淺述建立區(qū)域性人事檔案管理中心的必要性與可行性

梁宗琪

隨著人事制度的不斷完善，人事檔案管理可在具體實(shí)體管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立上進(jìn)行一些新探索，其中可以進(jìn)行嘗試的方法是建立區(qū)域性的人事檔案管理中心。建立區(qū)域性的人事檔案管理中心，是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用，使其更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。從整體上看，全國性的人事檔案管理中心是一個人事檔案的管理系統(tǒng)，它是由眾多的子系統(tǒng)組成的，這些子系統(tǒng)就是人事部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的各省、市、縣的人事檔案管理中心。在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個人或其員工的人事檔案，由單位及時補(bǔ)充新材料，按期交納一定的保管費(fèi)用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘人才，也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息服務(wù)等眾多職能，實(shí)現(xiàn)服務(wù)人才、促進(jìn)整個社會人才資源合理配置的目的。

一、建立區(qū)域性人事檔案管理中心的必要性

實(shí)踐告訴我們，建立區(qū)域性的人事檔案管理中心是市場經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理上的要求。“檔隨人走”的管理方法是我國既有的人事檔案管理方法，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代，這一方法的使用有其科學(xué)性，但市場經(jīng)濟(jì)條件下的今天這一方法依然占據(jù)著人事檔案管理方法的主導(dǎo)地位，卻值得我們商榷。隨著市場、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會方方面面的聯(lián)系變得愈加密切，人才流動的頻繁性、人力資源管理對人事檔案的依賴性，使人事檔案日益成為社會公共信息的一個組成部分，它要求各行各業(yè)各個部門產(chǎn)生的人事檔案必須統(tǒng)一于一個管理系統(tǒng)，進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理、開發(fā)、利用。這是市場經(jīng)濟(jì)條件下市場對人才的需求和人才對市場的要求進(jìn)一步發(fā)展的反映。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，人們的就業(yè)往往是被動的，且流動性不大，一個人在一個單位往往一呆就是十幾年、幾十年甚至一生，在這種情形下，其人事檔案對于別的單位、組織來說，就無多大的參考利用價值了。同時，人事檔案長期相對穩(wěn)定地保存在用人單位，長期的占有權(quán)使人事檔案事實(shí)上歸屬于用人單位。而隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，人才被作為一種資源投置于市場進(jìn)行流通，使得人員流動變得經(jīng)常和頻繁，也使得人事檔案的流動性加大了。隨著市場對人才要求的提高，人事檔案的內(nèi)容也就變得更加豐富，已由過去的“政治型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皹I(yè)績型”，其中蘊(yùn)含著巨大的人力資源信息，對其進(jìn)行開發(fā)和提供利用己成為必然要求。隨著人員流動的加大，各行各業(yè)各部門也因人事上的關(guān)系而被緊密地聯(lián)系在一起。這就要求他們彼此之間必須加強(qiáng)合作以促進(jìn)人事工作、人事檔案工作的順利開展。現(xiàn)行的人事檔案管理體制已不能適應(yīng)市場對人才的需求，也不能適應(yīng)人才對市場的需求，這就要求建立一個中樞機(jī)構(gòu)，對人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理與控制，進(jìn)行有效的開發(fā)利用。這一中樞機(jī)構(gòu)就是區(qū)域性的人事檔案管理中心。建立區(qū)域性的人事檔案管理中心，是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，是人事檔案管理工作系統(tǒng)化的要求，是人事檔案作為一種社會信息資源進(jìn)行科學(xué)管理的要求，也是對人事檔案進(jìn)行有效控制的途徑。它的建立，將促進(jìn)人事檔案工作的飛躍發(fā)展，促進(jìn)人事檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理。

二、建立區(qū)域性人事檔案管理中心的可行性

其一，實(shí)踐中的可行性。現(xiàn)在，不管是在國內(nèi)還是在國外，各種專門檔案都出現(xiàn)了各自集中保存的趨勢，如城建檔案集中于城建檔案館中，實(shí)踐證明，此法非常有效地解決了城建檔案的管理問題。同為專門檔案，人事檔案是否也適合于集中到專門人事檔案管理中心進(jìn)行管理呢？這個問題可以從深圳市企業(yè)人事檔案管理的方法中得到解答。深圳市的做法是實(shí)行分層次和相對集中管理。其具體的管理模式有三種：一是實(shí)行分層次管理體制。全市局級干部和一、二類企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案由市委組織部統(tǒng)一管理；流動干部（辭職、辭退、出國留學(xué)、受聘到三資企業(yè)、外商駐深代表機(jī)構(gòu)、民營企業(yè)、私營企業(yè)、“三來一補(bǔ)”企業(yè)工作的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員）的檔案由市人事局人才服務(wù)中心統(tǒng)一管理；上述企業(yè)流動工人檔案由市勞動局就業(yè)服務(wù)中心統(tǒng)一管理。二是實(shí)行集團(tuán)、總公司集中統(tǒng)一管理，如國有免稅商品公司等單位檔案由集團(tuán)公司集中管理。三是實(shí)行相對集中與分級管理體制，如建設(shè)集團(tuán)本部的干部、工人、二級公司的經(jīng)理、副經(jīng)理、黨委（支部）書記、人事部長、辦公室主任、財務(wù)部長由集團(tuán)集中管理，其他人員的檔案由二級公司自己管理。如果深圳市建立一個人事檔案管理中心，那么對于第一個管理模式來講就是將一個全宗中的三個子系統(tǒng)即企業(yè)人事檔案全宗中的三個管理單位集中到一起進(jìn)行管理。對于第二個模式來講，只是按照來源原則對領(lǐng)導(dǎo)干部檔案、流動干部檔案和企業(yè)流動工人檔案進(jìn)行分類管理，即將一個集團(tuán)、一個總公司作為一個管理單位進(jìn)行管理。第三個模式與第二個模式基本是相同的，只是在一個管理單位中再分一、二級管理單位而已。區(qū)域性的人事檔案管理中心，其具體的運(yùn)行機(jī)制可從非國有企業(yè)的人事檔案管理中得到體現(xiàn)。在具體的運(yùn)作過程中，人事檔案管理中心可以按現(xiàn)代化管理的要求，實(shí)現(xiàn)非國有企業(yè)員工檔案信息資源共享，方便利用。由員工所在單位按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，將員工的聘用、晉升、新訂立勞動合同材料，獎懲材料，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審材料，參加黨、團(tuán)等材料報送人事檔案管理中心裝入個人檔案。企業(yè)需要聘用這類人員時，可以依規(guī)定到人事檔案管理中心查閱其檔案。

其二，理論上的可行性。建立區(qū)域性的人事檔案管理中心可對人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，一方面體現(xiàn)了人事檔案現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動態(tài)性、集中性的要求；另一方面，符合《檔案法》關(guān)于檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，檔案管理要便于社會各方面對檔案的利用的規(guī)定。這一原則同樣也適用于人事檔案的管理工作。區(qū)域性人事檔案管理中心的建立，體現(xiàn)了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則”的精神，既有利于維護(hù)人事檔案信息的完整性與安全性，也符合新時代人事檔案作為一種信息資源的管理要求，即信息資源要進(jìn)行有效的整合與配置，進(jìn)而進(jìn)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，方便社會的利用。