企業文書檔案管理中存在的問題及應對研究

摘 要：社會經濟的快速發展，對企業文書檔案管理也提出了更高的要求，本文現探討企業文書檔案管理中存在的問題，并提出解決問題的相應措施，同時總結解決企業文書檔案管理存在的問題后，在時代發展背景下企業文書檔案管理取得的發展，旨在為我國的企業文書檔案管理提供有價值的參考。

關鍵詞：企業文書檔案；管理問題；相應對策

企業文書檔案是企業記錄及收集原始材料的一種常見方式，也是企業不斷發展的一個重要保障。企業文書檔案的管理質量直接關系到企業的技術資源信息及企業發展重要決策的保密情況，同時也是人們開展后續工作的一個重要參考及借鑒材料，因此如何做好企業的文書檔案管理工作，對提高企業的文書檔案質量及企業發展來講均具有重要的現實意義[1]。

1、企業文書檔案管理

通常情況下企業的文書檔案、科技檔案及財務檔案均具有較強的保密性。根據我國法律的相關規定，文書檔案的保密程度可分成以下幾種：①絕密文件：這種文件的內容與國家的重要機密有關，一旦檔案中的信息發生泄漏將對我國的公文造成嚴重的損害，同時極可能損害我國公民的切身利益。②機密文件：通常情況下這種文件與國家的重要文件有關[2]。③秘密文件：這種文件的內容與國家普通秘密有關，一旦發生泄漏，將損害至國家安全，同時還會給國家利益造成損害。④內部文件：這種文件具有不對外公開的特點，其流通范圍僅限于特定的企業（單位）或者某個特定的系統。通常情況下企業的文書檔案管理要求與上述檔案保密等級一致，但企業的絕密文件及機密文件較少，秘密文件及企業內部文件是企業文書檔案管理工作的重點，文件關系到企業的發展及生存，因此在保存企業文書檔案的過程中也需要嚴格按照保密原則進行，確保文件的安全性及保密性。

2、企業文書檔案管理中常見的問題

2.1文書檔案文件的收集問題

企業文書檔案管理中的各種文件通常為企業各個部門在運行過程中產生的各種職工入職表、日常業務報表、職工發展及進步檔案（優秀員工評定文書）及企業相關制度改革文件等，因此文書檔案管理部門需要收集的文書及文件類型多而復雜。文書檔案的來源是多方面的，每個業務部門的對材料收集的標準難以統一，收集標準差異性較大，加上材料中存在填寫不全面、材料缺乏完整性等，無形中增加了企業查考、編輯及研究數據與資料的難度。與此同時，每個業務部門對企業文書檔案管理的重視度也存在差異，因此對文書檔案收集工作的配合度也存在差異，使檔案管理工作人員收集企業文書檔案的難度加大，難以做到文化的統一收取與統計，最終導致文件檔案管理工作效率降低，影響檔案的歸檔[3]。

2.2管理方式落后

企業文書檔案管理管理方式落后是一個普遍存在的問題，現階段還有很多企業采用的是傳統的紙質文書作為檔案收集及存放形式。企業的日常報表及相關文件較多，使用紙質文書使檔案有大量的紙張堆積而成，不僅造成紙資源的大量浪費，檔案一旦歸檔，還需要花費大量的人力物力進行維護，同時需要查找文件資料時也需要花費大量的時間及精力。除此之外，部分企業緊跟時代發展，也致力建立文書檔案的電子文件管理系統，但其文件收集形式也僅限于將收集好的紙質文件通過人工輸入方轉化成電子文件管理形式保存，沒有真正建立起全面信息化的文書檔案管理體系，使用可有效減少文書檔案的檢索用時，但文書檔案的收集方式還未改進，同樣浪費大量的紙質資源，資料輸入也消耗大量的人力物力。管理方式落后不僅嚴重影響了文書檔案管理的效率，同時也逐漸消磨文書檔案管理工作人員的工作熱情，使文書檔案管理的整體發展受到限制。

2.3文書檔案利用率低

文書檔案管理提供的檔案保管和調用服務，促使企業員工對個人檔案管理和利用的重視度增加，同時也反映出企業檔案管理具有的社會服務性及工作對員工個人職業發展的作用。但是，現階段文書檔案管理中很少出現企業管理者為研究企業發展及員工關注個人發展而調用或者研究檔案的現象。最常見的現象為企業管理者為應對政府工作檢查或者行業開展研討會議而調取企業的文書檔案進行調查與研究；員工調取檔案的情況通常是因為離職[4]。大多數情況下企業員工對檔案服務的認知度極低，甚至無這方面的意識，導致檔案管理的服務性明顯減弱，企業文書檔案的利用率難以上升。

3、企業文書檔案管理的應對措施

3.1不斷推進檔案信息化管理信息化建設。

在信息化時代的發展背景下，企業文書檔案管理應該緊跟時代步伐，轉化落后的文書檔案管理方式，運用現代化管理方式，建設企業的文書檔案信息化管理模式。信息化的檔案管理方式不僅可有效減少文書檔案收集的紙質消耗量，還可實現文書檔案的快速收集及處理，在較小的空間內實現對企業各個部門文書及檔案的統一及規范管理，大大提升文書檔案管理的工作效率。信息化檔案管理，首先要求企業重視檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需的打印機、掃描儀及電腦等辦公自動化軟、硬件設施。其次，根據企業的實際情況制定檔符合企業發展的案管理信息化戰略，可包含檔案工作軟件應用、集團公司各子公司之間及公司檔案庫和政府檔案庫之間的的檔案聯網，同時設立企業文書檔案管理監督部門，全面監督企業信息化發展的全過程，保障企業文書檔案管理信息化得到全面的落實。

3.2制定企業文書檔案管理條例

企業的文書檔案管理在文件收集環節出現問題，歸其原因為：企業未統一規范各部門的各類檔案，雖然也有部分企業對檔案文件進行統一的規范要求，但缺乏強制性的監管，管理力度及執行力度較弱，使得文書檔案的收集效率難以得到有效提升。因此企業要根據企業的自身情況制定相應的文書檔案管理條例，規范各部門的檔案文件形式及文書資料格式，并做好監督工作。首先，企業檔案管理部門需要根據以往的檔案工作經驗，明確企業各部門需要提交檔案的基本內容及類型，并制作出固定表格形式轉達至企業的各個部門，將提交材料的相關要求寫入部門管理的細則中，同時選定各部門的檔案資料負責人，有各個部門的文書檔案負責人對員工上交的文書進行審核，懲處遲交、誤交及文書不按照規范書寫行為，以提各部門對文書檔案收集工作的重視度。

4、小結

現階段是企業文書檔案管理工作存在著一些問題，需要檔案管理部門不斷尋求解決問題的方式，妥善處存在的問題，以促進企業檔案管理的健康發展。

參考文獻

[1]余潔萍.試論企業文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經貿實踐，2018（13）：245.

[2]柳斐.文書檔案管理工作的創新策略[J].科技資訊，2017，15（30）：130-131.

[3]宋明霞.淺析企業文書檔案管理中的常見問題及其對策[J].辦公室業務，2017（19）：103.

[4]龔愛華.電力企業文書檔案管理中存在的問題及應對措施[J].企業改革與管理，2017（12）：29.

作者簡介

王曉琳（1983.12-），性別：女，民族：漢，籍貫：四川瀘州，當前職務：科長，當前職稱：館員，學歷：碩士研究生，研究方向：文書檔案管理。

（作者單位：中國原子能科學研究院）