淺析檔案管理信息化安全體系建設

郝志瓊

隨著科學技術的迅猛發展，毋容置疑，檔案管理信息化已成為發展的必然趨勢。但目前我國檔案管理體系中還存在著較多漏洞，安全管理方面的不足也比較多，這必將制約檔案管理工作的規范化開展，影響檔案資料的安全保存。因此，完善檔案信息化管理，強化檔案管理信息化安全體系建設，已成為我國檔案管理工作的重要內容，這對于提高檔案管理標準化、規范化，促進檔案管理事業的健康發展具有重要的意義。

本文將結合自身工作經驗，探討在檔案管理信息化中，安全體系建設的重要性，以及存在的主要問題和所做工作。

一、檔案管理信息化安全體系建設的重要意義

所謂檔案管理信息化，是指將檔案管理從面向紙質檔案實體保管的模式，向數字化信息存儲模式過渡和轉變的過程。檔案管理安全體系建設則是根據檔案管理工作的具體內容，找出影響檔案實體與檔案信息安全的主要因素，根據檔案實體與檔案信息安全的不同特點與要求，分析檔案異質異地備份的可行性與實施策略、檔案容災機制、風險要素、應對突發事件的處置能力與處置策略，然后對檔案安全保障體系框架、內容及指標體系進行全面規劃設計，制定出相關的制度及規范。目前隨著科技的迅猛發展，檔案管理已全面走向信息化管理模式，縱觀中國檔案管理史，安全保密工作一直都是檔案管理工作的主要因素之一，因此，在目前的檔案管理信息化模式中，安全體系建設工作就顯得尤為重要。

二、檔案管理信息化安全方面存在的主要問題

（一）檔案管理信息化中安全意識薄弱

由于檔案管理信息化起步較晚，檔案信息安全保護意識相對不夠，造成電子檔案在存儲及傳輸過程中，數據很容易丟失或被他人竊取、修改甚至偽造；目前互聯網的開放性，也使得一些惡意軟件或黑客能夠利用網絡漏洞對電子檔案進行攻擊或惡意讀取、修改。在這種情況下，安全保護意識的薄弱也就為一些不法分子提供了犯罪的機會。

（二）檔案管理信息化中安全管理制度不夠健全

目前在我國檔案管理工作中，安全管理制度體系建設還相對薄弱，造成了整個檔案信息化安全管理工作的前提基礎不夠牢靠。有些單位，由于在檔案歸檔管理制度及安全應急管理制度方面還不夠健全，導致在檔案管理工作中出現原始檔案不全、信息丟失等檔案管理安全問題的發生。

（三）缺乏檔案信息安全管理人才

目前，我國的檔案管理人員存在理論水平參差不齊、知識面窄、安全意識薄弱等問題。但隨著檔案規模的不斷擴大，互聯網的快速發展，信息載體的逐漸多樣化，對檔案管理人員的專業能力、安全意識、學習能力等要求相對提高，因此現有管理人員所具備的條件已不能滿足現代檔案管理工作的要求。

三、檔案管理信息化安全體系建設的主要工作內容

（一）做好電子檔案與紙質檔案并存工作

雖然電子檔案比紙質檔案具有許多先進之處，但電子檔案的存儲數據又具有易丟失及被更改的特性，這為非法操作者提供了便利，影響了檔案的安全性。為保證檔案數據的原始性及真實性，這就要求紙質檔案要與電子檔案并存，因為紙質檔案一經形成，其所記載的信息不易被更改，保護了檔案的原始數據，確保了檔案信息的安全及可靠性。

（二）建立健全檔案信息化安全管理制度

擁有好的制度才能擁有好的管理，制度健全才能確保管理到位。為此我單位在檔案管理工作中，結合存在的具體問題，制定出一整套確保檔案信息化管理工作正常運行的規章制度。

首先，根據工作中遇到的相關內容，詳細制定了各類檔案的借閱、歸檔、保密、鑒定、銷毀等各項規章制度；對檔案的存儲場所，制定了閱覽室管理、庫房管理、機房安全管理、檔案室防火管理等各項管理制度；并在此基礎上細化檔案人員職責，包括檔案室職責、專職檔案員職責等；對各類檔案的丟失、損壞等制定出相應的賠償制度，以及針對在各類檔案歸檔過程中存在問題，制定出各類檔案歸檔經濟責任制。其次，在對電子檔案管理過程中，也制定出了一系列切實可行的電子檔案安全操作及管理制度，包括成品檔案管理、權限申請管理、圖檔授權管理、歸檔授權管理、個人權限管理等一系列管理措施及規章制度，以確保電子檔案在實際應用中的安全可靠性。

（三）提高檔案管理人員安全意識及專業素質水平

當前信息化時代，檔案管理工作早已步入了以數字檔案為主、數字紙質檔案并存的管理時代，在這種新形勢下，對檔案安全管理工作的要求也就相應的越來越高。為保證檔案管理工作的順利開展，檔案管理崗位在其選用才方面，也應相應提高其管理人員的專業素質水平及安全保密意識。

首先在選用管理人員時，要提高“門檻”，對所有應聘的檔案管理人員都要進行層層考核，擇優錄用；人員上崗前還要再進行一次為期一個月的崗前培訓，以確保檔案管理人員的工作能力符合規定要求。其次，加強現有管理人員的專業知識培訓及安全保密培訓工作；在日常工作中，將所有在崗人員按工作內容不同分成不同的組，由組長負責，每周組織一次學習，提高其專業技能及安全保密意識，每季度進行一次考核，并將考核結果同績效工資掛鉤；對離崗超過半年以上人員，在重新上崗前要對其重新進行考核，考核合格后方可上崗。

（作者單位：煤炭工業太原設計研究院）