如何建立高效會議機制

吳亮

摘 要：企業(yè)會不會開會，直接決定了企業(yè)的競爭優(yōu)勢。會議的效率與執(zhí)行，全面反映著該企業(yè)從上到下管理的效率與執(zhí)行。世界級管理大師德魯克曾經(jīng)說過，如果我們想要了解一家單位的生命力如何，根本不需要做太多的調(diào)查和了解，只要在這家單位的會場中靜靜地坐下來觀察，就可以從中看出一二。如果是一家生命力旺盛的單位，其工作會議一定雷厲風(fēng)行，不僅會議主題清且明確，而且必然會得出一定的結(jié)果；而如果是一家生命力枯竭的單位，其工作會議一定是冗長繁復(fù)的，不僅會議主題模糊不清，最終也難以討論出一個可行的接過來。因此，作為企業(yè)管理者，如果想要提升單位的生命力，首先就要從提升會議的成效開始。

關(guān)鍵詞：企業(yè)會議；機制；改革

一、企業(yè)會議成本概述

有人總結(jié)了一個經(jīng)典的會議成本公式為：會議成本=時間成本+金錢成本+效益成本+機會成本

時間成本=參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間+與會者的旅行時間+正式會議時間+會議休息及耽擱時間）

金錢成本=開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資+場地費、設(shè)施費、文件復(fù)印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本

效益成本=參會人員若不用參加會議在這段時間可以為組織帶來的效益

機會成本=相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議過程中無法為員工及時簽字導(dǎo)致工作流程受阻+銷售人員因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意+售后人員不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶+不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。

從以上公式可以直接看出一次會議的成本是如此之高，但是在很多人對此卻沒有相關(guān)的認識。最典型的情況就是組織一次會議往往邀請盡可能多的人，那些可參加可不參加的人都也都叫上，而且會議時間冗長，但效率卻非常的低下。往往一個簡單的協(xié)調(diào)會卻成了“吐槽會”、“訴苦會”、“茶話會”。而這種情況直接造成了會議成本的居高不下，且效率地下。更為糟糕的結(jié)果是，這些會議的成果或者決議往往就此湮沒，沒有人去追蹤后續(xù)的處置和執(zhí)行情況，這將直接導(dǎo)致無效會議！

二、導(dǎo)致無效會議產(chǎn)生的主要原因分析

2.1臨時會議多

臨時會議確實能夠幫助我們及時準確的解決問題，但是如果過于頻繁，甚至開一些沒有必要的會議，或者開完會之后沒有任何效果，那么臨時會議的召開就會失去意義。在我們?nèi)粘５墓ぷ髦薪?jīng)常會發(fā)生這樣的問題，那就是臨時會議的召集者并不能及時在開會前將會議的議題和主要內(nèi)容通知與會人員，與會人員往往在到場后才知道會議的具體內(nèi)容，缺乏充分的準備，需要現(xiàn)場拍板的問題因為沒有事先請示領(lǐng)導(dǎo)無法拍板，需要協(xié)作解決的問題因為沒有事先組織人員而無法協(xié)作解決，需要技術(shù)確認的問題因為沒有事先咨詢而無法確認，最終結(jié)果就是“這個我定不了”、“這個我不清楚”、“這個我不了解”，不了了之，這樣的會議即沒效率，又容易引發(fā)矛盾。因此，雖然臨時會議伴隨著工作的進程隨時召開，但組織者一定要認知對待，及時通知有關(guān)參會人員，事先充分準備，提高會議輸出結(jié)果的質(zhì)量，確保臨時會議能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2固定會議流于形式

隨著單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，單位內(nèi)部和各部門內(nèi)部的會議也會進入固定的模式，其中還包括固定時間和內(nèi)容的會議。而隨著時間的推移，單位各部門的運轉(zhuǎn)和協(xié)作模式不斷優(yōu)化改進，會議的模式卻沒有及時變革，因而就會導(dǎo)致會議效率低下，甚至流于形式。對此，我們需要做到“會而有題，題而有議，議而有決”，堅決杜絕假、大、空。

2.3人的問題

參會人員沒有一個輪流發(fā)言和討論問題的秩序，經(jīng)常一個觀點被拋出后，大家就陷入了無休止的爭論，并且使問題始終僵持在討論階段。往往計劃討論多個問題的會議，一個問題討論完已經(jīng)是快把會議時間耗盡了。更有領(lǐng)導(dǎo)干部獨斷專行，開會就等于發(fā)布命令，聽不進去任何不同意見。這將直接導(dǎo)致員工對于會議的抗拒甚至恐懼心理，這無疑不利于單位的發(fā)展。對此，我們一方面要努力提升自身的素質(zhì)，另一方面也要加強對員工的積極引導(dǎo)，同時制定嚴格的會議制度和紀律，并且?guī)ь^執(zhí)行。

