數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

張鳴強(qiáng)

摘 要：在與傳統(tǒng)檔案資源的管理對(duì)比過(guò)程中，數(shù)字化檔案管理的高效運(yùn)用，符合時(shí)代發(fā)展，也迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，以數(shù)字化為根本的管理模式，在開展工作時(shí)，相關(guān)人員要重視數(shù)字化檔案管理的特征，同時(shí)也要按標(biāo)準(zhǔn)開展，以此提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，通過(guò)科學(xué)化的管理，提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案管理；應(yīng)用

1 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的涵義和應(yīng)用原則分析

1.1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的涵義

房地產(chǎn)檔案管理，采用的數(shù)字化技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，也包含了數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)和掃描技術(shù)，基于這些技術(shù)，充分改變了傳統(tǒng)管理模式，以數(shù)字化為依托，不斷融合先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展。在管理階段，保證了資源的有效貢獻(xiàn)，也提高了資源的安全性，其管理過(guò)程順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，符合當(dāng)今火熱的房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字化管理過(guò)程，形成一個(gè)系統(tǒng)化的管理模式，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建了有效的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以便捷提取，可以充分利用，是對(duì)房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展的有效助力，即保證了資源的高效率管理，也推動(dòng)了服務(wù)水平的提升。

1.2房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的主要特征

1.2.1日常網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案管理日程化管理，主要是從檔案信息的收集整理入手，檔案一旦受理，要實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化系統(tǒng)的信息利用價(jià)值，這樣一來(lái)，提高了工作便捷性，通過(guò)科學(xué)的檢索設(shè)置，能夠提高工作效率。

1.2.2服務(wù)社會(huì)化。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)手工檔案管理模式的空白，實(shí)現(xiàn)了資源共享。用戶只要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內(nèi)容，這種服務(wù)具有社會(huì)化的特點(diǎn)，代表著社會(huì)的進(jìn)步。

1.2.3全方位服務(wù)。數(shù)字化的房產(chǎn)檔案將文本、圖像等信息存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，使得人們能夠更為方便、快捷地通過(guò)登錄計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行查找與確認(rèn)，使服務(wù)全方位化、多元化，滿足了社會(huì)大眾的需求。

2 房地產(chǎn)檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用

2.1檔案索引和查找時(shí)準(zhǔn)確快捷的運(yùn)用

以查找做舉例說(shuō)明，有時(shí)業(yè)主辦理某些業(yè)務(wù)時(shí)要原房屋買賣合同或其他材料的復(fù)印件時(shí)，在沒(méi)有使用數(shù)字化技術(shù)之前工作人員必須進(jìn)入庫(kù)房提取檔案。在提取過(guò)程中總是會(huì)出現(xiàn)找不到檔案的情況，經(jīng)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)有三種情況：首先，業(yè)主從沒(méi)有對(duì)房屋的權(quán)屬登記，它包括初始、轉(zhuǎn)移、變更、質(zhì)押、注銷、補(bǔ)登；其次，檔案在分區(qū)放置時(shí)沒(méi)有放對(duì)；最后，檔案管理員因疏忽在檔案用過(guò)之后與別的資料混放起來(lái)，弄出了“偽丟失”的現(xiàn)象。在使用數(shù)字化技術(shù)后工作人員建立電子檔案，檔案管理有了數(shù)字化索引欄目，在欄目中進(jìn)行關(guān)鍵字等搜索，立刻就能夠找到符合條件的文件，業(yè)主有沒(méi)有進(jìn)行權(quán)屬登記一查就可以知道這樣一來(lái)，檢索變得簡(jiǎn)單化、有效，同時(shí)有效的解決了放錯(cuò)、混放的情況。數(shù)字化查詢過(guò)程中少了時(shí)間和空間的局限性，同時(shí)也縮短查找的工作時(shí)間、節(jié)約工作人員和工作量。還有以往手工查找文件程序復(fù)雜繁瑣，特別不方便。現(xiàn)在有了數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理的運(yùn)用使得查找更簡(jiǎn)便，它的運(yùn)用價(jià)值更是非常大促進(jìn)了檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2.2檔案統(tǒng)計(jì)工作中數(shù)字化技術(shù)中運(yùn)用

