基于信息棧理論對檔案館功能的研究

黃夏基 梁艷 楊桂鳳

[摘要]論文引入信息棧理論，認為檔案信息傳播是有棧傳播。在傳播過程中，檔案館是檔案信息有棧傳播的主要承擔者，履行著檔案信息棧的功能，其具體功能通過檔案館棧的代理功能、控制功能、增值功能、跨時空傳播功能得到體現(xiàn)。并且，檔案館信息棧功能與“五位一體”功能一脈相承。

[關(guān)鍵詞]代理控制增值傳播

[分類號]G270

Research on Archives Functions Based on Information Stack Theory

Huang Xiaji1， Liang Yan2， Yang Guifeng3

（1.School of Management of Guangxi University for Nationalities， Nanning，Guangxi， 530006； 2.Nanning Urban ConstructionArchives， Nanning， Guangxi，530029；

3.The SecondAffiliated Hospital of Guangxi Medical University， Nanning， Guangxi， 530007）

Abstract： Based on the information stack theory， this paper suggests that archives information dissemination is stack propagation. In the course of dissemination， archives are the main carriers of archive information dissemination， and perform the functions of archives information stack，which are embodied by the agent function， control function， increment function and cross temporal communication function of archives stack. Moreover， it is closely related to the function of "five-inone" that patriotism education bases，archives security storage bases， archives utilization service centers， government information disclosure centers and electronic document management centres.

Keywords： Agency； Control； Value-added； Dissemination

檔案館功能通常被概括為保管與利用兩方面。但對于檔案館功能的核心本質(zhì)為保管還是利用，界內(nèi)尚存在諸多爭議。官方文件認為檔案館是“檔案安全保管基地，檔案利用服務(wù)中心，電子文件管理中心，愛國主義教育基地，政府信息公開中心”，即職能的五位一體，隨著社會的發(fā)展，想必以后還會有檔案館的職能是六位一體，以至n位一體的認識。亦有不同的學(xué)者從社會服務(wù)功能、文化休閑功能、教育功能、記憶功能、集中保存與管理檔案功能等多角度對檔案館的功能進行闡述。以上的認識固然具有積極的意義，但反觀檔案館功能的無限定義以及爭議的存在，無疑反映了現(xiàn)有理論對檔案館功能定位的片面性。實質(zhì)上，將檔案館功能概括為保管與利用，并未能將檔案館所具有的全部功能囊括其中，而2009年所提出的“五位一體”，是檔案館功能疊加式的呈現(xiàn)，雖將檔案館功能進一步具體拓展，但并沒有突破保管與利用的說辭，同樣淪陷于保管與利用爭議的漩渦中。因而，現(xiàn)在所定位的檔案館功能是有局限性的，不完善的，并不能以更高的視角全面和正確反映檔案館于當代社會的功能，一定程度上折射出檔案館功能面臨著障礙，亟待改進。在檔案管理已與圖書、情報管理一起成為大信息管理有機組成部分的今天，對檔案館功能的定位，或許應(yīng)具有更廣的視野。在大信息管理的社會里，“信息棧”理論角度下，檔案館實為信息傳播中的“棧”，履行著棧職能，發(fā)揮著棧的功能。

1檔案的有棧傳播

“信息棧”的概念，為武漢大學(xué)嚴怡民揭示信息傳播機理時首次提出。《現(xiàn)代情報學(xué)理論》[1]一書中指出，信息自信息源S（信源，Senders）傳播到信息用戶R（信宿，Receivers）的實現(xiàn)，是否需要它方W（信息棧，Warehouses）的介入。從S直接到R的傳播是不需要W的零棧傳播；從S經(jīng)W然后再到達R的傳播是有棧傳播。“信息的傳播除了S和R的直接傳播外，其余均需要有信息棧的參與”[2]。在信息傳播的過程中，信息棧W影響著信息價值的表現(xiàn)及其實現(xiàn)。W類似物流中的“貨棧”中介單元，“對信息傳播活動進行信息的歸集、存儲、轉(zhuǎn)化、處理與傳播”[3]。W既反映出“棧”的保管性與傳播性，亦彰顯出“補給性”，即W可以概括為棧道與棧房的綜合體。

