商務、報價及施組三部分分別編制投標文件。商務人員除了編制商務文件以外，還要配合財務人員辦理投標保證金（現金或包含）手續，以及跟蹤招標文件補遺發布網站，一旦有新補遺，要及時將補遺書傳達給報價及施組人員。如果在編標過程中對招標文件有疑義，商務人員要及時將所發現問題匯總并在招標人澄清截止時間前發至招標人，要求招標人澄清。報價人員要與施組人員做好溝通，不清楚的施工方法、施工工藝要及時請教施組人員。

要重視標前現場踏勘，盡量做到施組、報價人員都參加。踏勘現場時應查明以下方面內容: （1）現場的地形、地貌；（2）水文和氣候條件；（3）實施和完成合同工程及其缺陷修復的工作范圍、性質和所需材料采購和加工；（4）取土場、棄土場位置；（5）進場道路和水、電條件；（6）當地的鄉規民約和風俗習慣；（7）對投標有影響或起作用的風險意外等的其它必要資料。施組人員只有把這些內容調查清楚，編制的施工組織設計才能結合項目現場實際情況有針對性地提出解決方案，以及應對復雜建設環境干擾的多種有效措施。

除此之外踏勘人員還應認真調查本項目當地建筑材料市場價格，尤其是地材價格情況，近年來由于國家環保更加嚴格，全國許多地方禁止違法采砂開山，從而導致地材價格成倍上漲，施工成本急劇增加。目前地材價格已經成為項目最大不可控風險，尤其對于地材材料價格不予調差的項目更是如此。因此在投標過程中要充分調查掌握當地工程材料、施工用電、用水的實際供應情況和施工現場的運輸條件。報價人員只有較為全面的掌握項目現場情況及材料情況，項目成本分析才能更加貼合實際，投標報價也才能更加合理。

5、分析各區域投標特點，研究其評標辦法，收集整理歷年開標記錄，從而制定相應的投標報價策略以防止盲目報價。

投標標價編制與最終報價是投標的關鍵性工作，也是整個投標工作的核心，投標報價策略運用是否得當，會直接影響施工企業是否中標。因此總結投標報價經驗和教訓，對于提高報價水平而言顯得尤為重要。一般來說各個省各個行業都有其固有的投標特點，或者是評標辦法，或者是基本固有的中標價降幅區間，平時注重對這些投標特點進行研究，無疑會避免盲目定價，從而增加中標的可能。

以公路為例，《公路工程標準施工招標文件》有四種評標辦法，分別是合理低價法、技術評分最低標價法、綜合評分法以及經評審的最低投標價法，這四種辦法是公路項目招標文件中采用最多的四種辦法。

（1）合理低價法。合理低價法是綜合評估法中的評分因素中評標價的得分為100分、其他評分因素分值為0分的評標辦法，這種評標辦法的評標基準價的計算方法一般由招標人根據項目特點和實際需要制定，因此我們首先要認真研究評標基準價的計算方法，掌握其規律，其次更重要的是要掌握歷次中標價的降幅區間，經這樣確定的投標報價才能更貼合實際。

（2）技術評分最低標價法。評標委員會對滿足招標文件實質性要求的投標文件的施工組織設計、主要管理人員、企業技術能力等因素進行評分，按照得分由高到低排序，對排名在招標文件規定數量以內的投標人的報價文件進行評審，按照評標價由低到高的順序推薦中標候選人。這種評標辦法的本意是讓招標人能選擇到質量好、信譽高、價格合理、技術強、方案優的施工單位，但是實際情況往往是淪為某些單位圍標以及滋生腐敗的工具。評標因素中的主要管理人員、企業技術能力、履約信譽等屬于客觀因素，而施工組織設計屬于主觀因素，因此施工組織設計打分的隨意性大，容易給圍標創造條件。

（3）綜合評分法。評標委員會對滿足招標文件實質性要求的投標文件，按照評分標準對施工組織設計、主要管理人員、評標價以及其他評分因素進行打分，并按得分由高到低的順序推薦中標候選人。這種評標辦法一般采用的較少，一般適用于技術特別復雜的特大橋梁和特長隧道項目主體工程。采用本辦法招標的項目一般資格要求較高，因此在一定程度上避免了沒有實力的單位參與，但是這種辦法和技術評分最低評分標價法一樣，也容易給圍標創造條件。

（4）經評審的最低投標價法。評標審委員會對滿足招標文件實質性要求的投標文件，按照投標價由低到高的順序推薦中標候選人（投標報價低于成本的除外）。這種辦法適用于規模較小、技術含量較低的工程，要求評標價不得低于成本價，但是在實際招投標過程中并沒有得到嚴格執行，投標時往往只看報價，誰的報價低誰中標，從而導致一些企業不計成本，以低于成本價低價中標，最終在實際施工過程中只能偷工減料，繼而造成一系列不良影響。因此對于采用這種評標辦法的項目還是要守住成本底線，不能為中標而中標，避免給企業帶來經濟損失。

以上四種辦法是公路行業最為常用的四種辦法，實際工作中要注重研究不同區域投標特點，并研究其評標辦法以及收集整理歷年開標信息，從而才能制定相應的投標報價策略以防止盲目報價。

5、重視審核，建立嚴格的審核制度。

投標文件是否存在問題，審核是其最后一道關卡。在編標過程中，編標人員為了提高工作效率，往往利用同類型投標項目的投標文件進行修改（一般商務和施組就是如此），這就不可避免會出現“筆下誤”和手工刪改錯誤。對于這些錯誤，編標人員在自檢過程中能發現部分錯誤，但由于其慣性思維的緣故，也有些錯誤編標當事人發現不了，因此其他人員交叉檢查就顯得更為重要，一般來說交叉檢查的人員不得少于兩人。商務、施組、報價定稿后業務總負責人還應該進行總體審核。

審核是投標文件編制的一個重要環節，應該將審核程序化、制度化。按照本人自檢、其他人員交叉檢查、業務總負責人總體審核的流程執行，切實落實審核人員責任，按照招標文件響應性條款和廢標因素認真審核，從而避免因不必要的錯誤導致廢標的產生。

6、收集、整理每次中標候選人公示信息，重點研究被否決單位的否決依據及原因，并從中汲取經驗教訓，防止犯同樣的錯誤。

以公路為例，一般來說中標候選人公示內容包含被否決投標的投標人名稱、否決依據和原因，因此研究類似項目的公示信息，可以從中吸取教訓，得到警示，在很大程度上可以避免類似錯誤的發生。

結語：投標文件編制是經營工作中重要的一環，投標文件質量的高低有時直接決定一個項目是否能順利中標落地，因為投標文件是評標委員會和招標人評價招標人的主要依據，因此提高投標文件質量是所有經營工作者必須直面的問題。提高投標人員業務素質、注重投標文件編制要點、做好投標基礎工作是提高投標文件質量的重要方式。