八條建議助力你高效時(shí)間管理

最近這段時(shí)間，我經(jīng)常被問(wèn)到如何管理自己的時(shí)間？如何在現(xiàn)有的時(shí)間內(nèi)取得更大的成果？對(duì)于每一位希望有所成就的管理者和員工來(lái)說(shuō)，最為缺乏的資源就是時(shí)間。對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)，時(shí)間是公平的，每天最多24小時(shí)，誰(shuí)都是一樣。但是，我們每天又有很多事情要做：會(huì)議郵件、任務(wù)項(xiàng)目、看書(shū)學(xué)習(xí)、照顧家庭（特別是有孩子的職業(yè)女性）、健身瑜伽、業(yè)余愛(ài)好等等不一而足。所以，有時(shí)候我們盡管有許多“宏偉”的目標(biāo)卻缺乏時(shí)間付諸實(shí)踐。特別是對(duì)于自己的職業(yè)發(fā)展有所追求的年輕管理者而言，更是會(huì)有一種學(xué)海無(wú)涯、力不從心的感覺(jué)：需要學(xué)習(xí)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、售后服務(wù)、客戶(hù)滿(mǎn)意度、人事財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)管理、創(chuàng)新研發(fā)、行業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品應(yīng)用、質(zhì)量安全等等。總之，什么都想看、都要做、都要學(xué)、都要經(jīng)歷，時(shí)間就是不夠，那怎么辦？

許多經(jīng)理人員一直告訴我，他們有一個(gè)時(shí)間管理的問(wèn)題。他們抱怨：每個(gè)工作日都被突如其來(lái)的事件、各種各樣的中斷和危機(jī)所綁架。每個(gè)周一，他們都編制了完整、詳細(xì)所需完成的任務(wù)清單。令人痛心疾首的是到了星期五這種清單上的“重要任務(wù)”大都沒(méi)有完成。他們迫切希望知道“我應(yīng)該怎么辦？”，“如何在這種日復(fù)一日，年復(fù)一年的囧境中解脫出來(lái)?”“作為一名管理者我如何能達(dá)成目標(biāo)、培養(yǎng)員工、建設(shè)團(tuán)隊(duì)、服務(wù)客戶(hù)？”

在此，我給大家八條建議，助力你高效正確地開(kāi)展時(shí)間管理。

建議一：掛鉤目標(biāo)（做正確的事）

你的工作目標(biāo)是什么？你每天忙忙碌碌所做的工作與這些目標(biāo)相關(guān)嗎？如果這兩個(gè)問(wèn)題沒(méi)有清晰的答案，你就不會(huì)知道如何安排工作的優(yōu)先排序，如何有組織地完成清單上的任務(wù)。

在越來(lái)越多的組織里，每年的年初或年底主管大多會(huì)花1-2個(gè)小時(shí)的時(shí)間與他的下屬溝通，制定一套年度的績(jī)效目標(biāo)。在討論中，你應(yīng)該明白這些目標(biāo)是如何與組織的目標(biāo)和使命休戚相關(guān)的。與此同時(shí)，你可能也有自己的職業(yè)目標(biāo)：提高管理團(tuán)隊(duì)、培養(yǎng)人才的技能，把所管轄產(chǎn)品線的市場(chǎng)份額提高五個(gè)百分點(diǎn)，使旗下一個(gè)業(yè)務(wù)扭虧為盈，成功開(kāi)發(fā)和導(dǎo)入一個(gè)新產(chǎn)品，使得產(chǎn)品質(zhì)量從上個(gè)年度的500DPPM下降到200DPPM。現(xiàn)在，你可以把這些目標(biāo)寫(xiě)在紙上或者輸入到電腦里或組織的績(jī)效管理系統(tǒng)中。你至少可以用兩種方法來(lái)確保這些目標(biāo)與你的每月、每周、甚至每天的工作緊密相連：

①把日常工作與這些目標(biāo)相關(guān)聯(lián)的安排優(yōu)先級(jí)，把與這些目標(biāo)沒(méi)有關(guān)系的工作移出優(yōu)先清單中。

②衡量這些具有優(yōu)先級(jí)的工作的進(jìn)展。通過(guò)定期回顧這個(gè)列表來(lái)確保你的時(shí)間是花費(fèi)在與組織及你直線主管主要目標(biāo)相關(guān)的工作中。

讓你每日的工作與你的、你主管的、甚至是你所在組織的目標(biāo)相掛鉤是提高時(shí)間管理的第一步，是確保你在做正確的事，你所花費(fèi)的時(shí)間是“物有所值”。

