行政事務人員日常事務處理技巧分析

陸志剛

【摘 要】當前，在事業單位中行政事務人員所占據的地位越來越重要。本文入手于行政事務工作概述，并在此基礎上對事業單位中行政事務人員日常事務處理方法和技巧展開分析，以期推動行政事務人員工作質量與效率的提升。

【關鍵詞】行政事務人員；日常事務；處理技巧

行政事務人員在我國已擁有了一定的存在時間，然而在社會經濟不斷發展、改革背景下，進一步加快了城市化進程，行政事務人員職能與作用也相應的有變化產生。要想將行政事務工作更好地完成，成為一名優秀的行政事務人員，就必須在工作實踐中不斷進行經驗總結，通過對工作技巧的探索，實現自身素質與工作能力的提高，為工作質量與效率的提升奠定基礎。

一、行政事務工作概述

行政事務人員指的是行政機關內借助國家權力執行公務、實施社會事務的公共管理或將自身內部事務管理完成的工作人員。各個國家的行政事務人員因法規上存在差異的緣故，也有不同的指代范圍。我國行政事務人員主要指的是從事于黨政機關、企事業單位等部門的行政管理工作人員。行政事務人員是政府與人民之間的聯系橋梁，負責行政組織工作目標與工作職責的實現，其日常事務處理與政府形象和人民群眾的切身利益有著直接聯系存在，能為行政任務的良好完成提供可靠保障。

行政事務人員日常事務處理過程中，“一切為了人民，為了人民的一切”這一思想是必須始終堅持的，該思想不但是習近平總書記的為民情懷，同時也體現了中國共產黨全心全意為人民服務的宗旨[1]。一方面，要在內心中始終將人民需求放在首位，做到“心中有民”。另一方面，對于應擔當的責任必須主動擔當，做到“心中有責”。行政事務人員在日常事務處理過程中，需追隨為人民服務的思想，突出自身公仆意識、公正廉潔意識、為民負責意識和修身正己意識，將為人民行使好權力、管理好國家的責任落實。

二、行政事務人員日常事務處理方法

（一）臺賬分類法

該方法指的是在日常工作事務處理過程中，建立有關于工作的臺賬，并對臺賬時時進行維護、更新，便于推動工作效率提升的方式。利用該方式不但能夠清晰化、有序化繁瑣的工作，同時還能標準化、規范化日常工作的處理。而當今正處于迅速發展的數字化時代，行政事務人員借助各類計算機技術以數據庫的模式建立臺賬，并再將相關數據維護更新工作落實之后，能使工作的開展更為流暢、順利。

（二）追根究底法

該方法主要負責由領導交辦的線索不足、難度較大的特殊事務，領導在這類事務交辦時通常都不會清楚地講訴事務整個過程，行政人員僅有追根究底，認真追查事務根源，對整件事情從根本上進行了解，明確整個事務的前因后果，以此將根本重點所在找到，才能對領導的指示正確領會，最終將任務完成。

（三）舉一反三

在日常事務處理中應學會舉一反三，在與一個問題接觸的時候實現快速地觸類旁通，便于為領導工作的開展提供更好的幫助。基于此，在考評事業單位行政事務人員工作時，所參考的依據中工作能否及時、高效、優質開展十分重要。而若是能在工作中實現舉一反三，將存在于工作中的問題找出并深入挖掘、分析，便能將行之有效的建議提供給領導，為單位工作整體的良性發展提供可靠保證。

（四）日志記錄法

行政事務人員每天所處理的工作任務不但數量大，也十分繁瑣，若是工作方法不夠良好，極易導致工作出現雜亂無章的情形。而借助日志記錄法便可將這一問題很好地解決，使日常事務處理變得有跡可循。行政事務人員工作中通過信息管理軟件的應用，可使工作有計劃、有條理。及時將工作日志、日常安排、通訊錄及待辦事項等內容錄入，并完成定時提醒的設定，就能有效避免出現工作遺漏的問題。

