從歷史研究的角度看基層單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的界定

王艷春

國家檔案局2006年12月18日以國家檔案局第8號令公布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》）?！兑幎ā返谝粭l明確指出：“為便于各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。”第二條明確指出：“本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄?！边@兩條規定闡明了以下幾層含義：1、《規定》制定的法律依據；2、《規定》適用的范圍；3、《規定》界定了歸檔文件材料范圍和保管期限；4、對歸檔文件材料整理的目的和要求。

作為國家檔案行政管理部門的規章，《規定》的發布與實施，對依法治檔，規范機關檔案業務基礎建設，促進豐富機關檔案資源，提高機關檔案業務基礎建設水平起到了巨大的推動作用。對各級黨政機關和社會團體檔案業務建設具有普遍的指導意義。但是在實踐中從歷史研究應用的角度看，針對不同級別的機關和社會團體，在文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的界定上，要考慮普遍與特殊的關系，不能照本宣科、千篇一律機械地執行。這樣執行《規定》恰恰是無意識地損害了《規定》本身的科學性。

一、歷史研究與檔案的關系

《中華人民共和國檔案法》第一章總則第二條對檔案的定義表述是“本法所稱的檔案，是過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！倍x準確地概括了檔案形成的時間、空間、價值和范圍。每一件檔案都是獨立記載反映某一事件原始狀態的歷史記錄。而歷史研究就是通過最基本的搜集考訂材料，即考據的方法對某個社會歷史階段、某個領域、某個單位和個人進行分析研究，反映其歷史原貌。教育家、史學家傅斯年說：“史學就是史料學。”歷史與檔案可以說是同宗同源，檔案是歷史研究之母。

二、歷史研究對檔案的基本要求

歷史研究有其自身的理論和研究方法。而歷史研究最基本的方法，就是運用馬克思主義的歷史唯物觀，通過搜集與考訂材料，運用歷史比較法，統計方法，計量法等對歷史材料進行分析，展現歷史的過程與細節，反映歷史的原貌，給人以真實、客觀的認識與思考。它更多的是定量分析而不是定性分析。這種研究方法決定了對檔案的基本要求，即檔案提供的材料必須具有全面性、真實性、系統性。因此，要求我們在執行《規定》的時候，必須以對歷史負責，替未來著想、為現實服務的精神，準確、客觀、全面地確定一個單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限。為歷史研究提供最詳實的素材。

三、從村民捐獻一套完整村級檔案看檔案細節對歷史研究的重要性

2013年3月，北京延慶縣大榆樹鎮網站發布一條信息，本鎮新寶村84歲村民劉桂林把個人收藏的近千冊老賬本和部分文書材料捐獻給村委會。這些材料有舊賬本、戶口薄、宅基地登記薄、分田賬、記工賬、農業稅賬、交糧賬和一些文書材料。記載了村里建國之初到改革開放初期34年的歷史。檔案從各個方面詳細記載了當時村里農業生產、經濟活動和各項事務活動。從一個村的經濟發展情況記載反映了當時在計劃經濟時代整個農村經濟和社會發展的歷史。從目前看，這是延慶縣第一份完整的村級財務檔案，為今后研究延慶縣在計劃經濟時期農村經濟狀況提供了真實的參考依據，引起延慶縣檔案部門的高度重視，成為村里的“寶貝”。

