醫院文件檔案一體化管理的探究

李紅

[摘要]文件檔案是行政管理事務活動中所產生的記錄，由通用文書轉化而來，因此醫院文件檔案就是醫院日常運行與管理過程中所產生的記錄文件。醫院文件檔案管理能夠加速醫院信息化程度并解決當下存在的問題，而落實醫院文件檔案一體化管理的具體策略主要有提高對辦公自動化的重視程度、建立健全完整的管理體系以及實現對管理制度的規范化落實。

[關鍵詞]醫院文件檔案；一體化管理

[中圖分類號]R197.3；G351.1 [文獻標識碼]A [文章編號]ISSN.2095-6681.2018.05.31.02

醫院的文件檔案是非常重要的信息載體，記錄了醫院的發展歷程，也是當前衛生信息現代化建設的重要組成部分，而對于醫院文件檔案的一體化建設則是醫院實現數字化建設的核心環節之一。當前大量的醫院仍然采用傳統意義上的手書方式記錄文件檔案，而當實行了統一的文件檔案一體化管理之后，醫院在文件檔案管理方面的效率將大大提高。通過網絡化、信息化的管理系統，將公文的處理與檔案的管理結合在一起，能夠使文件檔案的管理工作形成有序的整體，使醫院檔案部門能夠充分利用處理文書過程中生成的數據信息，進而減少重復工作。

1醫院文件檔案管理的重要性

1.1加快信息化進度

通過現代化的檔案管理措施，能夠加快醫院文件檔案管理一體化建設的速度。自21世紀以來，信息技術取得了突飛猛進地發展，社會很多行業都開始應用信息技術進行企業管理，并借助網絡技術快速改進企業發展的模式，保證企業一直處在市場的有利位置。對于醫院而言，引入大量具有現代化水平的設備，并借助網絡技術實現信息共享。醫院需要順應目前的發展趨勢，主動抓住機遇，才能提升文件檔案管理的整體水平。

1.2解決存在的問題

現代化的醫院文件檔案管理是解決醫院存在問題并提升醫院管理水平的重要策略。我國醫院雖然數量眾多，但不同的醫院發展水平及醫療水平都存在明顯差距，特別是經濟欠發達地區，醫院的管理水平普遍明顯低于經濟發達地區…。很多落后鄉鎮地區的醫院沒有建立起良好的檔案管理體系，管理水平落后并缺乏現代化的管理意識，很多醫療設備比較老舊，而在檔案管理方面，也多采用手書方式。為解決這些存在的問題，需要采用具有科學性和高效性的一體化管理體系，切實提高醫院檔案管理的效率。

2醫院文件檔案管理存在的問題

2.1缺乏辦公自動化基礎

文件檔案的一體化管理體系的建設，需要以辦公自動化為基礎。在醫療領域開始廣泛利用現代信息技術的背景下，醫院的信息化建設水平日漸提高，并得到了較多的重視，大量專業的信息管理系統開始投入運行，在實踐當中也取得了較為理想的成效。但醫院在文件檔案管理方面通常忽視辦公自動化系統的基礎需求，一方面，醫院需要花費較多成本建設專業的信息化系統；另一方面，醫院的檔案管理工作仍然止步于傳統模式。

2.2職能部門設置不合理

文件管理和檔案管理是醫院的兩個職能部門，長期以來都堅持各自為政的管理理念，在這樣的體制下，主管文書工作的文職人員總會為了自身工作的方便，不按規定進行文件處理和管理工作。如此一來，檔案部門很少了解醫院的文書工作實質內容，很難做到標準化監督并同步文件管理和檔案管理工作。當缺乏統一的管理體系后，容易出現收文、歸檔不全的問題，難以確保檔案質量，給檔案管理工作帶來了諸多不便。

2.3標準制度缺乏統一性

醫院不同職能部門的職責不同，工作性質不同，因此形成的文件格式不同意，在文件的歸檔類別上也有所區別。由于在文件管理上缺乏統一的標準，在處理文件信息時很難被檔案管理部門直接采用，而是需要按照檔案管理部門的規范，重新編排整理，在很大程度上浪費了人力物力。最關鍵的是，缺乏具有可操作性的詳細保管期限表，使得醫院的行政部門人員無法有效利用保管期限表。另外，辦公自動化管理是對醫院管理理念的革新，涉及眾多部門和環節，難以統一協調。

