淺談秘書人員如何做好企業辦公室業務

孫淋莉

辦公室是企業當中較為特殊的一個部門，它不同于技術、財務、經營等職能部門具有技術性、專業性的特點，對工作人員的綜合素質要求很高。所以作為辦公室秘書人員，要具備五種基本能力，才能把本職工作做實、做細、做活。

首先，要著力培養學習的能力。學習是工作之基，能力之源。對一個合格的秘書人員來說，具備淵博的知識，是做好自身工作的根本基礎。辦公室主要工作就是接人待物，行文發文，資料編寫，這三項工作對工作人員的知識水平、業務能力要求很高，既要熟悉企業的基本工作，又要有較高的政治理論水平。這就需要深厚的知識積累。那么，如何通過學習來提高工作能力呢？一是加大學習頻率。積極參加企業組織的業務培訓、技能考試等活動。對秘書人員來說，這些培訓都有很強的針對性，都是日常工作必需的，要真正把這些機會利用起來。二是豐富學習內容。企業組織的各種培訓活動，對做好工作來說是遠遠不夠的，要利用工作之余，既要立足工作需要設置學習內容，又要有目的、有針對性地多去接觸工作之外的知識，以達到開闊視野、增長才干的目的。

其次，要著力培養綜合協調的能力。辦公室是企業的綜合管理部門，主要承擔服務的職能，對外對內對上對下起著聯絡平衡、上情下達、下情上達的作用，是整個企業的紐帶和樞紐。這就需要秘書人員具備較強的綜合協調能力。所謂協，就是幫助，所謂調，就是平衡。兩者加起來，說明辦公室工作就是要在千絲萬縷的工作中，使工作做的順暢順便。如何才能在繁雜的辦公室工作中，變得游刃有余、左右逢源呢？一是正確定位工作角色。在具體工作處理中，角色定位出現偏差往往給工作帶來不必要的麻煩。怎么處理與上級、平級，與其他部門之間的關系，很大程度上決定著工作的成敗。所以，一定要擺正自己的位置。二是理順工作關系。領導布置的任務，牽涉哪些部門、哪些人員，相互之間是什么關系，需要怎么溝通聯系，一定要心中有數，切忌盲目處置，造成工作難以推進。三是正確處理人際關系。在工作中，既要重視工作效率，又要重視人際關系，盡量營造和諧融洽的氛圍，不要因為追求工作進度，而使自己處于尷尬的境地。

再次，要著力培養多謀善斷的能力。辦公室工作紛繁復雜，需要經常處置一些突發問題，更加需要秘書人員多謀善斷，以有效應對各種可以預料和難以預料的困難和挑戰。多謀就是長于謀略、謀劃，做到全面的謀，多方面的謀。全面的謀、多方面的謀，就是在事件處理過程中，既能抓住主要矛盾，又能帶動解決各種次要矛盾，既能把困難估計的充分，又能把辦法想的周全。這樣才能在復雜多變的形勢中贏得主動。善斷就是善于決策決斷。對秘書人員來說，越是情況復雜，越需要果斷決策的能力。能根據調查研究，制定各種解決方案，取長補短，優中選優，使得事件處置快速有效。

第四，要著力培養創新巧干的能力。辦公室工作千頭萬緒，既需要埋頭苦干的精神，更需要創新巧干的能力。就是說要會干事、干成事，用最好的方法、最快的時間，使各項工作完善完美的解決掉。這就需要秘書人員具備創新作為的能力。一是突破慣性思維。思想觀念決定思維方式。思想觀念解放了，就能以觀念障礙的突破帶動瓶頸制約的突破，以思想觀念的解放帶動打開工作的新局面。所以，秘書人員在思考問題時，要打破條條框框，多用逆向思維，跳出圈外看問題，就能把問題看的更清楚，方法想的更合理，工作處理的更順暢。二是創新工作方式。面對工作，要學會在千頭萬緒中抓住影響全局的關節點，少談“不可以”，多說“怎么辦”，多準備幾套方案，優中選優，就能使工作處理的更為迅速。

第五，要著力培養膽大心細的能力。辦公室工作多半責大擔重，工作要求嚴格，必須做到百密而無一疏。這就需要秘書人員，既要敢想敢干，又要謹慎穩妥。遇到工作不畏首不畏尾，能拿得起放得下，大膽的去干，集中全部心思和精力去推動落實，多想辦法，少談困難，多辦實事，少說空話。同時，又要認真對待自己所負責的工作，做起事來緊張不毛躁，一絲不茍，做到“踏石留印，抓鐵有痕”，不放過一絲疏漏。這樣才能把工作做的圓滿成功。

這五種能力是對辦公室秘書人員的最基本要求。作為辦公室秘書人員，一定要努力培養這五種能力。只有這樣，才能在零亂復雜的工作中，變得游刃有余、如魚得水。