規范公文格式的幾點思考

胡峰力

摘 要：公文是一種制作嚴格、使用廣泛、具有法定效用的應用文體，在各單位的具體工作中發揮著諸多作用。本文作者認為，對于已經成為管理工具的公文而言，除注重其內容上的準確性之外，還應特別強調其在格式上的規范性，唯有如此統一，才能更有效地增強公文固有的權威性，更高效地實現公文的應用價值。

關鍵詞：公文；格式；規范

公文格式，就是公文的表現形式，專指法定公文文種外形結構的組織與安排，它是人類在長期的社會歷史演變過程中，通過實踐，不斷地趨于完善，約定俗成的書面語言文字表述形式。一份完整的公文是由一些規定的數據項目構成的，對各數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式，《格式》中都作了非常嚴格的規定。

我國的國家行政機關公文，正是利用公文的文章功能，來充當行政管理的工具，領導和指導著各單位的具體工作。國家質量監督檢驗檢疫總局和中國國家標準化管理委員會2012年6月29日正式發布了《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704—2012），并于2012年7月1日起開始實施，這一規定使《黨政機關公文格式》（以下簡稱《格式》）國家標準在貫徹實施中具有了法律效力。

一、規范公文格式，便于降低公文成本

所謂公文規范化，指的是根據公文的約定俗成或是明文規定的規格標準。規范化就是制定公文的全面系統的規格標準，使人們的工作行動合乎這些規格標準。公文格式如出現不規范、不標準的情況，往往會影響其常規作用的發揮。例如，某領導機關要求秘書部門一周內將一份工作意見擬好發文。秘書部門接受任務后，為了搶時間爭速度，按領導意圖擬稿后只交給本業務部門負責人審核，即送到打字室進行繕印。最終指使打印出來的一百多份“工作意見”由于格式要素不規范而全部作廢，造成人力、才力、物力的浪費，耽誤了文件的準時下發，增加了公文的制作成本，造成了不應有的損失。又例如，一份《xx公司第三分公司關于招聘新員工的請示》若省略為《請示》，一份《xx省人民政府辦公廳轉發教育廳等關于貫徹國務院辦公廳國辦發7號文的意見的通知》若添加為《xx省人民政府辦公廳轉發教育廳、高教局、人事局、勞動局、關于貫徹國務院辦公廳轉發教育部關于職工大學、職工業余大學、高等學校舉辦的函授和夜大畢業生若干問題的請示的通知的意見的通知》，如此隨意把握公文的標題形式，只會造成公文的受文者不能準確、及時地理解公文的主旨，給工作帶來被動。

二、規范公文格式，便于發揮公文的作用

公文的作用在于領導工作、規范行為、聯系公務及傳遞信息。如果公文格式不規范、不標準，公文的實際作用就不能得到正常的發揮，工作效率勢必受到影響。例如，行政機關公文中的最高形式的文種—命令。與其他公文文種相比，命令通常篇幅短小，語言要求特別精確，行文格式更有其特定性，由于命令擔負著統一行動的使命，指導著黨和國家的重大社會活動，意在實現國家的重大意圖，寫作中為了更集中地表現命令的權威性、強制性和嚴肅性，必須嚴格規范其寫作格式。例如：

中華人民共和國主席令（用紅色印制發文機關名稱后加“命令”或“令”。）

第八十六號（發文機關名稱下空2行字距標識“發令的令號”居中排布。）

《全國人民代表大會常務委員會關于……的決定》自2017年12月28日起施行。（在“令號”下空2行字距標識正文內容）

中華人民共和國主席 習近平

（在正文下空一行字右側空4個字蓋上簽名單——發文機關負責人的手寫簽名章，在簽名章左空2個字標識負責人的職務）

2017年12月27日（在簽名章下空一行字距右空2字標識成文日期。）

三、規范公文格式，便于公文的歸檔和檢索

行政機關的文書材料從處理階段轉入檔案管理階段。公文立卷部門立好的案卷按照程序要逐年移交給機關的檔案室集中保管，文書案卷的歸檔一方面能保證行政機關檔案的完整，另一方面則便于利用者查找利用。在公文立卷工作中有一個很重要的環節，那就是編制文件檢索工具，主要內容包括文號索引和文件分類目錄，其要素通常涉及文件作者（加標題）、文號、文件日期、卷頁號、類別、順序號、封面和封底。公文格式實現規范化、標準化后，文秘人員可按照公文的相關屬性進行科學分類，建立公文的分類體系，以便于計算機或其他現代化設備對公文進行檔案管理，便于提高公文檢索處理的速度，否則最終會導致檢索文件的繁瑣和遺漏。例如下列案卷：

X學院關于2016年度管理年工作、人員任免、XX問題的總結、通知（永久）（卷1）

X學院關于2016上半年度管理年工作、人員安排、XX問題的總結、通知（長期）（卷2）

X學院關于2016年3月份管理年工作、人員安排、XX問題的總結、通知（短期）（卷3）

不難看出，以上這種案卷，對公文的利用者而言，顯然達不到快速檢索文件資料的目的。我們應該有一個明確的思路：公文立卷歸檔的目的在于最有效地檢索所需文件資料，更好地解決公務中出現的問題，所以，公文格式規范后，做到檢索的“快、準、全”便具備了條件。現在，我們不妨將上面的三個案卷整合為一：

X學院關于2016年度管理年工作、人員任免、XX問題的總結、通知（卷1）

無疑，在公文立卷歸檔時，屏棄那些已無實際意義的內容特征，能有效提高文書檢索質量，這也與公文格式規范化的要求更加切合。

（作者單位：廣東科技學院，廣東 東莞 523083）