企業(yè)物資采購在生產經(jīng)營中的合規(guī)有效性分析

肖德偉

摘 要：企業(yè)物資采購通過招投標方式可以提高采購質量和經(jīng)濟效益，物資采購的成本控制、物資采購合同的管理控制、管理審計控制等是保證物資采購工作合規(guī)、有效的重要保證措施，是促進公平競爭，預防腐敗，提高采購質量的重要控制手段。

關鍵詞：物資采購；合規(guī)有效；控制；管理審計

企業(yè)在生產經(jīng)營中通過招投標方式進行物資采購，主要是為了降低成本，通過合同管理控制進一步對物資采購進行合規(guī)有效性控制，并通過管理審計程序進一步實現(xiàn)物資采購行為的合規(guī)性，促進公平競爭，預防腐敗，提高采購質量，實現(xiàn)企業(yè)良性發(fā)展、高效運行、合規(guī)經(jīng)營。

1 招投標方式在企業(yè)物資采購工作中的應用

隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷完善和發(fā)展，傳統(tǒng)而簡單的采購方式已無法適應市場的變化和發(fā)展需求，招投標制度可以實現(xiàn)合理的采購周期和采購成本、提高采購質量和經(jīng)濟效益。

1.1實行招投標制度在物資采購過程中的重要意義

《中華人民共和國招標投標法》、《工程建設項目施工招標投標辦法》和《國家重大建設項目招標投標監(jiān)督暫行辦法》等法律法規(guī)提供了制度保證，使物資采購的招投標制度有法可依。嚴格落實物資采購招投標制度，有利于規(guī)范企業(yè)的各項制度。

招標采購具有公開、公平、公正的特性，把采購信息面向全社會公布，擴大了物資來源并增加了競爭性。使每個參與投標的供應商認真地進行核算，使供應成本及利潤水平得到真實反映，降低企業(yè)生產運營成本，提高總體效益。

招標采購能夠提高采購物資質量且最大限度地避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，同時杜絕影響采購質量的外界干擾因素，保護了物資采購人員，使物資采購程序公開，實現(xiàn)了事前預防，變被動管理為主動參與。

1.2目前主要有以下三種招標形式

1.2.1公開招標

重要物資或采購規(guī)模較大的物資，宜采用公開招標模式。對于供應商分散和同類產品種類較多的情況，如電腦或空調采購等，也可以采用公開招標的方式，保證產品質量的同時，使投標產品的價格更加優(yōu)惠合理。

1.2.2邀請招標

邀請招標不需刊登招標公告，招標時間縮短，適用于采購規(guī)模較小的項目，可以節(jié)約招標費用，提高投標者的中標機會。

1.2.3詢比價采購方式

對于規(guī)格多、數(shù)量小、單價低、供貨廠家多的物資品種，多采用詢比價采購方式。通過制作并發(fā)出相關產品詢價函告知評標擇優(yōu)采購方案，確定開標的時間和地點，投標廠家可不參加開標會議，投標文件有效即可。

1.3建立供方資源庫，健全評價體系

通過資格檢查綜合評價，將誠信度差的供應商清理出局。同時加大供應商之間的競爭，有效遏制供貨價格。

2 企業(yè)物資采購成本的控制

企業(yè)管理水平制約企業(yè)的發(fā)展，控制采購成本是企業(yè)的工作重點，控制采購成本對于提高企業(yè)核心競爭力具有重要的意義。

2.1企業(yè)物資采購中的成本控制問題

傳統(tǒng)的物資采購計劃預見性差，請購計劃零散，不能形成集中采購；企業(yè)管理重心在日常工作，輕視日常管理，供需雙方缺乏有效的溝通；供應商是臨時或短期合作的關系，對其績效考核評價不足；采購方式單一造成總體采購成本偏高；不重視采購人才的培養(yǎng)，成本控制管理理念淡化。這些都是成本控制方面存在的問題，是造成生產經(jīng)營過程中采購成本高、采購效率低的重要原因。

2.2多渠道控制企業(yè)物資采購成本

適宜的采購方法、合理的組織機構采購、規(guī)范的供應商管理機制及靈活的采購技術可以實現(xiàn)企業(yè)采購成本的有效控制。

2.2.1優(yōu)化企業(yè)物資采購方式方法

招標采購、集中批量采購可以降低采購成本和總體費用；通過電子采購可以優(yōu)化采購過程，提高效率，降低采購成本；利用電子信息數(shù)據(jù)了解市場行情，制定采購計劃和決策，對采購物資分類控制并適度儲備，成立靈活的采購組織機構模式對供應商實行規(guī)范管理等都是有效地控制采購總體成本的重要措施。