管理大師彼得·德魯克說(shuō)過(guò)：“效率是正確做事，成效是做正確的事。”掛鉤目標(biāo)就是確保正確做正確的事。

建議二：明確時(shí)間去哪了

彼得·德魯克指出：“有效的管理者并不是一開(kāi)始就著手工作，他們往往會(huì)從時(shí)間安排上著手。他們并不以計(jì)劃為起點(diǎn)，認(rèn)識(shí)清楚自己的時(shí)間用在什么地方才是起點(diǎn)。”

在完成了第一步掛鉤目標(biāo)以后，你就應(yīng)該關(guān)注你的時(shí)間都去哪兒了。你忙碌的工作能幫助你達(dá)成目標(biāo)還是本已捉襟見(jiàn)肘的時(shí)間被不相關(guān)的任務(wù)或意外的危機(jī)所占用了？為了洞察你的時(shí)間都去哪兒了、從而應(yīng)該調(diào)整你的工作。筆者建議你從百忙之中抽出時(shí)間詳細(xì)記錄你在兩周內(nèi)的每個(gè)活動(dòng)、每個(gè)工作。這個(gè)記錄將幫助你發(fā)現(xiàn)你的工作、所花費(fèi)的時(shí)間是否與你的目標(biāo)相一致，幫助你找出可以改進(jìn)、調(diào)整的機(jī)會(huì)。

如果你真的苦于時(shí)間不夠，真的追求提高工作的效率，你必須毫不吝嗇地全面完整、事無(wú)巨細(xì)地記錄你在兩周內(nèi)所花的時(shí)間、所從事的活動(dòng)、所參加的會(huì)議、所進(jìn)行的社交、所處理的危機(jī)（客戶(hù)的投訴、質(zhì)量的問(wèn)題、產(chǎn)品的交付等等）。完整地記錄你的時(shí)間，你可以編制一份列表，把這些活動(dòng)分成大類(lèi)（譬如：核心職責(zé)、人員管理、個(gè)人發(fā)展、與他人的合作、處理急事、行政管理、其他雜項(xiàng)等）。然后追蹤你在每個(gè)類(lèi)別中所花費(fèi)的時(shí)間。把你的工作進(jìn)行這么分類(lèi)后，你將清晰地知道自己終日忙碌著哪些事，哪些工作對(duì)完成所確定的目標(biāo)有著不可或缺的作用，哪些工作對(duì)完成目標(biāo)沒(méi)有一絲一毫的關(guān)系。

建議三：活動(dòng)與項(xiàng)目

對(duì)于一位管理者而言，最終考核的不是你有多忙，不是你在工作中花費(fèi)了多少時(shí)間，而是你和你所在的組織取得了什么樣的成果，為市場(chǎng)、為客戶(hù)創(chuàng)造了多少價(jià)值。真正能夠創(chuàng)造成果（deliver result）的需要活動(dòng)（Activity）更需要項(xiàng)目（Initiative）。也就是說(shuō)如果你的業(yè)務(wù)現(xiàn)在最大的挑戰(zhàn)是在發(fā)現(xiàn)新市場(chǎng)、找到新應(yīng)用、實(shí)現(xiàn)新的銷(xiāo)售，開(kāi)發(fā)、進(jìn)入到兩個(gè)新的行業(yè)或者新的區(qū)域就是一個(gè)項(xiàng)目（Program）就是Initiative。對(duì)于管理者、特別是中高層的管理者而言，如果每天只關(guān)注活動(dòng)，你將疲于奔命。我們?nèi)粘９ぷ髦谐錆M(mǎn)了各種各樣的活動(dòng)：回郵件、參加會(huì)議、發(fā)微信、到現(xiàn)場(chǎng)、處理各種急事等等。我們一定要認(rèn)真思考、全面探討從而確定幾個(gè)關(guān)鍵項(xiàng)目（Key Initiative）。我建議大家重新審核一下，如果你有超過(guò)五個(gè)Initiative，重新調(diào)整；超過(guò)十個(gè)的一定要改；如果有十幾個(gè)Initiative你根本做不過(guò)來(lái)，因?yàn)槟愕腁ctivity每天就是以?xún)晌粩?shù)計(jì)算了。

