檔案記憶觀視野下的檔案管理分析

王艷霞

【摘要】檔案記錄是傳承文化傳統(tǒng)的主要渠道，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量日益增加，在充實(shí)檔案的同時(shí)也對(duì)檔案管理提出了更高的要求。對(duì)于行政單位機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，檔案管理不僅記錄了行政單位機(jī)關(guān)創(chuàng)建信息，發(fā)展信息，還記錄了壯大信息，將檔案與相關(guān)發(fā)展記憶進(jìn)行聯(lián)系，有利于提升決策有效性，促進(jìn)行政單位機(jī)關(guān)發(fā)展，所以，本文在了解檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上從檔案記憶觀視野對(duì)檔案管理展開(kāi)敘述，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案記憶觀 檔案管理

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理在社會(huì)信息管理中發(fā)揮著日益顯著的作用，越來(lái)越受到行政單位機(jī)關(guān)的關(guān)注與重視。行政單位機(jī)關(guān)在不斷的發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)、管理等多種類型的信息，長(zhǎng)期、有效的進(jìn)行信息管理，是促進(jìn)行政單位機(jī)關(guān)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的重要保障。但在檔案記憶觀快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)單一化的檔案管理方式逐漸暴露出一些問(wèn)題，將檔案記憶觀和行政單位機(jī)關(guān)相聯(lián)系，進(jìn)行管理方式創(chuàng)新，是行政單位機(jī)關(guān)發(fā)展的重要趨勢(shì)。本文主要針對(duì)檔案記憶觀視野下的檔案管理進(jìn)行分析與探討。

一、檔案記憶觀的相關(guān)概述

一方面就檔案記憶觀概念來(lái)說(shuō)，檔案記憶觀是在檔案界取得快速發(fā)展的檔案管理及記錄的意義認(rèn)知，任何規(guī)模的行政單位機(jī)關(guān)在發(fā)展過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)，而檔案管理是保存這些數(shù)據(jù)，記錄行政單位機(jī)關(guān)整個(gè)發(fā)展過(guò)程的有效方式，具有重要意義。檔案記憶觀強(qiáng)調(diào)檔案記憶與群眾歷史記憶的結(jié)合，對(duì)其社會(huì)責(zé)任的發(fā)揮具有促進(jìn)作用，對(duì)社會(huì)記憶來(lái)說(shuō)，檔案記憶觀占據(jù)著至關(guān)重要的地位。

另一方面就檔案記憶屬性來(lái)說(shuō)，檔案記憶觀主要涉及三種屬性，即數(shù)據(jù)屬性，檔案和記憶基本一致，均可作為數(shù)據(jù)記錄載體；情緒屬性，檔案情緒屬性易受數(shù)據(jù)屬性的影響，但情緒屬性在條件反射氛圍層次不高的狀態(tài)下可以獨(dú)立存在；可保存屬性，記憶在信息存儲(chǔ)方面具有較大的優(yōu)勢(shì)，故而得名，人腦與具有與人腦功能相似的載體能夠進(jìn)行記錄并加以保存，在有需要時(shí)會(huì)再次返現(xiàn)，需要注意的是，各載體無(wú)論是保存模式還是返現(xiàn)方式都有所差異。

二、檔案記憶觀視野下的檔案管理策略

（一）基于檔案收集建立組織記憶

記憶主要由個(gè)人記憶、社會(huì)記憶與集體記憶等組成，行政單位機(jī)關(guān)組織記憶指的是工作人員對(duì)行政單位機(jī)關(guān)認(rèn)同的具體表現(xiàn)，在行政單位機(jī)關(guān)的發(fā)展過(guò)程中，只有不斷進(jìn)行組織記憶傳承，才能取得良好發(fā)展。需要注意的是，無(wú)論是記憶的存在還是記憶的流傳都離不開(kāi)載體的支撐，檔案管理不僅記錄了行政單位機(jī)關(guān)創(chuàng)建信息，發(fā)展信息，還記錄了壯大信息，換言之，檔案管理是行政單位機(jī)關(guān)發(fā)展的重要記憶，所以，基于檔案收集建立完整的組織記憶至關(guān)重要。

