強化檔案管理對食品藥品監管事業發展的促進作用

陳瑤

摘 要：食品藥品監管工作是以維護我國人民的身體健康為主要目的，是保證藥品和食品安全性的重要手段，若是在食品藥品監管過程中出現問題，將直接影響著我國人民的生命安全，也不利于食品藥品監管事業的科學發展。面對我國食品藥品監管力度不足的現象，必須要加強食品藥品監管檔案的管理工作，以此提高檔案資料的利用率，為食品藥品監管工作提供有利依據，有效促進我國食品藥品監管事業的進步和發展。鑒于此，本文就針對檔案管理在食品藥品監管事業發展中的促進作用進行深入分析，根據實際情況提出一些具體建議，希望能為食品藥品監管事業的發展提供有效參考依據。

關鍵詞：食品藥品；監管；檔案管理；作用

隨著我國社會經濟的迅速發展，我國人民的生活水平得到顯著提高，對食品藥品的安全性提出了嚴格要求，給我國食品藥品監管事業的發展帶來更多機遇和挑戰。由于我國食品藥品生產行業存在一定的混亂現象，導致食品藥品監管工作的難度較大，很難實現對食品藥品的全面監管，導致食品藥品造成的安全事故逐漸增多，不僅影響到我國人民的生命安全，也給我國人民帶來較多的經濟損失，極其不利于食品藥品行業的健康發展。在這種情況下，我國逐漸提高了對食品藥品監管工作的重視性，充分認識到檔案管理在食品藥品監管事業發展中的作用，只有做好食品藥品監管檔案的管理工作，確保檔案資料的真實性和完整性，才能夠提供更加可靠的信息依據，使食品藥品監管工作的效率和質量得到有效提高，為我國食品藥品行業的健康發展提供有利環境。

1 強化檔案管理對食品藥品監管事業發展的促進作用

1.1提高檔案管理的效率

在進行食品藥品監管過程中，由于涉及到的資料信息較為繁雜，想要對其進行精細化管理，就必須要發揮檔案資料的作用，將檔案資料作為基礎，進行系統化的分類和存儲，使檔案管理更加有序。在進行檔案管理的時候，管理人員需要對不同類型的信息資料進行分類、整合，且不同項目的內容存在著明確劃分，需要對其進行嚴格的種類區分，并做好存檔工作，以此避免檔案信息出現混亂現象，為相關人員提供更好的檔案服務，有效提高管理工作的效率和質量[1]。

1.2保證信息資料的真實性

一般在進行檔案管理的時候，管理人員需要利用計算機技術進行信息分類和管理，在進行檔案查詢的時候，可以利用計算機系統進行快速查閱，使得查驗工作得到有效簡化，且信息資料的真實性也得到了保障[2]。同時，在進行信息化檔案管理的時候，通常都是安排專業人員進行管理，由專業的技術人員負責操作系統，有效杜絕了檔案篡改等不利影響，使檔案資料的真實性得到有效保證，降低了檔案質量問題對食品藥品監管工作的不利影響。

1.3提高檔案管理的有效性

在進行食品藥品監管檔案管理工作的時候，需要根據檔案管理的發展需求投入更多的人力資源、物力資源及財力資源，比如檔案柜、檔案架、檔案盒及計算機設備等等，這是保證檔案管理工作順利進行的重要基礎[3]。同時，管理人員也要及時做好各類檔案的收集和歸檔工作，不能出現隨意丟放等問題，以此保證檔案資料的完整性，使檔案資料的利用價值得到有效提高，為食品藥品監管工作提供可靠的信息支持，有效提高食品藥品監管工作的整體效率。

2 強化食品藥品監管檔案管理的具體措施

2.1完善檔案管理制度

為確保食品藥品監管檔案管理工作的順利進行，檔案管理部門應積極完善管理制度，以此促進檔案管理工作能夠步入規范化、制度化的發展軌道，有效提高食品藥品監管檔案管理工作的整體水平。首先，要及時明確食品藥品檔案管理的崗位職責、工作權限和工作程序，明確檔案收集、檔案分類、檔案保管及檔案查閱等各個工作環節的要求和責任，尤其要重視檔案收集的實用性和有序性，以此提高檔案資料的使用價值，為食品藥品監管工作提供可靠的信息依據。其次，在進行檔案編制的時候，需要將其作為考核項目，在進行檔案整理的時候要做好信息核對工作，對檔案資料進行科學分析，以此確保檔案信息的有用性，并及時做好歸檔工作[4]。最后，應及時將檔案管理制度傳遞給各個管理部門，確保檔案管理制度能夠落實到各個環節，有效提高食品藥品監管檔案管理工作的效率和質量。

