基于云技術的小微企業財務共享中心初探

邱凱 劉李福 張俤

從2009年國務院下發《關于進一步促進中小企業發展若干意見》的文件，到2015年“大眾創業、萬眾創新”的政策實施，我國小微企業在數量和資產規模方面都得到了蓬勃發展，也帶動了其對會計核算的強勁需求。鑒于成本壓力，將會計核算外包是大多數小微企業的剛性選擇，即把企業的會計工作交給第三方代賬公司或個人來完成。雖然購買人工代賬服務可以在一定程度上降低日常運營成本，但第三方代賬服務公司存在著準入門檻低、人員變動大、專業能力不足等弊端，從而給小微企業帶來核算不規范、記賬錯誤、合規風險高、會計信息決策有用性差等不容忽視的問題。如何在不增加運營成本的前提下推動小微企業會計核算、財務管理工作標準化和規范化，是會計界亟需解決的難題。

財務共享中心（F i n a n c i a l Shared Services Center）是依托信息技術，流程化處理會計、財務管理等工作的新型企業內部機構（Robert et al.，1993；Moller，1997；Schulman et al.，1999），它可以優化組織內部結構、降低運營成本、規范財務和業務流程、提升管理效率（金蓮花、王華，2016），國內外已有不少大型集團公司和跨國公司設立了財務共享中心并取得了良好的效果。不過，對于大企業而言，財務共享中心的設立仍然需要花費大量成本對業務流程重新設計、分流原有工作人員等（Clemens，2017）。

相對于大型企業，小微企業的經濟業務簡單，會計核算工作可復制性強，如果將其會計職能從企業中進行剝離，通過第三方專業會計服務機構在云端建立的財務共享中心向數以百計的小微企業提供標準化的會計核算、財務管理和決策支持等服務，一方面可以起到規范會計工作、降低合規風險、提升管理效率等作用，另一方面，對于提供這一服務的第三方機構也能通過標準化獲得巨大的成本優勢。此外，剝離了會計職能還可促使小微企業的管理者更加專注于自身主營業務，實現企業管理效率的提升。

一、小微企業會計核算特征

現有文獻顯示，小微企業經濟業務的標準化會計處理并未如其發展態勢那樣全面推廣，雖然我國已于2013年開始實施《小企業會計準則》，但是并沒有給小微企業的會計核算工作帶來實質上的改變。何冰玉（2015）、高凡修（2015）的調查和研究均發現，《小企業會計準則》并沒有得到大范圍的執行。

為了進一步了解目前小微企業的會計核算尤其是對云核算的需求，筆者于2016年10月至12月向注冊地在成都市的300家不同類型的小微企業發放了調查問卷，其中收回有效問卷259份。問卷調查結果也顯示了類似的結論：除了少數擁有會計專業背景的企業主，大多數受訪的小微企業主并不了解企業的會計核算流程。根據問卷調查和訪談結果，筆者認為目前小微企業的會計核算工作存在一些比較突出的問題：第一，小微企業的利益相關者關注的首要問題是企業的生存問題，不具備價值創造功能的會計核算職能在小微企業中難以得到足夠重視。第二，從企業生命周期來看，小微企業大多處于企業初創期，這個階段企業融資渠道有限，可用資金大多較為緊張，出于降低成本的考慮，小微企業往往會選擇兼職人員來從事企業的會計核算和報稅、納稅等工作。兼職人員一般不會關注企業的業務，只完成最基本的代賬工作，出現賬目混亂、記賬錯誤等情況的幾率較大。同時，專門從事人工代賬服務的企業為了節約成本，一般會為一名代賬會計指派十家以上的客戶提供服務，而企業的月結、編制報表、納稅申報等工作都集中于月末和月初，這勢必會造成特定時間內代賬會計工作量過大，從而沒有時間對漏記、多記等錯誤的記賬問題進行檢查和處理，結果出現報表金額與實際金額不符等問題。第三，部分小微企業所有者為了降低繳納的稅金，往往要求兼職會計人員進行一些“特殊”會計操作來控制納稅額，這些會計操作大多會涉及財務舞弊和造假，一旦遇到監管機構檢查會計賬目，企業面臨高額罰款甚至刑事責任的可能性極大。第四，從合規的角度來看，由于小微企業數量眾多，其會計監管工作主要通過稅務機關在征稅過程中的抽查進行，這就造成無會計賬、錯賬、假賬被查處的概率很低，這也使得許多小微企業業主存在著一定的僥幸心理。最后，由于會計報表、賬目與實際經營情況的不符，必然會降低會計信息的決策有用性，也割裂了小微企業的戰略、經營決策與會計信息之間的內在聯系。

綜上，鑒于成本、生存等因素，小微企業普遍缺乏會計流程標準化建設的動力，從而導致會計核算工作不符合會計規則、隨意性較大?？梢?，要在小微企業推行標準化的會計核算流程，首先需要降低會計流程標準化建設的成本，使小微企業能夠接受。