（二）提高對(duì)內(nèi)部檔案管理的重視

行政單位機(jī)關(guān)在構(gòu)建健全內(nèi)部檔案的基礎(chǔ)上還應(yīng)強(qiáng)強(qiáng)化檔案資料整理，進(jìn)一步提升檔案應(yīng)用方便性與有效性。通常，檔案管理員應(yīng)采取有效措施進(jìn)行內(nèi)部記憶收集，做好檔案保管工作，為提升資料合理性與客觀性提供保證，組織記憶則是以記錄當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、行政單位機(jī)關(guān)發(fā)展進(jìn)程為主，不僅要做好工作人員信息資料錄入工作，還需錄入部門運(yùn)行材料，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行資料整理，有利于提升行政單位機(jī)關(guān)核心竟?fàn)幜Αn案具有真實(shí)性屬性，目前越來(lái)越多的行政單位機(jī)關(guān)認(rèn)識(shí)到檔案這一屬性的重要性，并具有充分認(rèn)知，更加注重檔案內(nèi)容的分析與鑒定，然而，行政單位機(jī)關(guān)檔案資料存在一定的復(fù)雜性，行政單位機(jī)關(guān)需要在了解自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行資料類別區(qū)分及檔案真實(shí)性鑒定，為檔案管理提供便利。

（三）做好檔案信息開(kāi)發(fā)與利用工作

對(duì)行政單位機(jī)關(guān)而言，收集與整理檔案信息的主要目的在于提升檔案信息作用與價(jià)值。建立組織記憶，在增強(qiáng)工作人員歸屬感與認(rèn)同感方面具有重要促進(jìn)作用，只有工作人員對(duì)行政單位機(jī)關(guān)產(chǎn)生強(qiáng)烈的歸屬感與認(rèn)同感，才能更好地促進(jìn)行政單位機(jī)關(guān)發(fā)展。進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理者需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理效果整合，在此基礎(chǔ)上采取合適的方式進(jìn)行展現(xiàn)，以此達(dá)到激發(fā)工作人員工作參與、提升行政單位機(jī)關(guān)組織記憶的目的。需要注意的是，在進(jìn)行檔案信息及其效果展現(xiàn)前，檔案管理者需要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，如考量工作人員的參與性、興趣愛(ài)好、心理特征等，最大限度地保證整個(gè)展現(xiàn)過(guò)程的完整性與有效性，得到工作人員的認(rèn)可與接受。

（四）維護(hù)檔案安全

雖然數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)檔案在很多方面存在優(yōu)勢(shì)，但在具體構(gòu)建與運(yùn)用的過(guò)程中依舊存在安全隱患，行政單位機(jī)關(guān)應(yīng)做好以下幾方面工作，最大限度地維護(hù)檔案安全，保證記憶完整性，具體來(lái)說(shuō)：首先，對(duì)當(dāng)前的安全系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，以安全系統(tǒng)更新升級(jí)方式提升系統(tǒng)病毒防御能力，進(jìn)而避免系統(tǒng)遭受病毒入侵；其次，發(fā)揮檔案技術(shù)監(jiān)控系統(tǒng)作用，對(duì)檔案技術(shù)監(jiān)控系統(tǒng)模式進(jìn)行創(chuàng)新與強(qiáng)化，有利于提升監(jiān)控效率與質(zhì)量，在發(fā)生異樣操作時(shí)，相關(guān)工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并做好處理工作，有效控制檔案危性發(fā)生率；最后，做好長(zhǎng)期可讀形式實(shí)施工作，長(zhǎng)期可讀形式對(duì)資料被篡改具有良好的控制作用，且具有明確規(guī)定的檔案查看權(quán)限，最大限度地降低了人為性危性發(fā)生率。

三、結(jié)論

總而言之，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，提升檔案管理效率與質(zhì)量，是增強(qiáng)工作人員歸屬感、激發(fā)工作人員工作熱情、提升行政單位機(jī)關(guān)形象與知名度的有效渠道。因此，在檔案記憶觀視野下，行政單位機(jī)關(guān)需要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理理念，建立完整的組織記憶，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案資料整理、運(yùn)用的科學(xué)性與合理性，從而達(dá)到提升檔案利用價(jià)值、促進(jìn)行政單位機(jī)關(guān)發(fā)展的目的。

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