分析檔案內(nèi)容管理模式運(yùn)用

汪得順

摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案內(nèi)容管理已經(jīng)成為信息保存、利用的主要途徑，保證檔案內(nèi)容的合理性，提高檔案資源的利用率，滿足用戶的各項(xiàng)需求。鑒于此，本文主要分析檔案內(nèi)容管理模式的運(yùn)用，希望能夠給相關(guān)學(xué)者提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案內(nèi)容管理模式；檔案管理

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案結(jié)構(gòu)也在不斷改變，檔案內(nèi)容管理模式主要以內(nèi)容管理思想為基礎(chǔ)，并合理運(yùn)用相關(guān)技術(shù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)管理一種管理方法。為了保證檔案內(nèi)容管理工作得以順利開展，本文主要分析檔案內(nèi)容管理模式的運(yùn)行，不斷提高檔案管理信息的準(zhǔn)確性。

一、檔案管理現(xiàn)狀

通過分析檔案管理現(xiàn)狀，能夠幫助檔案管理人員更好的明確檔案管理內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理主要采用紙質(zhì)管理方式，由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案內(nèi)容管理模式開始向信息化方向發(fā)展。檔案管理人員在實(shí)際工作中，對檔案內(nèi)容管理缺乏足夠的重視，降低檔案信息的準(zhǔn)確性。為了提高檔案信息的精確性，檔案內(nèi)容管理人員要結(jié)合實(shí)體檔案管理現(xiàn)狀，選擇合理的管理模式，保證檔案信息得到更好的利用。

檔案內(nèi)容管理模式的轉(zhuǎn)變，能夠提保證信息的準(zhǔn)確性，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作質(zhì)量。與傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理模式相比，數(shù)字化管理模式能夠保證檔案信息的連續(xù)性，進(jìn)一步提高了檔案信息資源的利用率。由于數(shù)字化管理模式具有操作方便、運(yùn)行穩(wěn)定等特點(diǎn)，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到檔案內(nèi)容管理工作中，幫助檔案管理人員更好的掌握檔案信息。

二、檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變

（一）檔案收集

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，管理人員需要收集大量的紙質(zhì)檔案，并做好相應(yīng)的保存工作，長時間作用下，紙質(zhì)檔案很容易發(fā)黃、變脆，檔案內(nèi)容模糊，在一定程度上降低了檔案信息的準(zhǔn)確性[14]。為了保證檔案收集工作的順利開展，管理人員運(yùn)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性，并能夠長期保存。由于檔案收集方式的轉(zhuǎn)變，給檔案內(nèi)容管理人員帶來極大便利。

（二）檔案保存

由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案保存方式也在不斷改變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存模式轉(zhuǎn)變成電子檔案管理模式，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案管理模式更加科學(xué)，能夠減少庫房的占用，幫助管理人員更好的查閱相關(guān)檔案，提高了檔案的保存質(zhì)量。檔案內(nèi)容管理人員在實(shí)際工作中，針對比較重要的檔案，要做好相應(yīng)的備份工作，避免檔案發(fā)生丟失。

（三）檔案新內(nèi)容

為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，管理人員要明確自身的工作職責(zé)，并結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，不斷規(guī)范檔案管理?xiàng)l例，做好數(shù)據(jù)分析工作。例如，針對重點(diǎn)檔案，為了避免黑客侵入，管理人員可以設(shè)置防火墻與殺毒軟件，定期清理計算機(jī)中的垃圾。檔案管理人員要不斷提高自身的管理水平，制定妥善的管理制度，保證檔案內(nèi)容的完整性[2]。

三、檔案內(nèi)容管理模式的合理運(yùn)用

（一）明確檔案內(nèi)容管理對象

為了保證檔案內(nèi)容得到更好的管理，運(yùn)用合理的管理模式非常重要，檔案管理人員要明確檔案內(nèi)容管理對象，并做好相應(yīng)的分析工作，不斷提高檔案信息的準(zhǔn)確性。如果檔案內(nèi)容比較復(fù)雜，管理人員可以針對檔案內(nèi)部信息的利用情況，進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計，明確檔案內(nèi)容中的重點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)管理。

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員可以利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理平臺，對檔案內(nèi)容進(jìn)行有效管理，不斷提高檔案內(nèi)容的真實(shí)性。另外，檔案管理人員也可以結(jié)合以往的管理經(jīng)驗(yàn)，詳細(xì)分析檔案內(nèi)部的重點(diǎn)內(nèi)容，并做好相應(yīng)的保密工作。通過明確檔案內(nèi)容管理對象，能夠保證檔案信息得到有效利用。

（二）將檔案管理與內(nèi)容管理進(jìn)行有效融合

受互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的影響，檔案內(nèi)容管理工作已經(jīng)引起人們的重視，人們在查閱檔案的過程中，主要閱讀檔案內(nèi)容，檔案管理人員要加強(qiáng)對檔案內(nèi)容的管理。將檔案管理與內(nèi)容管理進(jìn)行有效融合，能夠保證檔案內(nèi)容得到更好的管理與利用，滿足人們的閱讀需求[3]。人們通過閱讀檔案內(nèi)容，能夠了解最新信息，檔案管理人員在實(shí)際工作中，要充分利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)管理，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。

除此之外，檔案管理能夠?yàn)閮?nèi)容管理提供良好借鑒，由于檔案管理體系比較健全，檔案管理人員可以結(jié)合檔案管理體系的運(yùn)行情況，構(gòu)建合理的檔案內(nèi)容管理制度，進(jìn)一步提高檔案管理內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完整性。將檔案管理與檔案內(nèi)容管理進(jìn)行有效融合，能夠保證檔案內(nèi)容管理制度得到更好的完善，提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，為人們提供更好的服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案知識管理

為了不斷提升檔案管理人員的管理水平，企業(yè)要不斷加強(qiáng)管理人員的檔案知識管理培訓(xùn)，充分激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新思維，從根本上保證檔案內(nèi)容得到更好的管理。管理人員要明確檔案管理與檔案內(nèi)容管理之間的區(qū)別，檔案管理能夠?yàn)闄n案內(nèi)容管理提供理論支持，管理人員可以將檔案管理與內(nèi)容管理進(jìn)行有效結(jié)合，充分體現(xiàn)檔案內(nèi)容的價值。

除此之外，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步，很多企業(yè)運(yùn)用檔案進(jìn)行知識管理，從而提升企業(yè)的市場競爭力[4]。檔案知識管理主要分為兩部分，分別是顯性知識管理與隱性知識管理，其中，顯性知識可以通過語言與文字進(jìn)行表述，這部分知識也可以采用文字形式進(jìn)行保存，隱性知識很難用文字與語言表達(dá)。檔案管理人員可以結(jié)合檔案內(nèi)容實(shí)質(zhì)，將檔案內(nèi)容進(jìn)行有效管理。檔案內(nèi)容管理是檔案管理的基礎(chǔ)，通過不斷加強(qiáng)檔案知識管理，能夠提高檔案管理人員的管理水平，滿足企業(yè)檔案管理需求。

四、結(jié)束語：

綜上所述，通過明確檔案內(nèi)容管理對象、將檔案管理與內(nèi)容管理進(jìn)行有效融合、加強(qiáng)檔案知識管理，能夠保證檔案內(nèi)容得到更好的管理，幫助檔案管理人員更好的明確自身工作職責(zé)，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。檔案管理人員在實(shí)際工作中，要明確企業(yè)的發(fā)展方向，不斷學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案內(nèi)容管理模式，并合理運(yùn)用，保證我國檔案內(nèi)容管理得到更好的完善。

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