再談檔案整理合格證及檔案進(jìn)館問題

梁艷麗

筆者在《檔案整理合格證的“尷尬”一文》中寫道，檔案整理合格證之所以處于尷尬的境地，原因有三：一是在檔案整理不夠規(guī)范的情況下開具與領(lǐng)取合格證不合適;二是檔案整理是否合格沒有規(guī)范的界定標(biāo)準(zhǔn);三是檔案整理合格證不是檔案能順利進(jìn)館的通行證。

提出問題是為了解決問題，分析檔案整理合格證的尷尬是為了改進(jìn)檔案行政指導(dǎo)，緩解檔案行政指導(dǎo)與檔案接收征集進(jìn)館的矛盾。鑒于此，筆者認(rèn)為，檔案局（館）有關(guān)人員需要在以下三個方面下功夫。

首先，加強前端培訓(xùn)，中端指導(dǎo)。檔案整理合格證是在檔案整理完畢之后開具的。也就是說，當(dāng)各單位檔案工作人員完成上年度歸檔文件的收集、分類、排列、編號、編目、裝盒后，帶著歸檔文件目錄、整理好的不同期限的檔案若干盒，前去當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對本單位檔案整理質(zhì)量的審核。此時，檔案整理已經(jīng)定型：組件已定、裝訂完畢、類別確定、保管期限已定、件號已定。若業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對某一份文件的裝訂方式、裝訂順序、排列次序、保管期限等提出疑問，要求更改，并非易事。因為歸檔章已蓋，目錄已打印，檔案盒脊背已填寫，牽一發(fā)而動全身。對于既成事實，審核時的指導(dǎo)意見多少有點“馬后炮”的感覺。正因為檔案整理具有這樣的特點，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)加強前端培訓(xùn)，中端指導(dǎo)。比如，年初及時掌握各單位檔案工作人員變動情況，在檔案收集階段就組織對新檔案工作人員及檔案整理業(yè)務(wù)水平有待提高人員的培訓(xùn)。在檔案整理過程中，密切聯(lián)系、時刻關(guān)注，采取電話指導(dǎo)、微信指導(dǎo)、QQ指導(dǎo)、現(xiàn)場指導(dǎo)、參觀學(xué)習(xí)、示范引領(lǐng)、結(jié)對幫扶等方式，把規(guī)范的整理標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的整理流程、必備的整理技能及時傳授給檔案整理人員，不斷提高檔案整理規(guī)范性。

其次，加強對業(yè)務(wù)檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)。多年來，檔案行政管理部門重文書檔案、輕業(yè)務(wù)檔案已是不爭的事實;檔案整理質(zhì)量審查重文書檔案，輕業(yè)務(wù)檔案也是不容忽視的問題。《檔案法》第十條第一款規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。各單位性質(zhì)不同，職能不同，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案也不同。如檔案部門業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容包括檔案行政執(zhí)法檢查、檔案行政指導(dǎo)等;工商部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容則包括企業(yè)法人登記、個體工商戶、商標(biāo)等;民政部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容則涵蓋城鄉(xiāng)居民最低生活保障、傷殘撫恤、殯葬服務(wù)、婚姻登記等。盡管從文書檔案上也能看出各單位檔案內(nèi)容的差別，但真正反映本單位主要職能的，應(yīng)該是業(yè)務(wù)檔案。近年來，國家檔案局先后印發(fā)了兩批100種《國家基本專業(yè)檔案目錄》，并會同有關(guān)主管部門，相繼出臺了《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》《水利水電工程移民檔案管理辦法》《國土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》等一系列規(guī)范性文件，使建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系變得真真切切，使檔案行政管理部門對業(yè)務(wù)檔案的指導(dǎo)有據(jù)可依。習(xí)近平總書記在十九大報告中指出：“全黨必須牢記，為什么人的問題，是檢驗一個政黨、一個政權(quán)性質(zhì)的試金石。”檔案部門肩負(fù)著為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的光榮職責(zé)，應(yīng)深刻領(lǐng)會黨和人民的辯證關(guān)系。從權(quán)為民所用、情為民所系、利為民所謀，到人民對美好生活的向往，就是我們的奮斗目標(biāo)，樸實的話語昭示了中國共產(chǎn)黨以人民為中心的執(zhí)政追求。沒有中國共產(chǎn)黨就沒有新中國，沒有廣大人民的衷心擁護(hù)，中國共產(chǎn)黨就失去了執(zhí)政之基。從這個意義上講，為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)是統(tǒng)一的，三者統(tǒng)一于檔案部門收集、管理、利用的檔案工作實踐中，統(tǒng)一于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、接收進(jìn)館過程中。