2.4具體應用系統不兼容

辦公自動化系統和檔案管理系統缺乏兼容性，兩者各自為政，使得電子文件的歸檔工作遇到很大困難口]。就目前的情況來看，應用辦公自動化管理的醫院大多采用專業軟件設計公司所編制的系統，但檔案管理部門則主要應用適用于檔案管理部門的軟件系統，因兩個部門所使用的軟件系統完全不一樣，因此產生的數據也很難在另一個軟件系統下進行轉換，應用系統的不兼容問題，導致了文件檔案管理的一體化事實上難以施行。

3醫院文件檔案的一體化管理策略

3.1提高對辦公自動化的重視程度

建立現代化的醫院管理體系，必須依靠現代化管理系統，而實現對檔案管理的現代化建設和改進，則需要醫院管理部門加強對文件檔案實現一體化管理重要性的認識，重視實現醫院辦公自動化建設工作。在醫院領導的帶動下，醫院各成員均應參與到辦公自動化體系建設的工作中，加強對辦公自動化的認識，使全員理解實現辦公自動化是提高醫院決策水平以及工作效率和調控能力的重要基礎。為加強醫院工作人員對于實現文件檔案一體化管理的認識程度，醫院可以組織工作人員進行培訓和學習，邀請該領域的著名講師入院開展講座，也可以帶領工作人員進入已經實現文件檔案一體化管理并取得顯著成效的醫院進行參觀和交流。辦公自動化系統覆蓋了醫院管理的各業務流程，通過輪流培訓的方式轉變其觀念，從而明確辦公自動化系統建設的目的及意義。

3.2建立健全完整的管理機制體系

應在文書檔案工作人員的觀念中植入文件檔案一體化管理理念，使兩者整合為一個完整健全的系統，才能夠實現對文件檔案的高效管理，這也符合時代要求。文件檔案工作人員需要對一體化管理體系的建設產生充分認識，打破傳統意義上狹隘、局限的觀念，樹立局部與整體結合的一體化思想，轉變對文件檔案管理分離的情形。醫院辦公室是文件檔案管理的主觀部門，應協調統一制度，制定各流程、各職能人員的工作規范，對文件檔案的統一化管理工作進行統籌安排和科學規劃，將文件前后端有效連接起來，全過程統一高效管理文件檔案工作，提高不同科室的管理效率，從根本上避免資源浪費的情況出現。將原本分散化管理的工作整合到一起，實現集中管理，滿足醫院對電子文件信息實行統一管理和高效利用的需求與要求。

3.3實現對管理制度的規范化落實

對辦公流程的再創造，是對文件檔案管理制度的徹底變革，并非在原來的基礎上稍加修改和補充。按照醫院自身對于信息化建設的要求，需要對各部門的職責予以明確，并規范處理電子文件的各個過程，同時制定適當的獎懲措施以實現對相關制度的貫徹落實。對電子文件的修改和整理更方便，其可塑性較高，因此在記錄過程中提升了便利性，但也正因如此，電子文件的真實性和原始性就變得難以確保。醫院可以采用專業的電子文件安全保護措施，制定相應規范，有效避免電子文件被隨意修改或刪除，拒絕非法訪問，從而保證電子文件的安全性和保密性。另外，為保證文件檔案一體化管理的正常使用，應采用嚴格的監控措施，并避免數據丟失或非法使用的情況出現。為有效規范對文件檔案的管理工作，需要集中精力制定具有統一性的管理標準，在設計一體化管理軟件時，需要設計具體方案并對各細節進行統一管理，省略不必要的操作過程。

4討論

實現對醫院文件檔案的一體化管理，有助于提升醫院的檔案管理水平，促進醫院的長遠發展，為醫院實現高效運作和管理提供必要保障和基礎。本次研究針對目前醫院檔案管理存在的問題提出針對性的解決策略，通過文件檔案的一體化管理實現對醫院檔案的高效管理，從而達到預期目標，也為今后其它醫院的一體化管理體系建設提供重要參考。

本文編輯：吳宏艷