對基層央行會計檔案管理工作的思考
——以鶴峰縣為例

查憲 中國人民銀行鶴峰縣支行

近年來，隨著人民銀行會計核算工作信息化程度的不斷提高，現行的會計檔案管理方式的局限性日益趨顯，迫切需要對當前會計檔案管理方式進行改進和完善。

一、基層央行會計檔案管理現狀

以鶴峰縣為例，我縣會計檔案主要采取以下方式進行管理：一是交給事后監督部門監督之后，統一進行裝訂、歸檔、保管的工作，保管一年以后再移交到綜合檔案管理部門，如國庫部門的所有憑證、賬表均采用此種方式保管；二是各部門自行保管，如支付結算、財務、貨幣發行部門的會計檔案均由各部門自行裝訂保管，一年以后移交給綜合檔案管理部門；三是會計核算部門的登記簿作為會計核算輔助檔案資料，如規定可跨年使用的，由會計核算部門自行保管，如規定按年使用的，一個會計年度結束之后交由檔案管理部門保管。目前我縣并未使用檔案管理系統進行管理，對于會計檔案的查詢、調閱均采用手工登記的方式進行。

二、基層央行會計檔案管理存在的問題

（一）管理松散，權責不明。就目前基層央行的會計檔案管理模式來看，既有交由事后監督部門統一管理的，又有自行管理的，并未實現集中監督，統一管理。由于地市級中心支行事后監督中心的撤銷，導致了縣級支行事后監督部門無上級對口科室，對于憑證的監督和檔案的裝訂歸檔缺乏有效地指導。

（二）會計檔案管理制度不完善。總行《中國人民銀行會計檔案管理辦法》（銀辦發〔2016〕255號）文件中對于國庫、支付、財務、發行等部門的相關會計檔案的保管期限做了界定，但是對于不在附表中的其他會計檔案卻未進行規定，比如ACS系統中每日打印的發出業務清單和接收業務清單，對于這類會計憑證，各級行均是按照自己的理解進行裝訂歸檔管理的，并沒有統一的制度規定。

（三）監管不到位。一方面，基層央行普遍存在著人手緊缺，會計檔案管理知識欠缺、檔案管理意識淡薄等問題，雖然內部有嚴格的管理制度，但是制度執行不嚴，兼崗現象普遍，一些會計檔案保管很難實現專人保管。另一方面，上級部門進行業務檢查時，普遍只是翻閱憑證和登記簿，對于檔案是否及時歸檔，檔案的保管分類是否合理等問題不太重視，造成了會計檔案監督管理工作中一些不規范的操作長期得不到糾正，存在著一定的風險隱患。

（四）檔案管理電子化程度較低。隨著現代信息技術的不斷發展，計算機技術在會計核算領域已經得到了廣泛應用，電子信息正在逐步取代紙質資料，會計檔案電子化是會計核算發展的必然需要。

（五）檔案存放隨意性大。基層央行一部分的檔案存放在檔案室，而基層央行的會計檔案庫房大都是八十年代建成的，無法滿足防潮、防磁等條件，再加上所有的會計檔案移交給檔案室后，檔案管理部門并沒有進行科學合理的分類保管，在調閱時查找難度較大；另一部分的檔案存放在各個會計部門辦公室，這部分的檔案也未指定專門的地方存放，而是哪里有鐵皮柜就放哪里，隨意性較大，存在著遺失風險。

三、對基層央行會計檔案管理的建議

（一）會計檔案統一管理，明確責任劃分。針對當前基層央行普遍存在的管理分散，權責不明的問題，建議統一將會計部門的檔案交由事后監督崗位監督，監督完畢統一整理歸檔，不再散放在各個會計部門。

（二）完善基層央行制度管理，加大檢查力度。內部監督方面，各基層央行會計檔案管理部門加強制度建設，嚴格執行相關規章制度，樹立風險防范意識，對已經在營業部門保管一年的會計檔案，及時辦理移交手續。外部監管方面，各上級行開展會計業務檢查時，應將會計檔案是否及時歸檔，會計檔案整理是否合規等問題納入檢查范圍，對縣支行進行現場指導，統一標準，以規范縣支行會計檔案管理工作。

（三）修訂完善相關制度法規，做到有法可依。對于總行修訂的《中國人民銀行會計檔案管理辦法》，建議完善相關實施細則，一是建議在會計檔案保管期限表里明確國庫、支付、財務、發行以及事后監督部門所產生的各類報表的分類和保管期限，附表里未明確說明的報表，各部門無法進行分類保管；二是建議會計應用系統中電子檔案的保管期限至少為3年；三是建議將國庫TCBS系統中每日打印的大小額來賬清單、往賬清單、清算國庫與收款國庫對賬信息、日計表、操作日志這些可以從系統中導出保存的賬表不再打印，僅以電子形式保存。

（四）提升會計檔案管理電子化水平。隨著會計核算電子化程度的提高，作為記錄會計業務活動的電子化檔案越來越多，無疑對會計檔案管理部門提出了更高的要求，為了適應會計核算業務發展，會計檔案管理部門應積極開發電子化系統，各部門對于電子檔案的調閱查詢可以直接通過系統審批實現，同時完善相關審批制度和操作規程，以提升檔案管理現代化水平。

（五）加強培訓學習，提高會計檔案管理質量。會計檔案電子化的進程加快，對會計檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理系統的開發、使用，電子檔案的存儲、讀取都需要專業化的指導和培訓，紙質檔的會計檔案科學合理的裝訂整理歸檔，也需要進行系統性的學習，因此，基層央行迫切需要加強教育培訓力度，通過多種途徑，調整會計檔案管理人員知識結構，豐富知識儲備，打造一支專業化的會計檔案管理隊伍，從而切實提升會計檔案管理水平。