新時代檔案管理工作淺談

涂桂莉

摘要：近年，我國經濟技術發展迅速，進入了信息化的新時代，同時人們生活的方方面面都發生了翻天覆地的變化。因此，新時代檔案管理工作要不斷適應時代發展需求，需要有新方法和新思路的指導。目前，我國在智能化檔案管理上取得了較大進步，但在國際上還是處于相對落后的狀態。本文首先介紹了新時代檔案管理工作的標準化改革方式，提出當前檔案管理工作存在的一些問題，給出合理的解決措施，同時也詳細闡述了今后檔案管理工作智能化的途徑。

關鍵詞：檔案管理 標準化 信息化 方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018） 10-0116-02

我國正處在一個不斷進步、信息技術成為各行各業改革重點的新時代，檔案管理工作也顯現出許多問題和困難。由于檔案管理工作涉及的范圍非常廣泛，存在工作效率低、紙質文件大量使用等問題，給網絡化管理造成不利影響。檔案是單位、部門、高校等對歷史信息的記載，具有真實性和權威性。隨著信息技術的快速發展，檔案管理系統的智能化將成為今后的趨勢，建立一個信息儲存—系統信息管理—信息資源利用管理的智能化系統，能很好地解決當前存在的各種問題。

一、新時代檔案管理工作的標準化

檔案管理工作的標準化要做好以下四點工作：首先，要有一套科學、嚴密的管理機制，確保全體人員共同參與，系統良好運行，做好控制工作，并且不斷進行管理體系的改進和優化。消除管理工作中的基礎管理匱乏、內部協調工作效果差等問題，明確每個人的職責內容，工作流程規范化，不斷優化各項管理活動和職責，確保合理的內部關系，使得各項工作能夠相互促進、協調完成，符合規范性、科學性的要求。其次，形成一套“職責明確”“過程控制”“持續改進”的檔案管理模式。分析與檔案管理工作相關的程序、過程和資源等因素，按照檔案管理的控制工作要求，有效預防和解決管理工作中的各項不合理問題，減少檔案管理工作的隨意性。再次，堅持“以檔案資源使用者為重點關注對象”的原則，使得檔案信息服務工作更加完善，樹立良好的檔案管理機關形象。最后，要對監督機制進行優化，充分落實各項制度。頻繁進行內部檢查工作，嚴格處理那些不符合規定的行為，并跟進后期的監督檢查工作。

二、新時代檔案管理工作中存在的問題及產生原因

1.對檔案管理工作缺乏重視，檔案檢索效率低

很多單位和部門沒有認真學習國家關于檔案管理的相關規定，實際工作中自然也不能充分落實，沒有認識到檔案管理工作對國家的重要性，檔案管理工作不能充分發揮其自身作用，檔案管理工作氛圍散漫。當前的科學技術水平發展迅速，檔案的檢索效率一定程度取決于硬件設施。計算機的檢索效率非常高，而人工檢索速度慢、效率低，但是很多單位仍然使用人工檢索工具進行檢索工作。今后要盡可能減少人工檢索工具的數量和種類，以增加計算機檢索的使用頻率。

2.檔案管理人員素質不高，檔案利用率低

很多單位對檔案管理人員的選用非常隨意，缺乏專業人員且流動性很大，即使經常進行培訓，但由于流動性大的問題，檔案管理人員素質水平沒有明顯的提高。古代有以史為鑒的說法，檔案能夠協助我們回顧過去的工作，為今后工作的開展起到良好的借鑒作用，如果只顧眼前利益、無視檔案的存在，會使得檔案失去價值，也會造成潛在的經濟效益損失。

3.檔案管理制度不健全

當前的檔案管理制度非常不完善，存在很多問題，大量案卷沒有統一的規格，對于檔案的保護和借閱沒有詳細的規定，造成很多檔案的流失、破損，很大程度上減少了檔案的實際價值。

三、提高檔案管理效率的方法和途徑

1.完善檔案的相關管理制度，提高管理人員的責任感和使命感

制度的完善對實際工作有重要作用，能夠確保各項工作有序進行，要不斷提高管理意識，認識到自身的責任和使命，使得檔案管理工作更加規范化、科學化，能夠順應時代發展，相關人員能夠正確使用檔案，管理人員能夠根據制度有效管理檔案。檔案管理人員在充分認識到自身的責任和使命后，就會以一個正確的態度對待自身工作，嚴格遵守制度。因此要提高管理人員素質，形成正確的管理態度。

2.加大經費投入，建立數字化管理系統

管理人員在加強對檔案管理工作的重視的同時，還要加大經費投入，用于改善當前出現的各種不良現象。一些單位沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以在經費投入、資源開放上有很大欠缺。