建議四：微觀管理與宏觀管理

在過(guò)去的十多年時(shí)間里，我時(shí)常看到、聽(tīng)到關(guān)于微觀管理（Micro Management）和宏觀管理（Macro Management）爭(zhēng)論。你可能會(huì)說(shuō)我們都是做高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的，這點(diǎn)小事就不用麻煩我的領(lǐng)導(dǎo)了。不過(guò)好像我的領(lǐng)導(dǎo)怎么總在抓小事。千萬(wàn)注意，在許多組織中，管理者大的小的都要抓：銷(xiāo)售收入的增長(zhǎng)、客戶(hù)滿(mǎn)意度的提高、現(xiàn)金流量的改善、員工敬業(yè)度的報(bào)酬、新市場(chǎng)的開(kāi)拓等等。在我曾經(jīng)管理過(guò)的一個(gè)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)里活躍的項(xiàng)目超過(guò)1000個(gè)。如果要每個(gè)項(xiàng)目都看一遍，每個(gè)項(xiàng)目花費(fèi)5分鐘時(shí)間（肯定不夠呀），就得5000分鐘。別的都不做也得一個(gè)星期。在這種情況下，你如何進(jìn)行微觀管理？選最重要的！比如我給大家一個(gè)建議，因?yàn)榻衲臧偃f(wàn)以上的訂單不多。是否可以每個(gè)百萬(wàn)美元的項(xiàng)目都看一遍；價(jià)值五十萬(wàn)的項(xiàng)目挑幾個(gè)；十萬(wàn)的挑兩個(gè)。這樣還是在微觀管理，但你這樣的微觀管理確保了重大項(xiàng)目和典型項(xiàng)目的成功。你會(huì)關(guān)心一些項(xiàng)目、幾個(gè)行業(yè)，但你不能所有的東西都管，這叫微觀管理。

微觀管理還有一種做法，就是參加下屬的會(huì)議。這樣做有什么好處呢？第一個(gè)好處就是了解最佳實(shí)踐。加入在你所管理的團(tuán)隊(duì)中有五個(gè)部門(mén)，每個(gè)部門(mén)都有一兩個(gè)好的實(shí)踐。是否可以拿來(lái)與大家分享。大家如果看過(guò)《贏》這本書(shū)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)杰克韋爾奇就這么做的。二十年前，通用電氣公司這么大的業(yè)務(wù)組合。杰克韋爾奇再聰明不可能什么都懂，通過(guò)參加會(huì)議就知道了很多，然后把各個(gè)事業(yè)部好的實(shí)踐在公司內(nèi)部通過(guò)跨界、跨職能、跨業(yè)務(wù)去強(qiáng)力推行。第二，通過(guò)參加下屬的團(tuán)隊(duì)會(huì)議，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你的指令沒(méi)有傳達(dá)到一線員工，公司的有些精神、有些要做的事情沒(méi)有傳達(dá)下去。第三，你會(huì)發(fā)現(xiàn)他們開(kāi)會(huì)的內(nèi)容方式有需要改進(jìn)之處。參加完會(huì)議，你可以找下屬聊一下，問(wèn)他是否可以重新梳理一下，下次是不是可以這么開(kāi)，把這個(gè)加進(jìn)去，把那個(gè)拿出來(lái)。這樣你就可以整理出開(kāi)會(huì)的最佳實(shí)踐。

與此同時(shí)，我們大都是企業(yè)的管理者。在進(jìn)行微觀管理的同時(shí)，也要想長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃（三到五年），要想人事安排的，要想獎(jiǎng)金制度的等等，我們有很多東西要想，所以時(shí)間上你需要自己去調(diào)整。以哪個(gè)行業(yè)真的有機(jī)會(huì)為例。我們初步討論下來(lái)發(fā)現(xiàn)，中國(guó)有個(gè)很大的機(jī)會(huì)就是環(huán)保。霍尼韋爾特性材料與技術(shù)集團(tuán)在中國(guó)大概有數(shù)億多美元的業(yè)務(wù)與環(huán)保有關(guān)。環(huán)保就是與美麗中國(guó)、與美好生活有關(guān)。我們的市場(chǎng)前景可想而知。

建議五：授權(quán)與監(jiān)測(cè)

管理不同的員工要采用不同的方法。授權(quán)一定要做，不做授權(quán)的話(huà)自己倒霉。因?yàn)槟愕臅r(shí)間永遠(yuǎn)不夠、你的目標(biāo)總是高大上。授權(quán)怎么做呢？大家一定記住：我們授權(quán)的是任務(wù)，不是職責(zé)，授權(quán)沒(méi)有變更我們的職責(zé)。我一直堅(jiān)信，下屬做的不好是管理者的錯(cuò)。那怎么辦呢？你要確保怎么授權(quán)，你確保授權(quán)一段時(shí)間后，你要去跟他聊一聊進(jìn)展怎么樣了。監(jiān)測(cè)這個(gè)詞可能不太好聽(tīng)，但確實(shí)要通過(guò)每天、每周、每月、面對(duì)面、打電話(huà)……方法去了解進(jìn)展。我以前做銷(xiāo)售總經(jīng)理的時(shí)候，我每天看幾張報(bào)表，第一張報(bào)表關(guān)于訂單，昨天拿到幾個(gè)合同、金額多大。第二張報(bào)表關(guān)于發(fā)運(yùn)，實(shí)現(xiàn)了多銷(xiāo)售收入。第三張報(bào)表關(guān)于收款，收到了多少貨款和預(yù)付款。通過(guò)閱讀這些系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表，會(huì)發(fā)現(xiàn)，訂單是否有預(yù)期的，應(yīng)收帳款是否控制在健康的水位。每天，只需要10分鐘，你基本上可以知道每天進(jìn)來(lái)的訂單量是多少，每天的發(fā)運(yùn)開(kāi)票金額是多少，手上沒(méi)有執(zhí)行的訂單是什么水平。手上的訂單還可以細(xì)分一下，這個(gè)月發(fā)貨的，下個(gè)月發(fā)貨的，還是明年要發(fā)的，分幾個(gè)類(lèi)別，把大數(shù)看完。10到15分鐘基本上就可以知道了。實(shí)際上我們現(xiàn)在有很多報(bào)表可以自動(dòng)從系統(tǒng)里抓出來(lái)，我們可以設(shè)計(jì)一下。

