新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討

孟祥峰

【摘要】新形勢下，隨著信息時代的到來，檔案管理工作的重要性越來越高，由此對檔案管理工作的規(guī)范化的要求也越來越高。本文首先闡述了檔案管理工作的重要性，并分析了檔案管理工作的現(xiàn)狀，進而提出了現(xiàn)階段檔案管理工作規(guī)范化的主要措施，希望能夠促進檔案管理工作順利開展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理工作 大數(shù)據(jù) 規(guī)范化

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據(jù)，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。檔案管理也成為檔案工作，是指將檔案信息和檔案實體進行管理，并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。檔案管理工作對我國現(xiàn)代機關(guān)企事業(yè)單位的制度和健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，特別是對一個單位的科學化管理、發(fā)展、進步會起到不可估量的作用。

傳統(tǒng)的檔案管理方式，很難適應不斷改革深化的管理工作。一是資料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服務方式單調(diào)。只滿足于工作需要，缺乏將工作與本地區(qū)的經(jīng)濟和社會發(fā)展結(jié)合起來的意識，電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機結(jié)合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現(xiàn)功能。科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

一、檔案管理工作的重要性

科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同單位經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，規(guī)范檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中竟爭力具有重要意義。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）不重視檔案管理工作

檔案管理工作在各行業(yè)中都發(fā)揮著重要的作用，能夠提供與工作相關(guān)的重要信息，還能幫助工作人員減少查看資料信息的時間。但是，很多工作人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，從而會出現(xiàn)工作不認真的現(xiàn)象，導致相關(guān)工作措施不能得到落實，并且不能保證檔案的完整和安全。此外，很多行業(yè)的領導也不重視檔案管理工作，在檔案管理方面的投入非常少。

（二）檔案管理工作的制度不完善

檔案作為永久保存資料，儲存有海量的信息資源，是信息資源的聚焦體，但是由于管理方式的落后、工作制度不完善等原因，這些信息資源寶藏并沒有得到有效地開發(fā)和利用。目前，我國很多行業(yè)的檔案管理工作并沒有制定完善的管理制度，從而導致檔案管理工作人員頻頻出錯，從而會影響工作效率。同時，由于沒有完善的檔案管理工作制度，導致很多工作人員都是根據(jù)自己的經(jīng)驗和前人的經(jīng)驗管理檔案，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)較低

目前，大數(shù)據(jù)伴隨著云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的成熟而迅速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子文件的管理、檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份等，很多崗位都需要知識型人才，檔案管理工作也是如此，相比其他職位來說，更加需要知識型人才。目前，紙質(zhì)檔案開始向電子檔案轉(zhuǎn)變，這就要求工作人員要能熟練操作計算機，還要有專業(yè)的檔案管理知識。但是，我國各行業(yè)普遍存在檔案管理人員素質(zhì)較低的問題。很多檔案管理人員的文化水平低，也不具備相應的專業(yè)知識，對檔案管理流程更是不了解。同時，一些檔案人員都是從其他部門轉(zhuǎn)過來的，還有相當一部分是兼職。此外，很多檔案管理年齡都很大，也不能熟練操作計算機，不利于檔案管理信息化。

三、切實加強依法管理檔案的工作力度

（一）加強頂層設計，嚴格規(guī)范標準

各省、地市級檔案行政管理部門要加強與省、地市級民政、社工等部門的溝通協(xié)調(diào)，爭取相關(guān)部門對檔案管理工作的理解和支持，做好各省、地市檔案行政規(guī)范性文件的制定工作，協(xié)調(diào)與民政、社工等部門共同制發(fā)。積極組織地市縣級檔案局做好規(guī)范性文件的宣貫，確定工作目標，提出工作標準，明確工作要求。同時加強對檔案管理工作的宏觀監(jiān)督指導和調(diào)研工作，發(fā)現(xiàn)各部門好的做法，及時認真研究，總結(jié)經(jīng)驗，樹立典型，做好宣傳和推廣，以點帶面，帶動整個區(qū)域地區(qū)檔案管理工作全面提升。

（二）加強建章立制，抓好層層落實

檔案部門領導要通過各種途徑，加強與主管機關(guān)的溝通與聯(lián)系，爭取當?shù)匦姓芾聿块T的支持，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造必要的條件。要明確一名分管領導具體負責檔案工作，選用責任心強、業(yè)務素質(zhì)好的同志擔任專（兼）職檔案人員。要在構(gòu)建和諧外部大環(huán)境的基礎上，營造良好的檔案管理工作小環(huán)境，最大程度上保持檔案管理人員崗位的相對穩(wěn)定，通過提供晉升機會和待遇等方法，加強對檔案管理人員的崗位吸引力，使檔案管理工作開展得更好。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作可以說是各行業(yè)工作的重中之重，因此各行業(yè)要重視檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，檔案管理人員要認清自己的工作職責，擺正自己的工作位置，要堅守崗位，履行職責。其次，檔案管理人員要定時對檔案進行查驗，要及時找回出現(xiàn)遺漏的檔案，從而提高檔案管理的效率。最后，在進行檔案管理工作的同時，檔案管理工作人員也要不斷創(chuàng)新管理觀念，要隨著時代變化不斷更新觀念，避免出現(xiàn)思想觀念過于陳舊。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的規(guī)范化不僅能夠提升地方管理部門的政績，還能通過合理開發(fā)檔案服務工作，提升檔案管理部門的服務水平，同時對檔案管理工作者自身價值的體現(xiàn)也起著重要的作用。現(xiàn)在，我們必須搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國社會制度特有的管理優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化，與時俱進，開拓創(chuàng)新，創(chuàng)造檔案管理工作的新局面。