檔案管理是信息管理的組成部分，所以檔案的傳播亦同樣地遵循著信息棧理論。換言之，信息棧理論適用于對檔案傳播的認識，即檔案的傳播主要體現(xiàn)為有棧傳播。

首先，檔案的形成是有條件的。“檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄”[4]，“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”[5]。可見，無論是“保存?zhèn)洳椤保蚴恰肮袒保颊f明了檔案并不是自然天成，其具有人工記錄性，是選擇的結(jié)果，即需W的介入。在機關(guān)中，檔案是文書部門立卷歸檔的結(jié)果；而檔案館中館藏的檔案，則是源于收集與接收。

其次，社會用戶R對檔案信息的獲得，需要第三方的輔助。檔案最初形成，存放于檔案室而并不是直接進入檔案館，檔案室成了檔案信息源S。面向社會用戶提供檔案的開放利用服務(wù)，則是檔案館的職責。即在檔案管理過程中，S與R的接觸是間接的。并且，檔案館依照相關(guān)規(guī)定對檔案信息進行編研與開發(fā)等體現(xiàn)了“補給性”。

由此看來，檔案信息的傳播屬于有棧傳播。

2檔案棧的主要承擔者

從檔案信息傳播的過程來看，檔案信息從S到R，既離不開檔案館的傳播，也離不開檔案室的傳播，檔案館與檔案室都承擔著檔案傳播過程中信息棧W的功能。實踐中，檔案館是檔案棧功能最主要承擔者。這是由檔案室、檔案館的性質(zhì)、基本職責與具體任務(wù)所決定的。檔案館、檔案室由于性質(zhì)、基本職責與具體任務(wù)的不同，各自的檔案庫藏來源以及檔案庫存量存在著很大差異，以致作為檔案信息傳播過程中的棧，所面對的服務(wù)對象及其數(shù)量也受影響。

檔案室作為某一單位的內(nèi)部機構(gòu)，依附所屬機關(guān)而存在，負責管理所屬機關(guān)活動的檔案，更多為單位內(nèi)部提供檔案信息服務(wù)。并且作為過渡性機構(gòu)，檔案室需定期向檔案館移交長期或永久保存價值的檔案。因而，檔案室將承載著相應(yīng)信息的檔案傳播給立卷歸檔單位成員，或者將之從立卷歸檔單位移交到檔案館。但因檔案室面對的服務(wù)對象十分有限，所進行的檔案信息傳播也就只能是局部的傳播。

檔案館接收與收集的諸多全宗內(nèi)的檔案，是檔案信息傳播鏈上的接力。檔案館集中統(tǒng)一管理著黨和國家需要長期或永久保存的檔案，“是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)”。并且，《檔案法》第十九條規(guī)定“檔案館應(yīng)當定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便”，即賦予檔案館向社會提供已開放檔案信息利用的使命，經(jīng)由檔案館向廣大的社會用戶提供，讓檔案信息得以最直接地、最大可能性地傳播至利用者。

檔案館作為檔案棧的主體，在實踐中有著充分的體現(xiàn)。由于國家檔案局網(wǎng)站公布數(shù)據(jù)有限，2012年后國家檔案局網(wǎng)站僅公布檔案館館藏、開放與利用的總量，并沒有公布各個地區(qū)檔案館與檔案室利用的具體數(shù)據(jù)。這里僅以收集到的2003年至2012年上海市綜合檔案館、直屬機關(guān)檔案室檔案利用人次、檔案利用卷件次的情況為例。（見表1）

2003年至2012年，雖然是一個10年的區(qū)間，但卻可窺見較之于機關(guān)檔案室，檔案館在檔案利用人次以及檔案利用卷件次方面都占有絕對的百分比。

誠然，與檔案室相比，檔案館具有更多的優(yōu)勢，是檔案實體管理與保存的主要承擔者，最終面向社會廣大用戶提供利用服務(wù)，自然也成了檔案信息棧的主體。并且，相對于檔案室而言，檔案館能夠集中人力物力財力，對檔案信息進行開發(fā)，并予以制度上的保障。2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，就明確規(guī)定了檔案館需加強檔案信息開發(fā)力度[6]。可見，由于檔案館資源優(yōu)勢明顯，仍然是檔案信息存儲、傳播以及加工等的中堅力量，并且面向廣大的社會群體，所進行的檔案信息傳播是全局性的傳播。一言以蔽之，檔案館是檔案信息傳播棧的主體，亦即是檔案棧的主體。

