淺析婦科內鏡國際學術會議組織管理工作

馬其波

【摘要】學術會議專家學者們百家爭鳴、百花齊放的交流平臺，與會者在此平臺發(fā)表前沿理論、科研成果及臨床實踐。在經濟全球化的大背景之下，伴隨著中國改革開放的不斷推進，國際交流與合作日益密切，國際學術會議已日益成為世界各高校、研究機構及醫(yī)院進行聯(lián)系、學術交流與合作的一種重要形式，本文結合筆者自身工作的經驗，以婦科內鏡國際學術會議為例，探討國際學術會議的組織管理工作，提出一些建議。

【關鍵詞】婦科內鏡 國際學術會議 組織管理

[中圖分類號]R1 [文獻標識碼]A [文章編號]2096-5249（2018）04-156-02

學術會議是指具有同樣專業(yè)知識背景的人在特定的時間和地點聚集，按照一定的規(guī)則所進行的交流、講解、討論等活動【1】 。是百家爭鳴、百花齊放的交流平臺，與會者在此平臺發(fā)表前沿理論、科研成果及臨床實踐，追求同行認可，提升學術價值，了解一流學者近期的研究動向和最新的科研趨勢【2】。隨著現(xiàn)代科學技術的不斷進步，推動了婦科內鏡診治技術的開展，取代了傳統(tǒng)婦科創(chuàng)傷較大的開腹手術，而且使一些不明確的疾病得以確診和治療，增加了醫(yī)學救治和醫(yī)療服務的能力，其在診斷和治療方面的諸多優(yōu)點使廣大患者受益非淺。在近20多年時間里，已迅速普及到我國大多數(shù)縣級以上醫(yī)院，內鏡技術已經成為婦科臨床治療的標準方式和常規(guī)手段，同時也是廣大婦科醫(yī)生必須掌握和具備的基本技能【3】。因此，婦科內鏡相關的學術會議遍及各地，首都醫(yī)科大學附屬北京婦產醫(yī)院婦科微創(chuàng)中心舉辦了12屆全國婦科微創(chuàng)高峰論壇和第16屆亞太婦產科內視鏡醫(yī)學會（The Asia-Pacific Association for Gynecologic Endoscopy and Minimally Invasive Therapy，簡稱APAGE）學術年會。本文結合筆者自身工作的經驗，以婦科內鏡國際學術會議為例，探討國際學術會議的組織管理工作，提出一些建議。

1 國際學術會議組織管理經驗

1.1 會議前期籌備階段 收集會議相關資料和信息是會議組織工作的重要任務。首先要成立會議籌備工作的組織框架，如建立領導小組、學術委員會、組織工作委員會和秘書處。其次對會議各項工作進行分工落實和管理；對會議進行時間性劃分，計劃各項工作的階段進度；對會議的總費用進行預算和分配管理等。選好學術會議主題是會議成功的重要因素，會議中的所有內容都是緊密圍繞會議主題開展的。

1.2 會議組織階段 會議組織階段工作是非常重要而煩瑣的，在做好籌備工作的基礎上，要對會議期間的每一個環(huán)節(jié)進行精心組織和科學管理。

充分利用互聯(lián)網具有空間虛擬化、時間隨意化、信息處理便捷化和內容個性化的特點，制作專門的國際會議網站，設立在線注冊、投稿、審稿、在線支付收款等系統(tǒng)，可實現(xiàn)會議通知發(fā)送、會議宣傳推廣、參會人員會議在線注冊參會報名、收款及確認、參會者信息管理、會議征文及在線投遞摘要與全文、稿件組織評審、酒店預訂等一站式管理。如要邀請國內著名專家和相關領導，由于中國國情的原因，其日程經常會變動，一般需要不斷跟進確認。

1.3 學術會議論文集及相關材料制作階段 1.3.1投稿論文收集管理。會議第一輪通知發(fā)出后，會議投稿系統(tǒng)會陸續(xù)收到論文的稿件，收到的論文應及時歸檔管理，建立Excel表對論文以及回執(zhí)的信息進行匯總管理，包括姓名、性別、單位、論文題目、報告方式（口頭或海報）、護照號、簽證號、住宿需求、其他備注等信息。論文全部匯總之后，應聯(lián)系學術委員會組織專家對稿件進行審閱和篩選。

