建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析

范紅梅

摘 要：建筑工程檔案資料管理作為項目監理機構在建筑工程項目實施過程中對工程質量、安全及技術和管理等情況的真實反映，是建筑企業進一步發展的保障。建筑工程檔案資料管理具有悠久的歷史，對建筑工程項目運轉及技術改造等提供了可靠的數據。建筑工程檔案資料管理工作關系著建筑工程能否順利進行，對其過程中存在的問題進行必要的探討并提出幾點措施，以此來促進我國建筑事業的進一步發展。

關鍵詞：檔案資料；管理；措施；建筑工程

隨著建筑工程工作的不斷推進，如何切實有效低將工程檔案信息收集起來，并且通過規范性手段對工程文件以及必要的材料進行鑒別歸檔，對建筑工程檔案進行完善的整理，是把控建筑工程系統的完整與規范性的基本手段，也是最有效果的手段[1]。作為建筑工程管理工作的核心，建筑工程檔案管理應當具備安全與完整，切實做好檔案管理，從而促進建筑工程工作的進程，加速我國建筑事業的發展，應當對建筑工程檔案管理工作出現的各種問題進行深度解析，并進行不斷的改善與革新。

一、簡述建筑工程檔案資料管理工作中發生的問題

（一）檔案管理工作人員專業素質不合格

作為一項需要精神力高度集中的工作，建筑工程檔案管理在實際操作中是相當繁瑣且復雜的，在工程竣工前后需要交付的檔案資料都需要檔案工作人員分門別類地一一歸檔。由于檔案資料管理工作人員專業素質較差，面對繁瑣性與機械性的工程檔案管理工作，經常發生疏忽大意的情況，一旦工程質量發生問題，檔案資料無法迅速整理出來，就會對建筑工程竣工造成極大的阻礙，對工程檔案管理工作造成困擾[2]。另一方面，部分工作人員經常忽略竣工驗收證書以及竣工圖資料以外的工程檔案，從而使檔案資料的使用效率下降，無法確保檔案資料的完整性與規范性，造成檔案管理工作的系統問題。

（二）檔案資料管理的效率太低

建筑工程檔案資料管理是建筑工程管理的核心環節，目前很多建筑企業只重視資料的數量，卻對資料的真實性以及可靠性缺乏審核，也因此導致資料的歸檔工作過于簡單，使建筑工程檔案資料中夾雜許多毫無意義的資料，長遠角度看將會影響建筑工程資料管理的優化與長期的使用。另一方面部分建筑企業對重要文件與簽字資料審核不嚴格，使檔案資料的可靠性與真實性充滿了不確定性，造成工程檔案資料利用率嚴重下滑的情況[3]。

（三）建筑工程檔案資料缺乏嚴謹的管理體系

部分建筑企業領導人為，檔案管理并沒有什么價值，無法為建筑企業提供更多的經濟利益，因此很少投入人力財力，導致檔案資料管理工作的質量出現問題，對檔案資料管理工作也無法做到監管和監督工作，無法形成有效且規范的管理體制，對工程檔案資料的完整性與科學性造成了極大的損害。

二、改善建筑工程檔案資料管理工作的幾點針對性意見

（一）加強建筑工程檔案資料管理工作人員的專業素養

任何事件的發生，一旦追溯到源頭，就會發現是由基層不斷腐爛而造成的。建筑工程檔案資料管理工作存在的諸多問題中，工作人員自身缺乏專業素養與檔案管理工作意識是最嚴重的問題。為確保建筑工程檔案管理工作順利進行，首先要改變建筑企業領導核心對建筑工程檔案管理工作的正確的認識，應當改善領導們傳統的重視建設而輕視檔案的思想，從項目法人、管理人員、監理人員和技術人員等各個層面進行有計劃有組織有目標的培訓，使這些人充分掌握相關的法律法規與專業知識，從而統一規劃思想與工作要求，加強基層工作人員在建筑工程檔案資料管理的效率，提高業務標準[4]。將檔案資料管理工作的責任切實落入到部門與個人上，提升檔案資料管理工作人員的責任意識與專業素養，明確檔案資料管理工作的重要性，從而使檔案資料管理工作能夠順利進行，在建筑工程中發揮其應有的作用。

（二）健全檔案資料管理制度的合法機制

目前絕大多數建筑企業都相對缺乏完善的建筑工程檔案資料管理工作機制，這意味著檔案管理工作無法順利展開。因此應當加強各級建筑企業領導對建筑工程檔案資料管理制度的建設上來，在具體實施工作重，應當確保將這一問題落入到建筑企業的發展規劃與議事日程中，在建筑工程項目不斷推進的過程中，確立建筑工程檔案資料管理的負責人，成立由施工單位、監理單位與建設單位共同組成的審查小組，對檔案管理工作進行細致的分工與審核，通過資料管理制度的落實來保障其落實在建筑工作全程中[5]。建筑工程檔案資料管理工作不僅僅是要完善管理機制，還要加強監督力度，對各環節的檔案收集與保護措施進行核查，從而確保建筑工程檔案資料管理工作積極響應市場需求，實現開放、服務與推廣一體化的進程，從而開拓建筑企業的服務領域，創造經濟效益。

（三）明確檔案管理工作的分工，積極協調各方業務

作為一項涉及面頗為廣泛，且機械繁瑣費事較長的工作，建筑工程檔案資料管理工作在原件收集與歸檔方面難度頗高，但這些資料又切實地與建筑工程有著相當緊密的聯系。所以在這項工作中應當嚴格按照我國的法律規范以及要求進行只有明確各項工作的時間段的手機方式，對時間要求較高的工程檔案資料管理驗收做到心中有數，對各項工作進行細致的分工，有效協調各單位之間的業務，從而避免資料的混淆以及缺失，并且制定工程檔案管理標準，進而確保在移交手續時能夠保證資料的完整性與有效性，從而使建筑工程檔案資料管理工作萬無一失，加快建筑工程工作進程，促進建筑企業的高速發展。

結束語：隨著建筑行業的高速發展，建筑工程檔案資料管理工作中的問題將會不斷得到改善，通過加強建筑工程檔案資料管理工作人員的專業素養，健全檔案資料管理制度的合法機制，明確檔案管理工作的分工，積極協調各方業務來實現檔案資料管理的順利進行，從而使建筑工作能夠順利完成。

參考文獻

[1]馬付娜.探究目前建筑工程資料管理中存在的問題與對策[J].工業b，2016，12（11）：00011-00012.

[2]蘇碧云.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].江西建材，2017，31（2）：283-284.

[3]李婧妮.建筑工程資料管理課程資源庫建設中的問題與對策分析[J].住宅與房地產，2017，76（9）：74-75.

[4]趙靜.建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進策略分析[J].門窗，2016，90（12）：58-59.

[5]于占芹.論建筑工程技術資料歸檔管理中現存的問題及改進措施[J].建筑工程技術與設計，2017，29（26）：67-68.

（作者單位：重慶建工第十一建筑工程有限責任公司）