2.2.2提高采購人員素質

采購人員是成本控制的直接實行者，采購人員較高的道德素養(yǎng)和業(yè)務素質能夠實現(xiàn)合同控制交貨，并在談判中選擇最優(yōu)供應商，對采購人員不問斷的業(yè)務培訓能夠提高其業(yè)務水平，保證采購質量。

2.3統(tǒng)一物資采購規(guī)范

標準化采購規(guī)范能夠有效降低采購成本，即不同的產品設計或設備采用通用規(guī)格，以規(guī)模實現(xiàn)降低成本，統(tǒng)一物料的基本信息，有利于實現(xiàn)集中批量采購。

2.4評估采購方案

價格與成本分析的目標最終是采購總成本控制。對價格因素和非價格因素等關鍵成本和其他相關潛在成本進行綜合評估，全面考慮影響因素后決定的采購方案更有利于控制采購總成本。

2.5充分的市場調查

影響采購成本的重點是采購物資的價格，充分的市場調查是確定產品價格的重要依據(jù)。在利用網(wǎng)絡平臺關注最新市場行情的同時，定期更新企業(yè)發(fā)布的網(wǎng)上采購信息，吸引更多的供應商參與，完善采購價格檔案，防止不合理漲價，這些都能夠有效控制采購成本。

3 物資采購合同的管理控制

3.1合同管理流程

物資采購合同管理是以市場經(jīng)濟和物資供應為基礎進行的，包括合同的前期、中期和后期管理等，通過主體決策和相關的業(yè)務制衡來實現(xiàn)全過程控制。包括審批計劃并訂立合同；合同管理；解決合同履行中的問題；對合同管理人員的獎懲等。

3.2采購合同歸口管理

采購合同應由專門的合同管理機構辦理，同時配備熟悉業(yè)務和具有豐富合同管理經(jīng)驗的合同管理人員。執(zhí)行合同授權委托，實施合同審查，經(jīng)過市場調研和市場競價并對合同主體進行資信調查，通過合同文本審查，實行履約檢查，執(zhí)行合同限額審批制度，審批會簽后由合同部門審核蓋章后方可生效。

3.3形成管理機制

所有的物資采購業(yè)務應全部納入合同管理，對各項指標實行全額管理。規(guī)范使用合同文本，對合同實行全過程管理；實行合同化管控機制，無合同不采購、不驗收，無合同不結算、不付款。應實行合同目標管理控制，依據(jù)法律法規(guī)，實現(xiàn)目標動態(tài)管理的全過程科學管理體系。

4 管理審計對企業(yè)物資采購的規(guī)范

管理審計應貫穿于整個物資采購控制過程，不僅是過程審計，更應該貫穿于采購過程各個環(huán)節(jié)的采購風險控制。注重企業(yè)物資采購外部風險控制，主要是為了預防采購合同欺詐、價格、質量、技術和意外風險。同時兼顧企業(yè)物資采購內部風險控制，主要是為了防采購計劃、合同過失、驗收、存量和責任風險。企業(yè)管理審計對物資采購主要控制對策有：

4.1對采購過程全方位的監(jiān)督

全過程的審計是指對計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對采購計劃的制定、采購合同的簽定，物資采購質量的驗收和最終結賬付款等關鍵控制點的審計監(jiān)督，防止舞弊行為。全方位的審計是指內控、財務和制度考核同步進行，貫穿于物資采購活動的全過程，主要作用是規(guī)范采購機制，降低物資采購價格，提高采購質量，保護采購人員并規(guī)避外部矛盾。

4.2采購物資需求和計劃的審計

主要是審查物資采購需求的合規(guī)性。包括物資采購計劃的科學性；調查是否符合實際情況；計劃與實現(xiàn)目標的一致性；采購數(shù)量、目標、時間、運輸、使用、質量計劃是否具有措施保障。

4.3審計物資采購招標與簽約過程的合規(guī)性的審計

采購合同依法訂立是避免風險的前提和基礎。管理審計要對采購經(jīng)辦部門進行履職審計，每年對供應商進行審查評定，對合同的實施進行合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等審核。

4.4物資采購合同臺賬、匯總及相關信息反饋的審計

審計是否建立物資采購合同臺賬、做好相關合同匯總，并運用先進的管理手段，做出及時、準確、真實的反饋評價信息，以提高物資采購合同的管理水平。

4.5對物資采購合同的執(zhí)行進行審計

對合同的內容和執(zhí)行情況、驗收工作、不合格品控制、合同違約糾紛處理、規(guī)避缺貨損失等相關內容執(zhí)行情況進行審計檢查，并對物資采購績效進行審計考核，盡量避免合同風險。

企業(yè)物資采購的合規(guī)有效性是一個長期、系統(tǒng)的工程，需要全部相關環(huán)節(jié)的不斷努力和堅持才能實現(xiàn)，有效規(guī)避物資采購各階段的法律風險。