二、小微企業會計核算流程分析

根據問卷調研結果，小微企業可以歸為三類：生產型企業、服務（含IT）企業、流通型企業。下面本文將分別對三種不同類型企業的會計核算流程進行分析。

（一）生產型企業會計核算流程

一般而言，生產型企業的業務流程主要包括購進原材料、生產、銷售。相應的會計核算流程是：通過現金、銀行存款或賒購形式購入原材料，同時得到供應商開具的發票；生產過程中的原材料、直接人工等項目直接轉為產品成本，其他費用在進行合理分攤后轉為存貨成本；銷售過程的銷售收入以及出庫存貨轉為主營業務成本。在這一過程中會產生出庫單和銷售發票等重要原始憑證。

每個自然月結束以后，會計人員還要編制資產負債表和利潤表，根據利潤表顯示的收入和利潤分別繳納增值稅和企業所得稅。

（二）流通型企業會計核算流程

商品流通型企業的業務流程包括購入商品和銷售商品兩個主要環節。其中，購入商品的會計核算流程與生產企業類似，區別在于流通企業購入的商品直接計入存貨科目，同時獲得供應商提供的發票。在商品銷售環節中，從庫存中轉移的存貨成本將轉為主營業務成本，與銷售產品產生的銷售收入對應。

與生產企業一樣，每個自然月結束以后，會計人員還要編制資產負債表和利潤表，根據利潤表顯示的收入和利潤分別繳納增值稅和企業所得稅。

（三）服務型企業會計核算流程

圖1 小微企業財務共享中心原理

圖2 生產型小微企業核算流程

圖3 流通型小微企業核算流程

與前兩者相比，服務企業的業務流程是最簡單的，僅包括提供服務和收款這兩個環節。從會計核算角度來看，服務型企業需要做好日常的三項費用（管理費用、財務費用和銷售費用）的核算工作，在企業提供相應服務之后還需要及時將收入入賬。月末，會計人員需要編制會計報表和繳納稅款。

從三類小微企業的經濟業務與會計核算流程來看，小微企業的經濟業務十分簡單，會計核算工作可復制性較強。如果將不同小微企業的會計核算職能剝離，納入第三方專業機構設立的財務共享中心，并以云計算作為基礎，通過程序自動執行相應的會計核算流程，其成本會遠低于小微企業聘用代賬人員所耗費的核算成本。

三、財務共享中心及其特征

共享服務的概念產生于20世紀初的美國，幾家大型企業和政府開設了共享服務中心（Shared Services Center），不過由于技術水平的限制，20世紀90年代起，跨國企業才開始大量設置共享服務中心。到本世紀初，約60%的財富500強公司擁 有共享服務機構（ACCA，2002）。共享服務中心設立的初衷是降低成本和提高效率，在這種新型管理理念下，公司將原本分散于企業里重復的、日常的活動進行重新整合或者合并，最終取得競爭優勢。這一思想的核心內容就是通過財務共享、人力資源共享、IT共享，提供更優質的服務，為企業整體創造更高的價值。共享服務中心的設置，能夠將企業不同層級的某一職能進行集中，從而產生規模經濟效應。

在眾多企業級共享服務中心里，財務共享中心（FSSC）這一形式是最常見的（ACCA，2002）。中外學者對其進行過系統研究，例如國外學者集中討論了財務共享中心的特征、要素等問題（Bryan，2002；Cedric et al.，2003；Herbert et al.，2012）；國內學者則偏好于探討財務共享中心的應用效果和企業案例（李輝，2008；吳其霆，2009；周春梅，2012；趙曉玲，2014；周建偉，2016），并通過案例找尋設立財務共享中心的關鍵流程或要素（李耀峰，2012）。

與共享中心一樣，設立財務共享中心、集中會計職能能夠給企業帶來節省運營成本、稅收減免等成本上的巨大優勢，這也是大多數設立該機構企業的初衷。財務共享中心還打破了原有的組織結構，使財務部門和事業部之間成為 “客戶——供應商”關系，為提升服務質量或產品創新提供新思路。另外，財務共享中心一旦建立，既能夠增強事業部對現有核心業務的關注度，還能夠幫助總部靈活地添加新的業務單元，使得跨區域的并購活動得以比往常更快地進行。

圖4 服務型小微企業核算流程

圖5 小微企業財務共享中心主要職能

不過，不論是事業部眾多且分布于全球各地的大型集團公司，還是只掌管少數分支機構的中小規模企業，建立財務共享中心必須依賴于IT技術，尤其是云計算技術的支持。云技術能夠極大地降低終端工作強度，即只對分布式數據進行采集和預處理，數據處理、數據分析、財務管理等工作全部在作為云平臺的財務共享中心完成（程平、趙敬蘭，2016）。