最后，加強與檔案館接收征集工作的銜接。《檔案法》第十一條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”對于保管期限是永久和30年的檔案而言，各單位的綜合檔案室只是一個暫時的棲身之地，檔案館才是它們的最終歸宿。不可否認(rèn)，檔案整理仍是一項龐大的人工活動，盡管可以借助外力通過購買服務(wù)進(jìn)行，但沒有哪個單位希望當(dāng)年整理一次，進(jìn)館時再整理一次。在現(xiàn)行體制下，檔案局（館）基本有兩種模式：一種是局、館合署辦公，一個是一個機構(gòu)，兩塊牌子;一種是局館分設(shè)，局是館的上級機關(guān)，館是局的二級機構(gòu)。無論哪種模式，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和接收征集基本上都分屬兩個不同的科室。盡管如此，從本質(zhì)上講，局、館是一家。對于檔案整理質(zhì)量的審核和把握，筆者認(rèn)為，指導(dǎo)人員和接收人員要有三個起碼的認(rèn)識：第一，檔案整理不同于工業(yè)產(chǎn)品機械化生產(chǎn)，從收集、分類、排列到編號、編目，人的因素影響其中，貫穿始終，要求各單位整理質(zhì)量像一個模子刻出來的一樣整齊劃一是不現(xiàn)實的。第二，從職能上講，《檔案法》第六條第二款規(guī)定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織實行監(jiān)督和指導(dǎo)。”《河南省檔案管理條例》第十六條規(guī)定：“對向國家檔案館移交檔案的范圍和技術(shù)要求有異議的，由同級檔案行政管理部門協(xié)調(diào)處理和決定。”檔案法律法規(guī)賦予了檔案行政管理部門對本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)的指導(dǎo)職能，以及對移交檔案技術(shù)要求的協(xié)調(diào)處理和決定職能。檔案館應(yīng)制定科學(xué)、合理、規(guī)范、完善的進(jìn)館檔案整理規(guī)范，并不得與法律法規(guī)尤其是檔案工作規(guī)范性文件相沖突。接收人員應(yīng)擺正自己的位置，妥善處理好進(jìn)館檔案接收事宜，避免讓進(jìn)館單位人員產(chǎn)生檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)高于甚至不同于檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的錯覺和誤會。第三，《檔案法》第八條規(guī)定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。”檔案館有整理檔案的職能，這其中的整理包括對進(jìn)館檔案的二次整理，使之更便于管理和利用。檔案館工作人員畢竟是專門從事檔案工作的人員，相較各單位檔案員尤其是兼職檔案員有明顯的業(yè)務(wù)優(yōu)勢。當(dāng)然，筆者并不是說檔案館要無條件、無原則地接收各立檔單位的檔案，而是在檔案整理沒有明顯失誤、重大錯誤、基本符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的前提下避免讓各單位對檔案整理進(jìn)行大返工，甚至拆卷、更換檔案封面乃至目錄。利用原有檔案的整理基礎(chǔ)，保持檔案的原有歷史面貌，既是對歷史的承認(rèn)，也是對歷史的尊重。反之，以不規(guī)范、不工整為名要求拆卷，重新打印檔案封面、目錄，以機打形式代替手工填寫的封面目錄既沒有工作依據(jù)，更是對檔案工作原則的粗暴違反，是對檔案形成者、整理者的不尊重，也抹掉了檔案的原始性。

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（作者單位：上海大學(xué)圖書情報檔案系? 來稿日期：2017-12-14）