建議六：正式會(huì)議與非正式交往

總經(jīng)理的工作就是很瑣碎的，就是把一天的時(shí)間分成不知道多少份兒。當(dāng)有人跟你打招呼時(shí)，你不理他，這就是個(gè)信息：你不重要。如果你跟他坐下來(lái)聊一聊，問(wèn)候他一下，你給他的信息就是你尊重他。實(shí)際上你就花了幾分鐘時(shí)間。但是這幾分鐘會(huì)讓你的員工感覺(jué)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我特別關(guān)心，心想下一次我要做點(diǎn)準(zhǔn)備。很多時(shí)候做總經(jīng)理就是這一兩分鐘的事，而且經(jīng)常是沒(méi)有計(jì)劃的，突然跳出來(lái)的，有時(shí)候來(lái)自你的老板，有時(shí)候是你老板的老板，發(fā)個(gè)郵件給你或突然打電話(huà)給你，怎么辦？所以你還要考慮交往。你不僅要考慮大塊時(shí)間的正式會(huì)議。比如今天開(kāi)會(huì)了，我們想達(dá)到什么目的。通常在這種會(huì)上我們討論的都是比較重大的事件；同時(shí)還要考慮非正式的交往，比如倒水的時(shí)候碰到了兄弟部門(mén)的同時(shí)，你怎么處理？怎么利用這些時(shí)間去接觸、去傳達(dá)信息？怎么讓那些覺(jué)得公司糟糕、競(jìng)爭(zhēng)激烈、精神壓力大的員工在與你交往后信心滿(mǎn)滿(mǎn)？怎么幫助他解決問(wèn)題、幫他一起想個(gè)新的方法？可能就是這兩三分鐘的時(shí)間。我們要做好這種準(zhǔn)備，就是這幾分鐘的時(shí)間你怎么利用，怎么能夠取得一些成果。

建議七：重建工作清單（落實(shí)正確的事）

在明確了解工作的目標(biāo)、了解對(duì)自己而言最匱乏的資源（時(shí)間）都用在那些工作上以后，你要重建工作清單。在這個(gè)步驟中，你需要識(shí)別對(duì)完成今年任務(wù)而言最重要的工作（不要超過(guò)五項(xiàng)）。不管是完成銷(xiāo)售指標(biāo)、增加現(xiàn)金流量、大幅度降低客戶(hù)的投訴、成功進(jìn)入新的細(xì)分市場(chǎng)還是提高創(chuàng)新活力（創(chuàng)新收入占總銷(xiāo)售收入的比重）、提高員工的敬業(yè)度、參與度，都是極富挑戰(zhàn)、都是需要全身心投入的。你需要花費(fèi)90%以上的時(shí)間和精力在這些最重要的工作。關(guān)于如何編制工作清單，請(qǐng)閱讀拙作《利用每日任務(wù)清單大幅提升時(shí)間管理效率》一文。

建議八：審核結(jié)果

高效的管理者不僅在做事前積極準(zhǔn)備、認(rèn)真做事，而且在完成任務(wù)后抽時(shí)間總結(jié)回顧還有那些可以改善之處、如何可以做到事半功倍、從中可以學(xué)到什么、下一次是否可以做的更為漂亮，是否可以把自己獲得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)與他人分享，是否可以把它們標(biāo)準(zhǔn)化，是否需要繼續(xù)跟蹤確保取得成功。

有效的管理者最大的特征，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間，知道如何使用自己的時(shí)間。掛鉤目標(biāo)、明確時(shí)間去哪了、活動(dòng)與項(xiàng)目、微觀管理與宏觀管理、授權(quán)與監(jiān)測(cè)、正式會(huì)議與非正式交往、重建工作清單、審核結(jié)果，這八條建議將助力你更為高效地提高時(shí)間的利用率。