《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一。”無效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和單位管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。

因此，如果組織內(nèi)部需要進行改革時，筆者認為應(yīng)該首先對單位的內(nèi)部會議進行改革。會議改革具有改進空間大（低效會議變不了高效會議變個中效會議總可以吧）、內(nèi)部阻力小（誰愿意整天開會啊？）、相關(guān)收益高（相關(guān)人員該干嘛干嘛去，相當于解放生產(chǎn)力）、立竿見影（會議少了，會議短了，會議變得有意義了全所上下都能看得見）等特點。因此，選擇會議進行改革十分適合作為單位改革的突破口。

三、企業(yè)會議改革步驟分析

具體的改革可分三個步驟：

第一步：在全單位范圍內(nèi)發(fā)起“高效會議”的號召，征集建議，制造輿論和氛圍。

第二步：對單位各級干部和業(yè)務(wù)骨干進行以“高效會議”為主題的專題培訓(xùn)，提升人員的開會能力。

第三步：廣泛征集意見后，制定相應(yīng)的會議規(guī)章制度，將會議規(guī)范化管理，提升會議效果。

另一方面，借鑒目前比較成功的會議經(jīng)驗，在組織會議時應(yīng)注意一下幾點：

（1）明確目的

組織內(nèi)召開的會議可以很多，但是如果要召開會議，必須先明確一個目的，即為什么要開會？開會的目的是什么？想要達到什么樣的效果？這些問題不能夠得到回答的話那會議就不應(yīng)該召開。

（2）避開業(yè)務(wù)高峰期

通常來說，周三是職場中最忙碌的一天，每天的上午，是大家工作熱情最高，也是工作效率比較高的時間。因此，在這一時段的會議成本會直線上升，非特殊情況不建議召開會議，把會議時間放在大家比較攜帶和低效的時候召開可以有效降低會議成本。同時，人從工作狀態(tài)轉(zhuǎn)入會議狀態(tài)后，還可以讓人換個腦子。這樣不僅避免耽誤高效的勞動時間，還能夠保障大家的會議熱情。

（3）不拘一格

我們可以借鑒其他一些成功企業(yè)的會議模式，但在借鑒時一定要根據(jù)組織內(nèi)部的具體情況結(jié)合實際需求來進行改造和調(diào)整。甚至組織內(nèi)部各個部門也可以根據(jù)自己的實際情況來進行調(diào)整。但不能做太大的改變，否則就失去了借鑒的初衷。

（4）積極溝通

內(nèi)部會議一定要讓與會者充分發(fā)言，表達自己的觀點。確切的說，應(yīng)該是和大家進行充分的溝通。首先，我們應(yīng)該讓大家知道自己是怎么想的，如此才能讓眾人在我們的思路基礎(chǔ)上，進行無限制的開枝散葉。其次，了解每個人的想法時，要對事不對人，堅決避免因為對某人或者某個部門的成見，而否定其觀點或建議。

（5）分工明確

作為領(lǐng)導(dǎo)者，需要關(guān)注和負責(zé)的是戰(zhàn)略問題，如果連執(zhí)行層面的問題都要負責(zé)，總有一切會不堪重負。并且，讓下屬太過清閑反而會產(chǎn)生一些其他問題，或者限制下屬才能的發(fā)揮。唯有把任務(wù)和責(zé)任細致的劃分到每個人身上，讓他們?yōu)樽约旱臅h發(fā)言負責(zé)，同時讓他們?yōu)樽约旱娜蝿?wù)責(zé)任發(fā)言和思考，才能不斷地提升他們的執(zhí)行能力。

四、結(jié)語

綜上所述，沒有任何組織在建立之初就能夠形成高效的會議機制，但只要有這種意識，并且不斷學(xué)習(xí)和實踐，相關(guān)會議機制就會不斷地晚上。而我們學(xué)習(xí)的對象除了理論知識外，還要借鑒一些成功的時間經(jīng)驗。比如微軟、蘋果、三星等著名企業(yè)，這些企業(yè)的會議機制不禁止的學(xué)習(xí)，而且都有各自的特點。我們在建設(shè)自己組織的會議機制時，可以結(jié)合自身特點，參考它們的成功經(jīng)驗，建立適合自己的會議機制。最終實現(xiàn)組織內(nèi)的高效會議。

參考文獻

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（作者單位：興唐通信科技有限公司）