3檔案館棧功能的體現(xiàn)

檔案館是檔案信息傳播中的棧，它具有一般信息棧的功能，即信息接收、處理，儲存、傳播等功能，也有著自己獨特的功能，主要有以下體現(xiàn)。

3.1代理功能

既然，信息交流更多是有棧交流，需要人工或人工系統(tǒng)的干預(yù)，這就意味著在這個過程中需要“中間人”來傳播信息，而這個“中間人”更多是以“代理者”的身份出現(xiàn)。

首先，檔案館具有代理檔案室進行檔案信息管理的功能。機關(guān)檔案室與檔案館之間具有交接關(guān)系，機關(guān)檔案室定期向檔案館移交檔案，而檔案館作為檔案室檔案的接收者，代檔案室管理著源于機關(guān)的檔案。這里的代理直接體現(xiàn)為檔案館替代了檔案室具體地對檔案信息實施管理，是檔案信息源S的代理。其次，就“文件雙重價值論”而言，檔案館承擔著面向社會提供檔案信息利用服務(wù)的責任。檔案館作為社會用戶利用檔案的門戶，為社會用戶代理著檔案的收集，并具體地代理著檔案信息的管理。正是這樣的代理，為用戶到館利用做了信息儲備的基礎(chǔ)。這是檔案館代理功能的又一體現(xiàn)。這一切都意味著檔案館這一信息棧在檔案信息從S到R的過程中扮演著代理人的角色。

相對于檔案室的信息棧功能，檔案館的代理有著自己獨特的個性，即具有存在的依附性、采集的廣泛性。

（1）代理信息源

用戶通過查閱檔案館館藏檔案獲取了所需求的信息，會認為所查閱的檔案來源于檔案館，其實檔案館只是信息源的代理，檔案館這一信息棧要以檔案室為依附。盡管檔案館藏來源并不局限于來自檔案室的移交，但畢竟接收自檔案室的檔案為絕對來源，檔案室以外的來源僅僅是某種程度上對檔案館藏的豐富。沒有了對檔案室檔案的接收，檔案館會陷入“無米之炊”的囧境。并且，檔案館藏的質(zhì)要以檔案室為依附。檔案室對檔案的整理質(zhì)量，決定了檔案館館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)。館藏檔案的質(zhì)，既體現(xiàn)為檔案信息的齊全完整，同時也體現(xiàn)為分類、編目以及組件或組件（卷）的科學(xué)，這一切都建立在檔案室工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上。而其后檔案館館藏檔案的整理同樣是秉承“充分利用原有的整理基礎(chǔ)”[7]上的整理。其在一定程度上依賴著檔案室的工作基礎(chǔ)。

從文件生命周期看，檔案館W所保存與提供利用的檔案最初源于文件形成者，也就意味著真正意義上的信源亦并非檔案室，檔案室也只不過是其中的W，檔案室這個W只是一個相對短暫的“棲息地”或者是謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一文中所提到的“煉獄”[8]。在走向用戶之前，承載機關(guān)主體職能活動的記錄在檔案館最終得到了托付。

由此看來，檔案館是信息源的代理。

（2）代理選擇館藏

檔案館依照相應(yīng)的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》（下稱《檔案法》）、《檔案保管期限表》等對進館檔案、期滿檔案以及檔案開放利用進行鑒定，因此，檔案館館藏具有選擇性。通過選擇，檔案館對檔案價值、檔案完整性以及檔案內(nèi)容等作出合理判斷，以便進一步采取不同的處置行動。并且，從理論上而言，檔案館的選擇具有廣泛的社會基礎(chǔ)。檔案館與檔案室兩者對檔案信息選擇的出發(fā)點不盡相同，檔案館的公共性決定了檔案館需要從社會公眾角度，對進館檔案、開放檔案等做出選擇，更能夠為社會公眾推送出適用的檔案信息服務(wù)。

