淺析單位的檔案現代化管理

王希維

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產。在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。作者單位是國家的一個非常特殊的和有著公益性質的行業，和人民群眾的生活密切相關。其檔案工作是單位服務工作的基礎，隨著信息技術各個角落的深入，不可避免的為的今檔案工作提出許多新的要求，單位要想提高服務水平與服務質量，就需與時俱進，不斷提高檔案的現代化管理水平，使其可以更好的滿足老百姓在這個方向服務的需求。本文對此進行了探討，以期對從業者有所借鑒意義。

現代社會建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。

1檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化即是在對檔案進行管理當中，無論是其檔案實體，還是理論與信息傳遞等方面，都是隨著時間的推移而不斷的發展至一個新的水平，而且有著很強的創新性。現階段檔案管理現代化就是在檔案管理工作里充分的運用了計算機技術和網絡技術還有信息化技術等對檔案采取科學化管量。本單位是個很特殊的部門，檔案管理也具有本身的特點。在檔案管理當中需客觀的反映必須必備的有關信息資料的檔案管理。在這些管理當中需充分運用檔案現代化管理當中的每個技術要求，給服務對象的家人提供細致準確的依據，給本單位的建設和發展、改進以及管理提供正確的數據支持，為高層管理者決策提供參考。另外原始檔案是重要的法律證據之一，其保存完整度和企業的自身利益有著直接的聯系。

2現階段本單位檔案現代化管理當中面臨的問題

2.1對本單位檔案現代化管理重視度不夠。長期以來，本單位屬于事業單位，所以在本單位從業者缺少危機與創新意識，對本單位檔案工作沒有足夠的重視，沒有認識到檔案管理在本單位發展中的地位與作用。檔案工作者工作措施落后且缺少積極服務意識，在重要檔案資源的收集與整理上缺少積極性，有些主要的檔案資源不能被適時歸檔，致使本單位檔案工作停滯不前。

2.2本單位檔案現代化管理工作缺乏統一的標準。很多本單位的檔案資料都是紙質的，由于時問過久，大部分資料上的字體已經模糊不清，磨損嚴重，甚至丟失了。另外，檔案資料里多數都是重復的文件，部分無存儲價值的資料被大量的收集，而部分重要的登記表與統計表等沒有進行工作范疇，導致了文件的丟失。

3推進本單位檔案現代化管理的措施

3.1提高檔案管理的計算機技術應用水平。積極的把計算機技術應用于檔案管理的每個流程里，本單位的計算機操作流程主要包括：

3.1.1信息的輸入。使用計算機聯網系統采取單個用戶與多個用戶輸入方法進行輸入，在數據的輸入當中，對每一份數據可以進行多次的輸入來確保數據的正確性。同時，定期對本單位的全部資料進行檢查有沒有遺漏輸入數據的情況，并把全部資料妥善保存。

3.1.2查詢與檢索。在本單位檔案管理中對于服務對象檔案資料的信息量雖小，可是波及的信息面卻是非常廣的特點。在查詢與管理當中需做到不僅可以根據姓名與編號直接查詢相關人員的所有檔案資料，還能利用服務對象的相關住址、工作單位等各方面的內容或是多個方面的內容組合進行檢索。如此就相應的提高了檢索的速度，提升了本單位的服務水平。

3.1.3匯總與統計。把計算機輸入的檔案資料采取全面的匯總且實行分類處理，并把有關資料按照需要打印成各類報表，滿足本單位日常管理的實際需求。另外，對本單位里的全部計算機建立局域網，實現信息的共享。不僅是給查詢提供便利，還給本單位當前的檔案數量有了直觀正確的數據支持。

3.2做好“三個方便”。推進本單位檔案管理的現代化進程，從根本上來說即是要給本單位的檔案管理給予實打實的便利，所以需做好三個方面：

3.2.1檔案資料收集的方便。在檔案管理的記錄當中通常是由相關人員提供有關當事人的檔案資料，但是因為個人隱私因素一部分檔案寄存者不情愿或不方便把有關資料提供給本單位，如此一來可導致檔案資料的不完整。而檔案管理的現代化，能把這些問題檔案以人工輸入和掃描及識別等信息化處理技術處理，將紙制的資料轉換成數字資料，不但便于檔案的收集又防止了寄存者不愿提供資料而帶來的檔案缺陷。

3.2.2檔案資料的加工方便。因為時間或是氣候因因素，傳統的紙質檔案材料在加工管理當中易出現破損情況，而運用信息技術僅需使用掃描裝備對原始檔案采取掃描就能解決此問題。

3.2.3檔案的保存方便。紙質與實物檔案材料，時間久了會出現變化或破損，且需占用很大的空間，而應用了現代化的管理方法后把有關資料以手工輸入或掃描拍照的方式來處理，能有效防止此問題的出現，而且不需要很高的保存條件與空間。