電子制造業采購管理信息化平臺設計

鄧云飛 董思洋

摘要：采購管理是當前各企業開展科研生產的重要一環，對提高企業核心競爭力有著十分重要的作用。但在國內電子企業，由于采購頻繁和批采購數量較小等原因，導致采購管理運作方式和實施效果并不樂觀。結合IT技術，以電子制造企業為研究背景，探索了采購管理平臺設計中的一些關鍵技術，該平臺的實現有助于提高企業的市場競爭力，也為同類企業采購管理的成熟發展提供理論及實踐上的借鑒。

關鍵詞：采購管理；供應商管理；信息安全；系統可維護性

中圖分類號：TP393文獻標志碼：A文章編號：1008-1739（2018）19-62-4

Design on Purchasing Management Platform for Electronic Manufacturing Enterprises

DENG Yunfei1， DONG Siyang2

（1. China Patent Information Center， Beijing 100088， China； 2. The 54th Research Institute of CETC， Shijiazhuang Hebei 050081， China）

0引言

采購管理是企業組織結構中很重要的一環，主要涉及采購方式管理、合同管理、訂單和履約管理、供應商管理及統計分析管理等[1]。研究表明，制造業中原材料和服務的采購成本會占到總成本的50%～80%；同樣，在產品所產生的質量問題中有30%的因素來自于采購供應商。

經過多年的不斷發展，各國專家學者從不同角度總結、探索了不同采購系統理論模型。如文獻[2]分析了供應商選擇的諸多因素，給出了供應商評價選擇中的3個最重要的指標：質量、價格和交貨期[2]；文獻[3]運用層次分析法對供應商選擇問題進行了研究；文獻[4]應用AHP的方法建立了采購比價分析的多目標決策模型；文獻[5]提出了CIMS環境下采購管理系統的設計方案、體系結構及功能模型。但是很少有文章對電子行業采購問題進行深入分析，以某電子研究所為研究背景，探討了其采購信息化平臺建設中的一些關鍵點。

1采購管理現狀與問題分析

在研究所管理中，采購中心是統一對外采購部門，隨著所內各部門技術創新能力和產品制造能力的大幅提升，采購中心的工作日益繁重。其工作內容和工作現狀有以下特點：

①采購中心的工作基本依靠人為保證，采購工作量大、周期長且效率較低，手工進行數據匯總和分析難免出現疏忽遺漏現象，造成工作失誤。

②目前招投標等過程主要采用電話、傳真等方式進行，導致時效性和保密性較差，人為干預因素較大，給招標工作的暗箱操作或供應商之間竄標提供了可能，而且大量紙張、傳真復印機的使用也不符合保密管理工作需要。

③采購中心對各個不同的采購項目不能及時、有效地監控，合同履約功能監督不完善。

④所內對于供應商的管理僅限于每年年底的綜合打分和評級，需要進一步實現動態的分級管理，以及基于動態數據的嚴格考評。

2采購管理信息化平臺設計

2.1信息化平臺建設目標

采購管理信息化平臺的建設需要實現以下目標：

①該平臺的建設需要包含采購方式過程管理、合同履約管理、采購訂單管理、供應商管理及統計分析等業務過程。研究所需要借助該平臺來實現采購相關的數據和信息電子化，降低對電話、傳真等傳統通信工具的依賴，節約交易費用，減少人工成本，提高工作效率和工作質量。

②研究所需要借助該平臺來規范采購程序和優化采購流程，減少采購過程中的人為干擾因素。

③研究所需要借助該平臺，利用網絡開放性的特點，使采購項目形成最有效的競爭，有效降低采購成本，保證采購質量。

④研究所需要借助該平臺實現對供應商的實時管理和考核，促進單位采購與電子商務相結合。

⑤研究所采購中心的日常工作須分別在涉密網和互聯網上完成，因此該平臺的建設需要跨兩網建設，實現雙網之間信息交換。

⑥研究所自身有物資信息管理平臺和財務管理系統，將來建設企業自身的ERP，因此該平臺需要分別與其他系統實現信息、業務的集成。

2.2采購管理信息化流程

采購管理信息化平臺引入以后，研究所的日常采購管理工作流程可用泳道圖描述，如圖1所示。

整體流程可分為采購計劃階段、采購詢價階段和采購實施階段。①采購計劃階段（內網中進行）：計劃員接收經過審批的采購申請，制定采購計劃，指定具體采購方式（詢比價、單一來源采購、招投標、競標、競爭性談判）。②采購詢價階段（外網中進行）：詢價員以指定的流程進行詢比價等工作，確定供應商。③采購實施階段（外網中進行）：實施員與供應商簽訂物資訂購單，隨后進行訂單履約管理；接收物資和登記，進行庫房管理。