從這一消息報導分析中我們得出這樣幾個推斷：第一，在當時檔案工作極不規范的情況下，如果劉桂林老人沒有對自己工作的熱愛和強烈的責任意識，這些珍貴的檔案資料可能會隨著時間的流逝而遺棄，這無可厚非。從目前全國農村保存下來當年的東西看可謂是鳳毛麟角。第二，假設這些東西當時按相關檔案管理要求進行了歸檔整理，其中一些詳細材料的內容可能不屬于也不會列入歸檔范圍，即使全部歸檔保存，按照會計檔案保管期限或文書檔案保管期限的一般要求，很少有需要永久保存的內容。即使保存15年、25年或30年，到期銷毀也屬正常，至今早已是灰飛煙滅。第三，就是這樣一些極不規范但極其詳實細微的記載，才使得這部分檔案資料凸顯珍貴，才能從這些材料中查出上世紀50年代到80年代中一些事情的經過始末。如土改分田的情況，當年不同時期人口變化，村里購置物品的支出及其價格等各方面的信息。在當時全國政治、經濟、社會體制高度一致的情況下，通過一個村的檔案材料，用歷史研究的方法，可以窺見一個村、一個鎮 （公社）、一個縣，乃至全國農村經濟、社會和人民生產、生活的概貌。如果沒有這些檔案材料的證明，還原歷史的記憶就會變的空泛、不完整甚至失實。

因此，我們可以認定，檔案材料的真實性、全面性、系統性、詳實性是研究一個單位或社會歷史最重要的基礎。

四、對基層機關和社會團體在文件材料歸檔范圍和保管期限界定的思考

通過以上對歷史研究與檔案的關系，對檔案的基本要求，并通過具體實例分析，我們可以清楚的看到，在基層機關和社會團體對文件材料歸檔范圍和保管期限界定中，根據本單位的實際情況，科學合理的實施《規定》，適當地擴大和放寬文件材料歸檔范圍和保管期限，是可行的。其理由是：

1.一些基層機關和社會團體在全宗單位構成條件上不完全。一些相對獨立的基層單位具有財務權，而有些基層單位財務獨立權不完全具備；在內設機構和人事任免權上，大多數單位都是根據本單位工作特點和實際情況自主決定，但不具備國家法定的對應條件；在行文權上，大部分單位無對外行文職能，但對外工作中和內部事物處理上又有自己的行文處置事實。因此，切不能完全以大機關為模式。不然，一些基層單位的檔案管理工作從理論上不能確立，基層單位檔案管理將會出現自相矛盾和無所適應的狀況。

2.基于以上原因，由于單位級別和規模較小，如果完全按正規的大機關全宗單位構成條件確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限，將有大量的文件材料不能歸檔，保管期限的劃分也會降低，形成的檔案材料勢必不能全面、系統地反映本單位的歷史。以唐山市中心血站為例，單位的編制規格為科級事業單位，財務相對獨立，人事任免權和行文權受到法定制約。但在內部機構設置、行政管理和對外活動中，有人事任免和行文的事實。這些以內部行文或以簡報等形式形成的文件材料，是記錄唐山市中心血站歷史的重要依據。如果按《規定》正常執行，這些文件材料保管期限一般為十年。保管期限到期銷毀后，唐山市中心血站的歷史將出現較大空白。因此，擴大歸檔范圍，提高這些文件材料的保管期限，具有現（下轉40頁）（上接42頁）實和歷史的意義。從上述捐獻的村級檔案分析中我們也可以看到，一個基層單位歷史的記錄，不僅需要一般文件材料的歸檔保管，更需要具體詳實的細節材料。因此，我們在落實《規定》中，要考慮不同級別機構和單位具體情況，實時、實事掌握界定文件材料歸檔范圍和保管期限，為一個單位，為整個社會留下更多的歷史記憶。

3.防止基層單位有文必歸和無檔可歸的極端傾向。實事求是地科學確定文件材料歸檔范圍和保管期限，準確掌握歸檔文件材料價值，是基層單位檔案管理的理論和技術難點。單位領導者和檔案工作人員必須有高度的責任心，從歷史研究和傳承出發，以對歷史負責的態度，客觀、辨證、理性地確定本單位文件材料的歸檔范圍和保管期限，既不能盲目的擴大范圍，也不能機械的執行《規定》。要掌握好執行《規定》與本單位文件材料的歸檔范圍和保管期限劃分的度，對與本單位無價值、重份或一般性普發文件，必須排除在歸檔范圍外。有文必歸和無檔可歸都是錯誤的。

（作者單位：唐山市中心血站）