房地產(chǎn)檔案管理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用使得數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)在房地產(chǎn)檔案管理工作中具有實(shí)用性，隨著社會(huì)地積極發(fā)展、科技在不斷地進(jìn)步，房地產(chǎn)檔案也不僅僅是業(yè)務(wù)作為本身財(cái)產(chǎn)的重要依據(jù)，也為國(guó)家經(jīng)濟(jì)等各項(xiàng)決策提供了判斷依據(jù)。房地產(chǎn)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字化技術(shù)是信息與互聯(lián)網(wǎng)共同運(yùn)用形成了檔案統(tǒng)計(jì)模塊。在檔案統(tǒng)計(jì)模塊中，檔案分門別類的進(jìn)行歸檔。但是，原始的檔案憑證還是不能缺少的，需要作為最原始的依據(jù)保留。由于房地產(chǎn)檔案工作也涉及到大量的數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計(jì)分析，有了數(shù)字化技術(shù)的使用，數(shù)據(jù)匯總更準(zhǔn)確、統(tǒng)計(jì)分析也會(huì)更全面。

2.3系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置的安全性在數(shù)字化技術(shù)中的運(yùn)用

數(shù)字化技術(shù)在軟件中大都會(huì)有權(quán)限設(shè)置，同樣也運(yùn)用在數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理軟件中，不同的工作人員有不同的權(quán)限。例如：登記的工作人員只能負(fù)責(zé)登記工作、審核只能做審核的工作，各司其職，相互之間既是獨(dú)立的個(gè)體，同時(shí)組合在一起也是一個(gè)完整的體系，這樣系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置發(fā)揮了積極地作用。由于房地產(chǎn)管理工作是涉及業(yè)主個(gè)人的隱私和業(yè)主其他業(yè)務(wù)的辦理，這樣保護(hù)好業(yè)主信息材料齊全、保密是系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置中必不可少的，即是對(duì)業(yè)主信息的保密也是對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。數(shù)字化技術(shù)分模塊把房地產(chǎn)檔案管理區(qū)分開，如戶籍管理系統(tǒng)、測(cè)繪及面積計(jì)算系統(tǒng)等然后在各個(gè)程序連接處進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。整個(gè)房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)模塊系統(tǒng)清晰、工作人員工作內(nèi)容明確使得數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案中合理運(yùn)用，檔案達(dá)到安全的同時(shí)也使得管理進(jìn)行了層次性的劃分。

3 應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)需要注意的事項(xiàng)

3.1建立健全管理制度

在房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，需要建立有效的管理制度，通過(guò)制度的構(gòu)建，更好地推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用效率，首先，要做好規(guī)劃和控制，制度制定過(guò)程要考慮數(shù)字化檔案信息的敏感性與機(jī)密性，規(guī)定形成有效的安全認(rèn)識(shí)。避免因檔案數(shù)據(jù)的丟失或被盜取，造成一定的損失。其次，重視數(shù)字化系統(tǒng)環(huán)境的構(gòu)建，制度中要包括對(duì)于檔案機(jī)房出入的控制，要通過(guò)環(huán)境條件與保證管理工作，提升房地產(chǎn)資源的儲(chǔ)存效率。

3.2加強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)

房地產(chǎn)檔案管理，為提高工作人員的數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用效率，必然要構(gòu)建一支具有專業(yè)水平的管理團(tuán)隊(duì)，要求相關(guān)人員，要具備數(shù)字化技術(shù)操作能力，例如，具備設(shè)施的維護(hù)、升級(jí)能力。在進(jìn)一步提高工作人員技術(shù)水平的同時(shí)，要實(shí)施有效的培訓(xùn)，培訓(xùn)要具有針對(duì)性，不同工作內(nèi)容，制定不同的培訓(xùn)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)工作人員的專業(yè)化發(fā)展。利用管理水平提高，不斷推進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的高效運(yùn)用，充分肯定其建設(shè)的意義與價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，作為現(xiàn)代化科技發(fā)展過(guò)程中重要體現(xiàn)，為提高管理的效率，必須要以有效的分析，不斷提高認(rèn)識(shí)，以此通過(guò)整合有效技術(shù)與資源，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]楊梅霞.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用[J].住宅與房地產(chǎn)，2017（35）：19.

[2]黃華.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（20）：162-163.

[3]劉熙華.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的探討[J].低碳世界，2017（06）：278-279.

（作者單位：天津市紅橋區(qū)房管局）