但這種選擇的廣泛性就意味著檔案館在做選擇時既要兼顧檔案對形成者職能，更要綜合衡量社會公眾對這些檔案的實際需求。然而，時下檔案館內(nèi)的檔案信息是否具備廣泛的社會性備受質(zhì)疑。這種質(zhì)疑源于檔案館“一刀切”的檔案鑒定工作，也源于對檔案信息反向選擇的忽視。這也從一個側(cè)面說明檔案館這一信息棧所從事檔案接收與采集業(yè)務(wù)，其實是代理了用戶的選擇行為。

綜上，檔案館的代理功能具有雙向性，既需考慮檔案形成機關(guān)記憶的保存，也需綜合衡量社會需求的廣泛性。一言以蔽之，檔案館棧功能具有雙向性。

3.2控制功能

（1）控制檔案信息的質(zhì)量

盡管檔案館依附于檔案室的檔案移交，但事實上，檔案館并非照單全收，而是有著相應(yīng)的把控；同時，對源于非檔案室檔案的進館亦然。“檔案館內(nèi)的檔案信息，是在對眾多檔案室的檔案信息進行了充分的甄別和選擇之后收集進館的。”[9]檔案館藏的來源并不是簡單的收集，而是采集。館藏檔案是遵循檔案形成的規(guī)律有條件地進行篩選的結(jié)果，如拾遺補漏、辨明真?zhèn)巍⒄鐒e價值，從而最大程度地保障館藏檔案的完整性。并且，其從內(nèi)容上對館藏進行質(zhì)量的把控。衰老，是一種不可避免的現(xiàn)象，檔案信息也不例外。檔案館收集與采集的長期積累，會導(dǎo)致庫藏的日漸龐雜。檔案館的檔案價值鑒定與再鑒定工作，解決了檔案龐雜和實際利用所需要有價值檔案的矛盾。為此，檔案館W把控著檔案信息的量與質(zhì)。

（2）控制檔案信息的安全

檔案移交至檔案館后，檔案館肩負維護檔案安全的職責。首先，檔案館通過為檔案提供良好的館藏環(huán)境，依照檔案的損毀規(guī)律進行管理，以起到保護檔案的作用，延長檔案壽命，規(guī)避因保存環(huán)境與條件的欠缺而導(dǎo)致檔案完整性受損的情況；其次，在利用過程中，紙質(zhì)檔案原件難免受損，而為了能夠保持檔案的完整，檔案館通過數(shù)字化提供利用服務(wù)，使得檔案原件能夠得到保護；再者，在數(shù)字時代，中國每年產(chǎn)生諸多數(shù)字信息資源，這些數(shù)字信息資源亦為中國重要的記憶。然而，“國家機關(guān)及企事業(yè)單位42.2%的電子文件沒有以任何方式留存，電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁文件等類型的電子文件處于嚴重的流失狀態(tài)”[10]。這都需要檔案館落實前端的介入，以更好地維護國家記憶的完整性。

同時，檔案館需同步把控好館藏檔案信息內(nèi)容安全的問題。保密是一個普遍存在的社會現(xiàn)象，“某些信息的傳播范圍和傳播對象必須進行限制和控制。”[11]檔案信息的政治性、機密性比圖書等信息更為明顯，更需要檔案館把控好檔案信息內(nèi)容的安全。《檔案法》第十九條就規(guī)定了檔案向社會開放的期限。并規(guī)定，“保存在檔案館的，由檔案館公布”；檔案館“組織鑒定小組及時進行鑒定，凡按國家有關(guān)規(guī)定無需繼續(xù)保密或控制使用的，均可由檔案館報本級檔案行政管理部門批準后開放”[12]。為此，檔案館把控著檔案信息提供開放利用的范疇，把控檔案開放利用的方向，在國家授權(quán)下，檔案館依照規(guī)定，有度有序地開放檔案提供利用。實質(zhì)上，檔案館在檔案信息傳播過程中的把控功能，是對檔案信息安全的把控。

此外，面對載體不同、內(nèi)容紛繁的館藏檔案，檔案館需采取必要的設(shè)備與技術(shù)手段保障承載檔案信息物理體的安全，需采取必要的措施與人文手段保障檔案內(nèi)容信息的安全。這是檔案館把控功能的又一體現(xiàn)。

