試析基于PPT模版的WORD文檔幻燈片轉(zhuǎn)換方法

中國石油化工股份有限公司廣州分公司 杜文曉

在日常工作中，經(jīng)常需要把一編寫好的WORD匯報文檔制作成固定標準版式的幻燈片，經(jīng)常要花費幾個小時的時間來復制粘貼，調(diào)整字體和行距，效率極低，并且容易遺漏部分內(nèi)容，特別是帶有很多表格的，設置格式更是難題。

一、設計思路

首先是做好幻燈片模版，模版按照要求的標準格式，設計有標題頁、目錄頁、摘要頁、內(nèi)容頁、表格頁和結束頁，標題頁、目錄頁、摘要頁的文本框填寫“一”，內(nèi)容頁的標題和內(nèi)容文本框填寫“一”或“1”，方便識別控件，以便修改內(nèi)容，并設置要求的字體和行距。在幻燈片模版內(nèi)容頁的內(nèi)容文本框嘗試填寫內(nèi)容，確定可容納的每行字數(shù)和最多的行數(shù)。

利用VBA語言，調(diào)用POWERPOINT，設計了自動轉(zhuǎn)換和分頁程序。用VBA讀取WORD文檔每個段落的內(nèi)容，若為第1段落則在幻燈片結束頁前增加標題頁并修改內(nèi)容;其它段落時，主頁標識為真則在幻燈片結束頁前增加摘要頁并修改內(nèi)容，若主頁標識為假則按內(nèi)容特征在結束頁前自動增加內(nèi)容頁和表格頁。讀取內(nèi)容特征分為判斷是否為表格，若是則繼續(xù)讀取；判斷表格讀取完畢時，若之前有內(nèi)容則增加內(nèi)容頁，內(nèi)容清空，并增加表格頁；判斷開頭是否“一、”和“二、”等，若之前有內(nèi)容則增加內(nèi)容頁，內(nèi)容清空，標識為頁標題；判斷內(nèi)容的行數(shù)是否超過限制，若是增加一內(nèi)容頁并繼續(xù)讀取，否則內(nèi)容增加，行數(shù)增加。這過程當中匯總目錄，完畢后修改目錄頁內(nèi)容，再把5個模版幻燈片刪除，幻燈片制作完成。流程圖如圖1所示。

標題頁、目錄頁、摘要頁和內(nèi)容頁增加時都是在結束頁前增加新頁，然后查找該頁內(nèi)容為“一”或“1”的控件，找到后把它的內(nèi)容修改為需要的內(nèi)容，并設置成需要的格式，如內(nèi)容頁可把行距按行數(shù)設置為1、1.2或1.4等。

表格頁則是在結束頁前增加新頁，把文檔中指定的表格復制，在幻燈片中粘貼后，設置表格為需要的格式。

圖1 流程圖

使用時需要先檢查WORD文檔格式，修改第一段為標題，編號修改成“一、”等格式，修改后執(zhí)行VBA宏生成幻燈片，然后手工調(diào)整一下格式，并核對一下，一個很好的幻燈片就很快生成了。

二、技術難題

（1）VBA是WORD軟件和POWERPOINT軟件都自帶的可編程語言，在這兩個軟件當中都可以使用，是面向?qū)ο蟮某绦蛟O計語言，設計很方便。當然對于使用者來說也很方便，使用時只要允許宏運行，并執(zhí)行宏就可以操作該程序了。所以這里采用VBA進行設計。

（2）WORD文檔的內(nèi)容如何讀?。河肳ORD軟件中的VBA就可很方便地讀取WORD文檔的內(nèi)容，讀取時先取得段落總數(shù)，然后按段落進行讀取各段落的內(nèi)容。

（3）WORD文檔的表格如何判斷：段落內(nèi)容如果有表格時，連續(xù)讀取的這些段落內(nèi)容開頭的文本都為chr(13)+ chr(7)，判斷這個內(nèi)容就可增加表格頁。

（4）WORD文檔如何判斷小標題：段落內(nèi)容如果含有“一、”、“二、”等內(nèi)容時可標識為小標題，這樣來簡化程序的設計。當然按照寫文章的習慣可以把標識修改為其它格式。也可預先處理文擋為“一、”等格式來簡化處理。

（5）POWERPOINT文檔如何生成：用WORD軟件中的VBA先打開POWERPOINT應用對象，然后在應用對象中打開模版文檔，先知道“結束頁”的幻燈片的編號，然后給該幻燈片的name賦值，把對應的模版頁復制，然后在“結束頁”幻燈片前面粘貼增加就可得到需要的頁了，增加完再把做為模版頁的幻燈片刪除就可得到該文件。

（6）POWERPOINT如何修改內(nèi)容：首先是用遍歷該幻燈片的各個SHAPE對象，如果該對象的文本內(nèi)容為“一”或“1”就可以得到我們需要的控制對象，然后就可以修改該控制對象的文本內(nèi)容為我們需要的內(nèi)容。

（7）POWERPOINT如何增加表格：在POWERPOINT中雖然可以用VBA直接生成表格，然后再填寫內(nèi)容，設置格式，但程序量會大大增加，并且程序執(zhí)行時間也會大大增加。我采用把WORD文檔中指定的表格復制，在幻燈片中直接粘貼，然后再設置表格為需要的格式。這樣做的好處是大大減少程序語言，執(zhí)行時間也很快。

（8）POWERPOINT如何自動分頁：先在幻燈片模版內(nèi)容頁確定可容納的每行字數(shù)和最多的行數(shù)，然后根據(jù)內(nèi)容確定增加該頁，并可設計自動行距，來減少幻燈片的手工調(diào)整量。

三、結束語

VBA用PPT模版把WORD文檔轉(zhuǎn)換成幻燈片，經(jīng)過多次使用可以發(fā)現(xiàn)，使用很方便，內(nèi)容轉(zhuǎn)換準確度百分之百，再加上手工調(diào)整時間，以前需要1、2小時才能完成的幻燈片在十幾分鐘就可完成了，工作效率大大提高。