四、小微企業財務共享中心功能分析

筆者認為，移植了小微企業財務職能的財務共享中心的核心在于云技術的運用，即通過云端處理相應的賬務和信息，實現部分或完全的賬務自動化處理。當然，在這一過程中首先需要將企業核算流程進行分解，把須由專業會計人員手工操作的部分通過云端的財務共享中心完成，而部分無需專業訓練即可完成的原始憑證錄入等工作則通過小微企業員工完成。根據這一思路，財務共享中心服務提供商需要在終端（小微企業）部署掃描設備以及錄入軟件或APP，做好原始憑證的掃描和賬戶初始金額的手工錄入。記賬憑證、分類賬和報表的編制工作集中在云端財務共享中心完成。第三方服務提供商需要開發憑證分類識別和賬務處理系統以部署于云端財務共享中心，生成標準化的會計憑證、明細賬、總分類賬、財務報表和納稅申報表等。

通過云端的財務共享中心，能夠及時處理各種原始憑證，記錄與交易和事項相關的會計分錄，并自動生成記賬憑證和明細賬。在月初等重要時間節點，系統將根據上月相關會計記錄編制財務報表和納稅申報表，以便及時向監管部門和稅務機關提供。同時，財務共享中心會在基本財務信息的基礎上通過不同的模型對企業財務狀況進行分析，以支持小微企業的各項決策。另外，財務共享中心對財務信息的處理是一個動態過程，可以幫助企業員工隨時查詢財務狀況、報表信息以及財務分析結果。

從操作角度來看，小微企業員工所需要做的，是通過智能手機或電腦攝像頭對不同原始單證（如購貨發票、入庫單、出庫單等）進行掃描并將銀行存款等賬戶期初余額錄入系統，即可完成終端的全部工作。而財務共享中心通過程序完成兩個步驟的工作：第一，是原始憑證的分類識別和標準會計憑證的生成，這一步驟中以系統自動識別、分類為主，人工識別和分類為輔。第二，是會計賬、報表和納稅申報表的編制。一般來說，小微企業往往不需要進行較多的期末賬項調整等工作，每個會計期間內記賬憑證所形成的不同賬戶余額即為資產負債表和利潤表中相關賬戶余額的直接依據?？梢?，財務共享中心工作的重點和難點都集中在第一步上，即原始憑證的識別、分類及記賬憑證的生成。

五、總結

根據小微企業會計核算工作的特點，筆者認為，構建小微企業財務共享中心的優勢包括以下三個方面：

第一，核算服務的可復制性。絕大多數小微企業的業務類型比較單一，并不需要特別定制的核算服務。因此，財務共享中心可以在小微企業中大范圍推廣，同時無須增加額外的系統開發成本。這樣不僅能夠降低第三方服務商的技術開發成本，還能夠大大節省小微企業支付的代賬成本。以成都市小微企業為例，企業年代賬成本大約為6000元左右，這些成本以人工代賬的勞務費為主。如果小微企業將其會計職能轉移至財務共享中心，便能節省人工核算的勞務費，而云端軟件的開發成本和運維成本是由大量小微企業共同分攤，因此只要不斷增加使用財務共享中心的企業數，就能使小微企業會計核算成本遠低于現有的代賬成本。

第二，賬務管理的合規性。許多小微企業都因為會計核算違反稅收征管法規而遭受過稅務機關的罰款。財務共享中心能夠有效解決這一問題：首先，部署于云端的軟件將按照標準會計準則自動完成會計核算和報表編制工作，避免了手工操作造成的記賬錯誤。其次，小微企業財務共享中心通過軟件能即時完成每筆經濟業務的賬務處理，不會出現人工代賬服務中的月末記賬時間短，任務重，錯過納稅申報時間等問題。最后，財務共享中心將根據企業所在地稅務機關的相關要求生成納稅申報表樣表并及時提醒企業相關人員，保證企業按時、合規報繳稅款。

第三，會計流程的標準化。會計信息標準化問題是阻礙行業發展的重要障礙，通過財務共享中心進行會計核算，不僅能實現小微企業的賬務自動化處理，還能在較大的范圍內推廣XBRL（可擴展商業報告語言），實現財務報告編制、信息披露的標準化。

對于小微企業財務共享中心這一新事物而言，在技術上需要解決的一個重要問題便是云端存儲信息的安全性。只有財務信息得到充分保護，才能吸引更多小微企業選擇使用這一新的核算方式。同時，小微企業財務共享中心還存在著一些實施上的障礙，主要包括會計憑證的審核問題、會計檔案的保存問題等。雖然電子發票已經開始在全國范圍內試點，而最新的會計檔案管理辦法也允許以電子形式保存會計檔案，但是這些新政策的推廣都需要一定的時間。因此，對于會計云核算服務提供商而言，需要在這個過渡階段找到一些適當的方法來解決小微企業會計實務中出現的問題。