3.3增值功能

檔案館具有科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)，從其活動方式和工作成果看，檔案館工作是一項管理性、研究性工作。《檔案工作通則》從制度層面規(guī)定了檔案館的基本任務(wù)的三個方面：“接收和征集本級各機關(guān)、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；參與編史修志的工作”。此外，《檔案法》第二十三條規(guī)定，“各級各類檔案館應(yīng)當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行”。基于此，檔案館承擔著檔案信息開發(fā)與編研任務(wù)，亦是檔案信息增值的組織者或開發(fā)者。

檔案數(shù)量和種類眾多，且進館前作為信息源分散于各個組織機構(gòu)，而對檔案的查找利用則要求一定的集中，因而，檔案分散狀態(tài)和利用檔案者要求集中之間存在一定的矛盾。檔案館為了解決檔案信息內(nèi)容繁復(fù)、載體多樣與檔案用戶的檢索需求之間的矛盾，采取了一系列措施，科學(xué)組織檔案信息資源。如檔案館的檔案價值鑒定與再鑒定工作，解決了檔案龐雜和實際利用所需要有價值檔案的矛盾。近些年，檔案館在增值功能中做了不少努力，成績是顯著的。如，在國家檔案局的組織下，中國第二歷史檔案館和侵華日軍南京大屠殺遇難同胞紀念館等7個單位共同合作于2017出版了《拉貝日記》《南京大屠殺檔案》兩部影印本叢書，意義深遠，反響重大。經(jīng)檔案館人智慧的付出，使檔案得到了深度的加工，使檔案用戶獲得到了更高層次的服務(wù)。

因此，檔案信息經(jīng)檔案館這一信息棧的組織與檢索，其價值得到了倍增。

3.4跨時空傳播功能

檔案館的時空功能主要表現(xiàn)在以下兩個方面。

一方面館藏檔案承載著過去的信息而成為歷史信息的棧房，并使相應(yīng)信息得以傳播而成為信息的棧道。檔案系社會記憶與文化記錄的載體，是歷史文化的重要組成，源源不斷的檔案信息進入檔案館后，并沒有停下運動旋律的演奏，它肩負著記憶與文化傳承的使命，使歷史與文化生生不息地延續(xù)著。館藏信息成了歷史記憶的穿越。

另一方面檔案信息還可以借助于檔案館這一棧房與棧道合一的實體機構(gòu)跨越空間進行傳播。保管檔案的最終目的在于利用，“綜合檔案館收藏的檔案及其服務(wù)對象，已打破了部門的界限，它收藏著很多單位的檔案，為社會各方面服務(wù)”[13]。檔案館的存在，更有效地打破時空限制，使檔案信息穿越了空間。

畢竟，“有效組織檔案信息交流，廣泛地傳播檔案信息，為經(jīng)濟、政治、科學(xué)、技術(shù)、文化藝術(shù)等各項活動服務(wù)，是檔案館的中心任務(wù)”[14]。在這樣的過程中，檔案館使用檔案信息得以跨越了時空。

“五位一體”是當前官方對檔案館功能的認知。信息有棧傳播的背景下，檔案館“五位一體”功能與“棧”功能可謂一脈相承。其中，“檔案安全保管基地”和“電子文件管理中心”更多體現(xiàn)了檔案信息從S到R傳播的過程中，檔案館所起的棧房作用，需要檔案館發(fā)揮好“代理”“把控”“增值”功能；而“檔案利用中心”“愛國主義教育基地”“政府信息查閱中心”則更多基于S至R的傳播過程中，檔案館所起的棧道作用，是檔案館棧“跨時空傳播”功能的體現(xiàn)。區(qū)別在于，社會意義的角度下，當前檔案館功能研究的結(jié)果自然有了“五位一體”的認識；但本質(zhì)意義上檔案館的功能其實是一個信息棧，畢竟檔案館所從事的工作終究是圍繞著信息管理進行的。限于篇幅，于此不作敷陳。

馮惠玲在給檔案下定義時認為“信息”[15]才是檔案的屬概念。本文基于信息有棧傳播理論對檔案館的功能展開探討，積極意義在于以信息傳播機理為導(dǎo)航，從本質(zhì)上對檔案館的功能進行了揭示，亦是對檔案館功能研究的補充與完善。

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