淺談中國石油遼寧銷售公司協(xié)同辦公系統(tǒng)

劉鐵軍 中國石油遼寧銷售公司信息化管理處

2016年之前，中國石油遼寧銷售公司除了公文審批及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程審批外，庫站到分公司，分公司到省公司其他的審批（如加油站維修審批、請假審批、辦公用品審批等）業(yè)務(wù)多以紙質(zhì)方式完成，審批效率相對較低，未完全實(shí)現(xiàn)無紙化辦公；公司內(nèi)除了主營業(yè)務(wù)以外的數(shù)據(jù)報(bào)送多以人工上報(bào)，手工匯總為主（如省公司找地市分公司需要的日常數(shù)據(jù)、地市分公司找加油站要的日常數(shù)據(jù)），工作效率低，可追溯性、數(shù)據(jù)共享性低；公司之前信息傳遞以QQ、微信、郵箱為主，功能局限，不能滿足企業(yè)精細(xì)化管理的發(fā)展需要。終上所述，遼寧銷售公司急需建設(shè)一套辦公管理軟件，以服務(wù)于公司日常管理與業(yè)務(wù)經(jīng)營，以滿足管理提升和降本增效的需要。

1 協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

通過建立協(xié)同辦公系統(tǒng)，打破部門交叉審批瓶頸，減少紙質(zhì)傳遞，圍繞人和業(yè)務(wù)全面覆蓋省公司、地市分公司及庫站，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理無障礙，協(xié)同管理、移動辦公、精細(xì)管理的思想貫穿始終；實(shí)現(xiàn)多口徑數(shù)據(jù)共享、知識共享、流程共享、資源共享、消除信息孤島；通過流程梳理和優(yōu)化，所有工作有跡可尋，借助系統(tǒng)閘口提高管理水平，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，從而規(guī)范管理；通過預(yù)警提醒中心，流程績效評估，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)集成從而提高工作效率。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)概況

遼寧銷售公司協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)分兩期實(shí)施。 項(xiàng)目一期2016年10月上線，平臺中建立組織機(jī)構(gòu)1959個，覆蓋公司機(jī)關(guān)、二級單位及所屬庫、站；創(chuàng)建賬號總數(shù)9162個；開發(fā)功能108項(xiàng)，涉及16條專業(yè)線；項(xiàng)目二期2108年3月上線，開發(fā)功能42項(xiàng)并進(jìn)行系統(tǒng)主頁面的改版。

系統(tǒng)建設(shè)的功能涉及公司日常運(yùn)營管理的諸多方面，涵蓋公司兩級機(jī)關(guān)、油庫、加油站，經(jīng)過1年多的運(yùn)行，辦公事務(wù)“上協(xié)同、用系統(tǒng)、走流程”已深入人心。經(jīng)過階段性的磨合調(diào)整，頂層設(shè)計(jì)的流程更加符合實(shí)際應(yīng)用，員工對制度、流程的理解更加深刻，對系統(tǒng)的依賴程度更高，目前，協(xié)同辦公系統(tǒng)中全公司日均發(fā)起流程200余項(xiàng)，系統(tǒng)建設(shè)之初的預(yù)期（管理提升、管控落地、降本增效）已基本實(shí)現(xiàn)，應(yīng)用效果逐漸顯現(xiàn)。

協(xié)同辦公系統(tǒng)是以服務(wù)為導(dǎo)向的知識化信息平臺，為省、市、庫站各層級員工提供統(tǒng)一的工作門戶，整合用戶的事項(xiàng)、文檔、協(xié)作和任務(wù)等項(xiàng)目。該系統(tǒng)作為總部統(tǒng)建系統(tǒng)的延伸應(yīng)用，其功能將涵蓋公司行政管理的各個方面，滿足企業(yè)精細(xì)化管理要求。

通過系統(tǒng)的應(yīng)用基本取代了紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，促進(jìn)了各部門、各崗位之間業(yè)務(wù)協(xié)同；通過先進(jìn)的工作流引擎覆蓋各類辦公流程，如呈批件、公文管理、任務(wù)管理、督查督辦、資源管理（車輛、會務(wù)、印章、證照）等，全面提升業(yè)務(wù)審批效率。

3 協(xié)同辦公系統(tǒng)功能示意圖

上圖為遼寧銷售公司協(xié)同辦公系統(tǒng)包含的所有功能模塊。

4 結(jié)束語

協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式，其發(fā)展速度非常快，最終將成為人們重要的辦公平臺。本文目的在于介紹協(xié)同辦公系統(tǒng)在遼寧銷售公司日常工作中的推廣應(yīng)用，為我們工作提供了很多便利,協(xié)同辦公系統(tǒng)優(yōu)化了現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。總之，協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用大大提高了中國石油遼寧銷售公司辦公效率，助力企業(yè)更好更快發(fā)展。