農場檔案管理工作的認識與提升

龐曉悅

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。也是國家檔案事業最基本的組成部分。就農場而言，檔案管理工作在推動農場各項經濟、文化事業向更好方向發展中起到了至關重要的作用。但對于一般從事檔案管理的工作人員來說。不能夠準確認識自身從事工作的性質與特點。只是盲目的執行，這樣勢必造成檔案管理工作水平欠佳。因此要想做好檔案管理工作。必須認識檔案，然后才可行之有效地對其進行管理。本文從檔案管理工作實質人手，介紹該項工作的特點及內容。進一步聯系農場檔案工作實際。闡明如何提升農場檔案管理工作水平。

1對檔案工作的認識

1.1檔案的收集。檔案的收集是檔案管理工作的實際起點。主要指檔案室和檔案館接收和征集檔案及有關文獻。包括檔案室對本單位歸檔案卷的接收、檔案館對現行機關或撤銷機關移交檔案的接收、對社會各界人士捐贈檔案的接收、對散存在社會上的檔案和有關文獻的接收。檔案收集的基本任務是將應收藏的檔案集中到檔案機構中。即“化分散為集中”。便于保管及利用。

1.2檔案的整理。檔案的整理是檔案管理工作的核心部分，主要指將零散文件分門別類地組成檔案有機體。包括全宗的劃分和排列、全宗內分類、文書立卷、案卷排列與編號、案卷目錄的編制等一系列業務環節。檔案整理的基本任務是建立檔案實體的管理秩序。使所保存的檔案有序化、條理化。為整個檔案管理工作創建一個嚴格有序的工作基礎。即“化零散為系統”，便于保管和利用。

1.3檔案的鑒定。檔案的鑒定是指對檔案保存價值的鑒定。是鑒定檔案價值的大小、確定檔案的保管期限及決定檔案存毀的一項工作。檔案鑒定的基本任務是通過對檔案的原始價值及情報價值（有用性）的鑒別判定，淘汰無保存價值和保管期限已滿的檔案，存留檔案中的有用部分。

1.4檔案的保管。檔案的保管是指對已經整理好并已存入庫房及其柜架中的檔案進行日常維護和管理。檔案保管的基本任務有兩個：一是維護檔案實體的管理秩序。使檔案在庫房中存放和使用時始終有序；二是保護檔案實體。使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害。盡量延長檔案的“壽命”。

1.5檔案的統計。檔案的統計是指以表格、數字等形式全面地反映檔案、檔案工作和檔案事業狀況。包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用情況以及檔案機構、人員、經費、設備的登記和統計。檔案統計所取得的統計信息。不僅可以為整個檔案管NT作提供真實可靠的原始數據、基本事實。還可以為重大的工作決策提供強有力的基礎信息支持。使決策更為科學。

1.6檔案的檢索。檔案的檢索是指對所存檔案信息的查檢尋找。其基本任務是運用一系列專門方法將檔案的信息內容進行加工處理。編制成各種各樣的檢索工具（目錄），并運用這些檢索工具為人們查找到所需檔案。其意義和價值是為開發利用檔案信息架設橋梁，鍛造并且提供打開檔案信息寶庫的鑰匙。

1.7檔案的利用。檔案的利用又稱為利用服務。是直接體現檔案管理目的的具體工作。其基本任務是將檔案直接或間接地提供給利用者，最大限度地滿足社會各方面對檔案的利用需求。其意義與價值有兩個：一是直接實現檔案價值，使檔案發揮其應有的作用；二是溝通檔案工作與社會各方面的聯系，檢驗評價檔案管理工作的總體狀況、水平和工作成效。

1.8檔案的編研。檔案的編研是一項研究性的專門工作。主要是指檔案館（室）工作人員對檔案資料的編輯與研究工作。包括編輯檔案文獻匯編、編寫綜合參考資料以及編史修志等。其主要任務是按照一定的選題。將重要的檔案編輯成為文獻出版物。如檔案史料匯編或叢編，重要文件匯編或政策法令匯編，以及科學技術資料匯編等；或將檔案信息濃縮化、系統化，編成大事記、組織沿革、基礎數字匯編、專題概要等，便于不同利用對象的利用。檔案編研的意義與價值不僅在于拓展檔案信息發揮作用的空間范圍和時間跨度、充分有效地發掘并實現檔案信息的潛在價值，而且對于擴大檔案工作的社會影響、促進社會對檔案界的認識和了解、增強社會各界的檔案意識，都具有特殊意義。

2農場檔案工作的提升

2.1要創新農場檔案管理方式，繼續發揮示范作用。不斷滿足新時代對農場檔案工作的要求。進一步加強對直管部門辦公室對檔案業務培訓、指導和檢查。著力提升檔案專兼職人員的現代化管理能力和素質。

2.2要提升農場檔案信息化、精細化管理水平。以精細化提升信息化質量。為建立數字檔案室奠定基礎。

2.3要進一步加強農場檔案安全管理，嚴格庫房溫濕度控制，掌握特殊載體檔案的保管方法。確保存儲的數據、信息及存儲介質的安全。

3結語

農場檔案的價值是農場的無形資產。更是文化發展的助推器。可是如何做到既不影響以后調動檔案利用，又方便農場各部門在繁忙的業務工作之余形成檔案宗卷，還不把此項工作看成不必要的負擔，這是非常值得檔案工作者研究和探討的。為此。工作人員需要從實際出發，把握好農場檔案工作本質需要，環環相扣的做好相應工作。使農場檔案管理適應現代化農業的發展需求。