2.2明確檔案管理目標

在進行食品藥品監管檔案的管理工作時，管理人員要及時明確檔案管理的工作目標，不斷提高檔案管理的工作效率。首先，在進行檔案管理的時候，要明確食品藥品監管部門在某段時期內的工作目標，準確了解檔案管理的起點，并根據實際情況建立檔案室，積極完善檔案管理系統，為檔案管理工作的順利進行提供有利基礎。其次，對于檔案管理工作中的問題要及時進行總結和思考，針對這些問題找出可靠的解決措施，從而為后續的檔案管理工作提供有利依據，使食品藥品監管檔案的管理效率和質量得到有效提高[5]。最后，可以根據食品藥品監管檔案的管理要求，組建一個專業的監督小組進行檔案監管工作，以此實現對檔案管理的統一管理，有效確保檔案管理工作的整體質量。

2.3優化檔案管理工作環境

在我國社會經濟的迅速發展背景下，計算機技術、互聯網技術及其他現代化技術被廣泛應用到檔案管理領域中，有效提高了檔案管理工作的整體效率和質量，對檔案管理的進步和發展有著較好的促進作用。因此，在進行食品藥品監管檔案的管理時，管理人員也要積極迎合時代發展，對計算機技術、互聯網技術及辦公軟件進行有效運用，以此形成信息化的檔案管理模式，使食品藥品監管檔案的管理工作更具有靈活性、有效性和規范性，有效提高檔案管理工作的整體效率。同時，在信息化檔案管理模式下，管理人員要注重對紙質檔案的數字化轉換，整個過程要避免造成檔案丟失等現象。此外，為滿足信息化檔案管理工作的各項需求，應及時做好硬件設備和網絡設備的完善工作，以此為檔案管理人員提供更好的工作環境，有效促進食品藥品監管檔案管理工作的進步和發展。

2.4提高檔案管理人員的綜合素質

在我國科學技術的迅速發展背景下，食品藥品監管檔案的管理工作逐漸進入信息化發展趨勢，雖然有效提高了檔案管理工作的效率和質量，但是對檔案管理人員的素質水平提出了更高要求，檔案管理人員不僅要具備豐富的理論知識，也要熟練掌握計算機操作技術、計算機軟件應用技術及其他現代化技術。因此，必須要采取有效措施提高檔案管理人員的綜合素質，通過科學有效的培訓方式提高檔案管理人員的業務能力，使檔案管理人員能夠正確處理檔案管理的問題，有效提高食品藥品監管檔案管理工作的質量。同時，檔案管理人員也要樹立良好的自我強化意識，通過網絡交流、技術講座等各種活動進行自我提升，并做好日常的工作總結，不斷積累豐富的工作經驗，使食品藥品監管檔案的管理工作更具有實效性。

3 結語

綜上所述，為充分發揮檔案管理對食品藥品監管事業發展的促進作用，應積極強化檔案管理工作，通過完善檔案管理制度、明確檔案管理目標、優化檔案管理工作環境、提高檔案管理人員的綜合素質，使食品藥品監管檔案管理工作的效率和質量得到有效提高，為食品藥品監管工作提供可靠的信息依據。

參考文獻

[1]張翠萍.加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展[J].食品安全導刊，2018（06）：27.

[2]陳雪娟.強化檔案管理對食品藥品監管事業發展的促進作用探索[J].人力資源管理，2017（07）：425-426.

[3]張曉敏.加強檔案管理，促進食品藥品監管事業發展[J].才智，2017（05）：226+228.

[4]王明.加強檔案管理 促進食品藥品監管事業發展[J].中國市場，2016（45）：109+111.

[5]朱麗英.加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展[J].中國管理信息化，2014，17（22）：96-97.