淺議如何規范行政執法案卷

周穎

行政執法案卷材料是監督行政執法行為的必備要件，是執法責任考核評議及過錯責任追究的原始依據。行政執法案卷歸檔工作是城市管理行政執法機關對所辦理的案件辦理完結后，對在辦案過程中所形成的各種文書進行加工、整理，根據文書形成的規律和內容的內在聯系，分門別類地歸檔，讓行政執法案卷更加清晰、準確、合法、規范。

1 存在問題

（一）證據收集有瑕疵。一是處罰主體不明確。被處罰人為自然人的沒有身份證明；被處罰單位沒有法人代表身份證明；被詢問人無授權委托或身份證明。二是案件證據無驗證。違法現場的照片未經當事人確認，或案卷證據清單中注有照片，但案卷內沒有收集；證據復印件來源不清，既未注明出處、取證日期，也未在復印件上注明與原件核對無異等。三是筆錄制作不規范。現場檢查筆錄記錄關系量罰事項不完整；勘驗筆錄附圖不規范，徒手繪圖，且未繪制參照物確定違法地點；案卷內調查取證文書沒有執法人員簽名或只有1名執法人員簽名；當事人拒絕簽名，沒有邀請適合的人員作為見證人。

（二）裁量標準未執行。個別單位在做出行政處罰決定時，未能根據違法行為的事實、性質、情節和社會危害程度認定裁量等級，在已認定裁量等級上與公布裁量等級規定處罰的金額不相符，存在輕裁量等級重處罰，重裁量等級輕處罰或者不予裁量的現象。

（三）法律文書不標準。一是個別執法部門使用的系統內部文書格式過于陳舊，不符合法律更新的需要。二是一些法律文書填寫不夠規范，有的處罰案卷沒有調查終結報告、案件處理審批表和結案報告；有的結案報告基本情況和案情敘述不清；有的沒有領導簽批意見。三是少部分單位的處罰決定書格式、內容過于簡單，基本要素不具備，表述不嚴謹。

（四）罰繳分離不到位。一是執罰部門存在直接收繳罰款，執罰單位不按規定留存銀行繳款憑證，同時，無法證明罰繳分離的情況。二是作出罰款決定的行政處罰決定書未載明代收機構的名稱、地址和當事人應當繳納罰款的數額、期限等，也未明確對當事人逾期繳納罰款是否加處罰款。同時，對逾期未繳納罰款的也未執行加處罰款。三是行政執法單位未能在被執行人的法定起訴期限屆滿之日起180日內提出行政強制執行，致使罰款落實不到位或落實不了。

（五）案卷歸檔不規范。執法單位未能嚴格按照檔案管理的要求對案件進行歸檔，檔案管理不規范。一是沒有按照檔案歸檔的要求制作卷宗，出現漏頁、缺頁等情況；卷宗編號、卷皮制作、目錄填寫、文書排列、頁碼編序不規范；某些部門沒有及時將行政執法過程中形成的資料裝訂成卷。二是卷內材料排列混亂。各種材料順序隨意、前后顛倒，邏輯關系混亂。視頻、錄音、照片等一些證據材料不按要求歸檔。

2 造成原因

（一）裁量標準執行不夠。在現有的行政執法人員中，相當一部分人員沒有經過系統的行政處罰裁量和行政管理知識培訓，理解法律條文比較膚淺，對案件性質和情節的認定，常因個人能力、水平的限制而出現偏差。

（二）執法監督力度不足。一是政府法制機構工作人員力量不足，工作人員少且兼任其他工作，缺乏有效的約束機制，導致執法人員在行政處罰中的隨意性較大。二是外部的監督力量也難以發揮應有作用。由于行政處罰內容和程序公開不到位，社會力量缺乏對執法部門和執法行為進行有效監督的制度保障。

（三）培訓內容理解不透。有些執法部門未及時組織執法人員進行學習培訓或者培訓時間過短，執法人員未能深刻理解培訓內容就已經結束，造成執法培訓流于形式，起不到應有的作用。

3 措施對策

（一）規范執法行為。一是嚴格執行行政處罰規范、程序和時限，切實做到行為標準、程序正確、期限合法，及時糾正處罰過程中存在的問題。二是建立和完善行政處罰裁量權制度，從制度上對行政處罰內容、程序進行規范，使執法人員在行使自由裁量權時，有章可循，避免因自由裁量不當引發的行政訴訟。三是強化行政處罰評議考核機制，堅持評議考核的日常化、規范化，促進行政處罰辦案質量和水平的提高。

（二）完善監督機制。建立行政執法監督人才庫，通過對人才庫人員的臨時抽調，組織專項檢查、聯合檢查、隨機檢查以及行政案件個案檢查，把行政執法監督檢查作為一項常規工作來抓，及時發現和糾正執法中的問題，認真分析研究行政執法中存在問題的成因和解決問題的辦法。

（三）建立培訓制度。結合城市管理行政執法證年審制度，脫產培訓，對行政執法人員進行法律知識更新和補充，重點學習新頒布的法律、法規，特別是政府出臺的相關規定和具體實施辦法，掌握新精神、新要求，及時改進不適應的工作方法，解決執法工作中遇到的難題。

（作者單位：正陽縣城市管理綜合執法大隊 來稿日期：2018-06-12）