PPT圖表進階技巧如何讓生成的柱圖更迷人

朱建

圖表在日常工作中應用非常頻繁，無論是Excel還是PPT，一款做工精致的圖表永遠能讓文檔在老板面前鶴立雞群。問題是，大多數小伙伴的圖表看上去都不怎么過關，千篇一律的樣式總是感覺少了一些味道。其實有些時候也許稍微改上幾步，就能讓整個圖表換一個樣子。

第一步沒用的全刪掉

下圖就是我們平時最為常見的一種圖表，沒錯！標準的Excel圖表，其實也說不上有什么問題，只是看起來太平常了。下面我們一起來分析一下，這個圖表中到底都有哪些問題？

圖表最終都是要面對觀眾的。那么問題來了，當這樣一個圖表擺在你面前時，你最需要將圖表中的哪一部分展示給觀眾呢？排行榜、最高/最低月是吧。但反觀當前表格，除了這些基本元素外，它還包含了很多不相關的元素，比如坐標軸、網格線、圖例以及那個毫無設計感的標題等。當然你肯定會說，這些元素“存在即有道理”嘛，少一個肯定會讓觀眾們丈二和尚摸不著頭腦。沒錯，這的確是個問題，但我們可以有其他一些方法解決這個問題。因此，在拿到一份標準的Excel圖表后，首先要做的就是將這些“不相關”的元素統統刪除掉

具體方法：點擊模塊，然后按下鍵盤上的delete鍵。

第二步添加數據標簽

刪除完不相關元素后，表格一下子變得清爽了許多，不過一個問題也隨之而來，觀眾看不到具體的銷售業績了。那么是否應該將上一步刪除掉的坐標軸“恢復”回來呢？不用！因為這里有另一個方法可以效果更好。

具體方法：右擊圖表系列，點擊“添加數據標簽”，然后右擊修改數據標簽屬性，將標簽位置改為“居中”，最后再修改一下標簽字的顏色，讓它更突出一些即可。

第三步修改顏色讓數據更突出

雖然我們為圖表添加了數據標簽，但似乎仍感覺少了些什么。其實這里牽涉到了PPT的一個制作原則，即不應該讓觀眾自行對比或計算某些內容，他需要了解什么內容，就應該直觀地擺在觀眾眼前。那么在這個圖表中，什么才是觀眾最希望看到的呢？沒錯，就是那個銷量最高的月份。

這里引申一下，目前微軟Office的默認圖表會使用一種高飽和度色彩，即亮藍或亮橙。但事實上除非特殊配色需要，一般商務圖表不建議使用這些高飽和度色彩，我們通常會使用“淺灰色”代表非重要數據，用“深藍色”代表重要數據。

具體方法：單擊圖表系列，修改填充顏色為“淺灰”，然后單擊兩次銷量最高的那個月份（注意：是兩次單擊，而不是雙擊。這樣可以單獨選中圖表中的某個系列），修改填充顏色為“深藍”。在此過程中，如果發現系列帶有邊框色，則統一將其改為“無邊框”。

第四步添加數據來源和圖表標題

制作圖表時，為了增加數據可信度，一般會在圖表下方添加“數據來源”文字。當然還有最重要的，就是為圖表添加一個標題，讓受眾者一目了然地知道這張幻燈片到底要講哪些內容。當然這里的標題不是指圖表自帶的標題框，專業PPT制作通常都是手工添加文本框來完成，一來手工框位置更靈活、更方便進行排版，二來也方便后期為標題框添加簡單的特效。

具體方法：“插入”面板→“文本框”→“繪制橫式文本框”。

第五步細節美化

做到這里，圖表已經基本上完工了，當然也可以根據喜好，對圖表再進行一些美化。最簡單一個方法，就是在圖表的下方添加一個背景。但是原則不能忘記，圖表為主、背景為輔。因此在背景圖選擇上，應盡量選擇一些淺色系單色圖（或者借助PPT自帶的“重新著色”命令將彩圖直接改成灰度圖），只要不和主圖爭鋒即可。好在2016版之后的PowerPoint都提供了一項在線插圖功能，用起來還是很方便的。