1.3.2會議指南的編寫與制作。會議指南（又稱會議手冊）是幫助與會者更高效、更有序地參加學術會議的指導性文本。會議指南應包含以下內容：①會議概況：會議宗旨、主題、時間、地點、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等；②會議議程：注冊、日程安排，以表格的形式呈現(xiàn)為佳；③嘉賓名單及介紹：列出確定出席會議的嘉賓名單，簡單介紹出席嘉賓及發(fā)言摘要；④組織機構介紹：會議各相關單位機構的介紹；⑤會務信息：酒店、會場地址，交通、食宿和會務組成員信息等；會議指南的封底可提供大會組委會的聯(lián)系信息。會議指南的造型設計應美觀大方，在進行版面設計時要考慮方便使用者查找與翻閱。

1.4. 國際學術會議會后的總結、存檔、報銷、感謝等工作【4】 為了提高今后的會議工作水平，會后要進行資料的整理歸檔。一般需要歸檔的資料會議的新聞報道、合影及相關相片的整理和分享、會議組委會對全體工作人員、資助單位、參會的專家和學者等所有相關人員的致謝、會議成果和經驗教訓總結與分享、財務報銷和決算等。從開始到結束，會議相關資料的收集整理工作應持續(xù)貫穿會議工作的始終。

2 經驗探討

一次大型會議，既是一次嚴格的考驗，也是一次難得的鍛煉。作為會務工作者應時刻保持嚴謹細致、高效運轉的工作狀態(tài)，不斷總結會務工作經驗，積極探索會議組織新方法、新思路，在保障人力、物力、財力的前提下，成功舉辦大型學術會議，在提升學術水平和專家學者們的科學素質上更好地發(fā)揮作用【2】。

2.1 借力網絡信息技術 通過網絡信息管理技術重塑辦會流程，助力國際學術網絡信息化辦公，提高辦會效率，減輕會務工作量，提升會議知名度。

2.2 細化會議組織管理流程 會前，深入了解并分析參會人員的需求，結合實際情況，精心組織籌備工作，制定會議接待服務工作方案，明確工作范圍、職責、工作流程以及工作標準；會中，會務人員精心組織，按業(yè)務標準進行會議接待服務，實時過程管控；會后，規(guī)范善后事宜，強化總結和考核，做到考核與標準相融合。

2.3 明確崗位職責 明確會議服務相關崗位職責，對照每一項服務標準，在會前、會中和會后環(huán)節(jié)都要逐項進行檢查，同時記錄服務過程中經驗、不足及參會人員滿意度等內容。優(yōu)化管理層次，明確管理層、操作層和執(zhí)行層，有效保證了大型會議或活動參與服務的人員分工有序，配合順暢。

2.4 強化風險管理 梳理并完善管理制度與標準，結合以往會議服務經驗，除做好常規(guī)工作外，提前研究、預判會議服務需求，制定應急預案，完善服務體系結構。突出風險控制，以流程、預案的方式固化和完善解決方案

3 結語

這是一個充滿變革、創(chuàng)新的社會，學術會議作為一種社會現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。醫(yī)學學術會議為醫(yī)療新技術，新設備，新理念的交流和傳播搭建了重要的平臺，推動我國醫(yī)學事業(yè)的進步，所以如何辦好大型醫(yī)學學術會議必定是一個長久的議題。因此，會務工作的相關理論和實踐技巧，是所有會議組織者、參與者必須熟知、掌握的一門科學和能力。

參考文獻

[1]吳丹， 曹桂華.國際學術會議的組織與管理[J] .學會， 2009（12 ）： 43‐47 .

[2]孟凡力.高校大型學術會議組織經驗探討[J].教育教學論壇， 2016， 34： 202-203

[3]段華.婦科內鏡醫(yī)師培訓與質量控制[J].中國實用婦科與產科雜志， 2010， 26（1）： 4- 6。

[4]王琰.高校國際學術會議籌備與舉辦實務研究[J]. 教育界， 2014（6）： 126.136