在信息爆炸的互聯網新時代，計算機具有非常重要的地位，很多行業引入信息技術后，在工作效率上都有了很大提高，信息技術今后將會應用到生活、工作的很多方面。檔案管理工作不再需要大量的人員，數字化管理是必然趨勢，要認真學習國內外各種有效的數字化管理經驗，加以總結運用到實際工作中，使其能夠在檔案管理中發揮自身作用和價值。對于當前遺留時間很長、紙張泛黃的檔案，要安排專門人員進行數字化管理，刻畫光盤或建立信息庫等，便于今后的使用。

3.建立檔案保存網絡系統，培養專業帶頭人，不斷創新

系統完善的網絡管理能夠大大減少工作壓力，也能夠及時找到相關資源，提高辦事效率，使得檔案能夠充分發揮自身價值。原始的規則使得人員流動非常頻繁，人均工作經驗不足，整體素質相對較低。在檔案管理工作中存在的各種問題，都會使工作人員的工作受到嚴重阻礙。我國的檔案管理工作還有很多不足之處，為了能夠很好地適應時代的發展，檔案管理部門要培養一些優秀知識分子作為帶頭人，通過不斷學習進步，掌握多種知識，改進當前各種問題，創新檔案管理方法。

四、新時代高效信息化建設的工作流程

建立高效、智能的檔案管理體系具有重大意義，能夠充分體現出單位的信息化技術設備情況，利用信息技術形成完善的數字檔案信息系統。所以，在進行檔案管理系統的信息化建設時，要堅持為科研、教學、管理服務的理念，不斷進行檔案信息的有效管理和深入挖掘，發揮其信息傳播、學術交流等作用。

1.檔案系統智能管理業務流程體系

檔案系統智能管理的主要內容是檔案數據和數字資源，實行一體化的管理方式，在網絡環境下對檔案進行精細化管理，利用在線服務和到館服務系統提供最新的信息，其中的流程為：接受—鑒定—存儲—管理—安全維護—檢索分類—檔案編研。第一步“接受”是檔案館接受數字檔案；第二步“鑒定”是對前期接收到的相關檔案信息進行分類和鑒定；第三步“儲存”是檔案館將那些結構化和非結構化的數據進行保存；第四步“管理”就是對各種檔案進行分類和分權限；第五步“安全維護”是進行檔案的智能安全管理工作；第六步“檢索分類”是對當前的數字檔案信息資源進行分類檢索；最后是“檔案編研”，就是進行存儲、創新、共享和組織檔案信息，形成檔案知識服務系統。

2.建立檔案綜合管理信息系統

檔案管理信息系統要根據不同單位和部門的檔案需求情況，有效地進行信息化建設工作，要以開發、利用、管理、采集檔案信息為重點，發揮檔案管理信息系統的管理和應用作用，不斷提高當前現代化檔案管理工作質量。

3.檔案資源數字化和信息資源的集成

數字化檔案管理系統必須有檔案資源數字化來支撐，實現檔案全文和目錄的全部數字化。要重點進行檔案數據庫的建設工作，其中包括電子文件歸檔和管理。嚴格按照國家相關規定和要求，加強檔案信息的網絡化建設，使得今后檔案信息能夠在網絡環境下加以利用、管理等，同時要確保檔案信息的真實性、有效性和完整性，不斷豐富當前的檔案資源內容。

4.數字檔案館的基礎設施建設工作

形成檔案數字管理系統需要數字基礎設施的支持，像計算機、服務器、路由器等基礎設備都是必需的。在大量的基礎設施中，硬件設備滿足檔案系統智能化管理的各項需求，軟件設施實現單位中檔案系統智能化管理和在線服務。

5.建立檔案信息的安全保障系統

在各項檔案信息的收集、管理、開放等環節中，檔案系統智能化管理的安全保障工作是非常重要的內容。對于檔案系統安全保障工作而言，其中包括了檔案信息的利用安全保障和檔案信息存儲安全保障兩方面安全工作。形成檔案系統智能安全保障體系，對單位檔案安全工作有重要作用。網絡系統安全要確保每個系統能夠正常運行，數據存儲系統的安全包括操作系統、數據庫管理系統等的安全。

6.檔案系統智能管理的效果

檔案系統智能管理對傳統檔案管理進行了徹底改進，充分利用信息技術形成檔案管理模式，產生良好的檔案智能管理效果，同時很大程度上簡化了不必要的流程，提高了檔案管理效率。

五、結語

綜上所述，隨著社會信息化程度的不斷提高，新時代建立檔案數字化是必然發展趨勢，應該引起相關人員的密切關注，使其能夠更好地服務于社會和人民。因此新時代檔案管理要不斷地規范化、科學化，充分結合傳統和現代的管理理念，最大限度進行優勢互補。信息時代要不斷進行檔案管理新思路的探索，正確看待其中存在的不足，實現高效的檔案管理工作，迎接知識經濟時代的新挑戰。不斷轉變傳統的檔案管理理念，樹立正確的檔案管理意識，學習國外先進有效的檔案管理方法，促進我國檔案管理工作走向現代化。因此，實現檔案系統智能化管理工作是今后的工作重點。

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責任編輯：孫瑤