三、行政事務人員日常事務處理技巧

（一）信息處理技巧

信息處理是行政事務人員的工作基礎，每天所需處理的信息量十分大。當前正處于信息時代，內部信息與單位內部機密存在密切聯系，在生產、發展中所發揮的作用十分重要。若是能將信息更好地處理，工作開展便能更順利、有效[2]。行政事務人員負責信息的收集、整理，并以重要程度為依據對收集的信息進行區分。信息若是能及時完成收集，可將有效的參考依據提供給領導的正確決策；能對兄弟單位的信息更深入的了解，便于將競爭準備落實；還能對國家政策更精準的了解，為事業單位快速有效地發展奠定基礎。

（二）協調溝通技巧

對于行政事務人員而言，協調溝通能力一個對其能力檢測的重要指標，優秀的行政事務人員在事務處理中，需將協調溝通落實。如行政事務人員在處理關系時，需將方向找好、思路找準，不但要明確態度，還需對大局予以考慮，幫助領導將關系協調工作落實，在確保團結互助的基礎上推動單位凝聚力的實現。同時，在處理日常事務時，針對自身協調溝通能力也需不斷進行強化，始終秉持謙虛的態度，落實日常事務的協調安排，以相應的溝通方法處理不同人群的溝通，在將協調溝通技巧熟練掌握的基礎上，實現日常工作的高效完成，推動單位行政事務工作的提升。

（三）文檔處理技巧

現下，文檔管理內容主要包括：其一，處理來文，如簽收、登記、呈批、復印及分送等；其二，管理普通信函及文件材料，如保管、歸檔、立卷、銷毀和利用原始資料數據等；其三，管理電子文檔，如更新、保存、備份和設密等；其四，發送、接收和引發穿針等。對于行政事務人員而言，文檔管理這份工作盡管較為基礎，但是極具繁瑣性。

（四）會議安排技巧

對于行政事務人員而言，必須具備圓滿完成會議安排的技巧，能否良好的完成會議安排可直接反映出行政事務人員能力的高低。完整的會議安排需將準備工作做好、通過信息收集整理完成會議議題的擬定，并在準備好會議議題、資料后，及時報告于領導，獲取會議的批準。對于會議的每一個細節問題都必須予以充分考慮，力求做到最佳，在確定好會議地點、時間及人員后也需落實通知工作[3]。針對會議中可能出現的意外，需提前完成會議安排及應急計劃的制定，為會議的順利開展提供保障。針對會議過程中每一處細節的變化必須高度關注，出現突發事件時應在第一時間進行處理，保障會議運行的順利。在會議結束之后，應將會議的整理、歸納及總結等工作落實。

（五）電話接聽技巧

行政事務人員在日常工作中，電話接聽十分頻繁，故而必須將電話接聽技巧掌握，便于電話接聽工作任務得以圓滿完成。行政事務人員在電話接聽過程中，應帶給對方一種自己是專業人員的感受，這也就對相關人員提出了具備專業知識、態度和藹、語氣誠懇的要求，通過自己專業能力的充分發揮，將對方征服。同時，行政事務人員還需將電話分類處理工作完善，及時處理重要事務電話，與相關部門積極聯系；妥善處理部分騷擾電話，落實自身為領導解決問題、排憂解難的職責。

四、結語

在機關單位日常事務的處理過程中，行政事務人員所發揮的作用極其關鍵。要想使政府工作目標得以高效率地實現，就必須將日常事務處理技巧熟練掌握，而行政事務人員若是針對日常事務無法較好地處理，不但會在一定程度上影響單位的工作，同時還會對政府日常工作的及時開展造成阻礙，人民群眾生產生活也會受到一定的影響，最終導致人民心中政府的形象受到損傷。基于此，行政事務人員就必須不斷強化自身思想道德素質、法律意識，通過對工作技巧和效率的提升、工作經濟的積極歸納總結，將自身作為政府與人民之間的聯系橋梁作用充分發揮。

【參考文獻】

[1]陳強.行政事務人員日常事務處理技巧淺析[J].科技經濟導刊，2017（12）.

[2]武衛東.試論行政事務人員日常事務處理技巧[J].科技展望，2017（11）.

[3]季一軍.淺析如何提升機關行政事務人員日常事務處理技巧[J].社會科學：文摘版：00345-00345.