2.3信息化平臺框架設計

基于采購業務流程分析，采購管理系統需要跨內網和外網建設。采購申請須部署在涉密網，其他模塊須部署在互聯網上。系統主要功能模塊劃分如圖2所示。

3采購管理信息化平臺內容及關鍵技術

3.1采購過程管理內容

采購管理信息化平臺是一個綜合性管理過程，需要將人、財、物及信息數據通過業務過程進行有效組織，采購過程管理建設包括采購申請管理、計劃管理、采購方式管理、采購訂單管理及訂單履約等過程。

①采購申請管理：采購申請信息包括科研類生產物資、非科研物資的采購申請、取消訂貨申請及訂貨變更申請等。

②采購計劃管理：采購計劃管理過程中會將采購申請合并和拆分，形成采購計劃，并為采購計劃制定采購相關策略，隨后報采購部門主管領導審批。

③采購方式管理：采購計劃形成之后，該平臺可按國家要求分別支持采購員使用詢比價、單一來源采購、電子招投標、競標及競爭性談判等方式確定供應商。

④采購訂單管理：物資供應商確定之后，該平臺需要按模板自動生成訂購單和審批表，且按所內管理制度支持各部門領導在線審批。

⑤訂單履約管理：訂單形成以后，該平臺自動根據訂單內容生成履約條款并執行，支持采購實施員對履約的各環節進行實時監控。

3.2供應商管理內容

3.2.1供應商管理內容

研究所的供應商包括科研生產供應商和非科研生產供應商2類。其中，科研生產供應商需要按所內制度執行非合格供方和合格供方管理，非科研生產供應商不必執行合格供方管理制度。

3.2.2供應商注冊管理

供應商注冊管理如圖3所示。

①供應商注冊：供應商可以在研究所門戶網站上注冊，按所內要求填寫注冊信息并上傳資質文件，選擇期望供貨的采購組織及供貨類別。

②申請審核：研究所采購中心對供應商的供貨申請進行審核，審核通過后，供應商可登錄系統。審核后，可按所內要求區分合格供方和非合格供方管理。

③供應關系申請：供應商通過注冊審核后，可發起新的供應關系申請。

④供應關系評級調整：對于普通物資，可通過供應關系評級調整將非合格供方調整為合格供方。3.2.3供應商評價管理

為了實現供應商管理，采購管理信息化平臺需要建立供應商的評價體系，具體建設內容包括：

①該平臺提供指標定義功能，區分出定性指標與定量指標。

②該平臺可以區分集團、企業兩級評價，可以實現每個企業及集團評價的權重設置。

③該平臺可對供應商設置不同級別，如預備供應商、合格供應商及優質供應商等等。系統支持按規則自動變更供應商級別，也支持手工設置供應商級別。

④該平臺可實現對供應商的總體數據分析，包括供應商在物資類別、區域、關聯的企業、關聯的成品、交易額度與占比等維度的數據分析，可實現同期排名升降和采購占比變化的分析，以及供應商歷史成交價格、質量指標和不合格次數的數據分析。

3.3系統集成方案設計

采購管里平臺在設計、實施過程中不可避免地需要與其他軟件系統進行數據和流程的集成。本文研究主要考慮將該平臺與研究所已有的物資管理系統、OA的集成。該平臺與其他的系統的集成如圖4所示。

①采購申請、采購方式確定過程中，需要審批的信息可推送至OA系統，供領導審批；

②審批回復信息可由OA系統推送至采購管理信息化平臺；

③采購管理信息化平臺可自動獲取物資管理系統中的物資申請訂單（包括采購申請、取消訂貨、訂貨變更申請）；

④物資到貨確認后，采購管理信息化平臺可及時將物資到貨信息推送給物資管理系統；

⑤物資管理系統中退換貨發生以后，自動將退貨、換貨信息推送至采購管理信息化平臺中；

⑥供應商信息更新后，采購管理信息化平臺可自動將更新信息推送至物資管理系統；

⑦物資管理系統中的物資編碼等基礎信息出現變更后，可自動將變更信息推送至采購管理信息化平臺中，保持基礎信息一致。

4結束語

本文以研究所采購管理為例，對當前采購管理過程的現狀及其中存在的問題進行了分析，闡述了采購管理信息化平臺的建設目標、該平臺引入之后的采購流程、系統功能框架。隨后，針對該平臺建設中存在的建設內容、供應商管理方式及系統集成等關鍵要素進行了描述、探討。對采購管理信息化平臺建設和實施的研究可為各軍工企業的供應鏈建設提供有價值、意義的參考。

參考文獻

[1]李劍.V公司采購管理信息化平臺設計[D].北京：北京郵電大學，2012.

[2]李，李玉忱，任磊.基于供應鏈的采購管理系統的研究與實現[J].計算機應用研究，2004（11）：270-272.

[3]翟斌，周支立.采購管理中供應商選擇問題的研究[J].物流科技，2004，27（9）：47-51.

[4]馮輝，俞濤，劉麗蘭.基于AHP的采購比價模型的研究[J].組合機床與自動化加工技術，2004（5）：26-28.

[5]尹德松，宋旭東.CIMS環境下的采購管理系統的設計與實現[J].信息技術，2003，27（1）：31-33.