高校數字科研檔案資產管理研究

文 / 廖吉江

高校科研檔案作為一種重要的資產，具有重要的再利用價值，是高校教學與科研人員用多年的心血和汗水凝聚的科學研究勞動成果，是高校各項教學和科學實驗活動最真實的記載，反映了特定時期本單位各項活動的總體概況，是精準記錄高校各項科研活動以及教學信息成果的儲備形式。資產管理是指資產管理人根據資產管理合同約定的方式、條件、要求以及限制等條件對資產進行運作管理。本文所稱的資產管理是將高校的教學科研檔案作為一種資產進行管理并運作，以充分發揮檔案資產的重要作用。數字科研檔案資產管理就是將高校教學和科研活動中形成的檔案作為一種重要資產，實施數字化管理。本文旨在分析國外數字科研信息檔案的常見管理策略，并結合我國國情，闡述高校層面數字科研信息資料的創新管理方案。

一、國外數字科研檔案資產管理的主要做法

在數字化時代，國外的政府組織、科研機構以及高等學校對信息資產、數字資產的管理十分重視，開發設計了新型實用工具和技術方法以加強機構信息資料的整合與管理，而新型工具同樣適用于機構檔案資料的綜合管理。基于此，它們能夠有效創新現階段數字檔案的管理機制，發揮數字科研檔案的最大價值。

（一）查爾斯特大學推出的信息資產識別方案

開展科研檔案管理首先要對科研檔案資產進行識別。早在2015年，澳大利亞查爾斯特大學頒布了涉及信息資產識別的相關方案，統稱為《查爾斯特大學信息資產識別指南（CSUInformation Assets Identification Guide）》。該文件基于計算機技術層面展開對識別虛擬資料的闡述，虛擬資料主要包括信息資產、相關電子數據資產以及電子檔案等。圖1主要描述了三種信息資料內在邏輯性。

圖1 信息資產、數據資產和電子檔案資產的聯系

首先，信息資產是影響構建實體對象的重要因素，信息資產會推動數據資產中實體對象的生成。這意味著數據實體有可能是搭建信息資產的基礎性元素，并與信息資產形成了某種聯系。其次，數據資料一般由兩部分構成，即數據實體以及數據屬性，數據實體要含有至少一個既定屬性，主要用來對實體對象的特征進行描述和記錄。再次，數字實體和電子檔案往往會進行轉化，這是因為電子媒介會固化數字實體，形成獨立個體或者相應的數據組，固化后的數據對象就成為電子檔案。這類檔案主要以非結構化數據為主，如音像以及網頁等。這些數據形式并不能用統一的元數據標準進行描述。此外，還存在一種特殊性的結構化數據，如由字段可變數據庫生成的數據等。

（二）英國高校數據資產管理框架研究方法

在英國，對于數據資產管理研究的主要機構是高等學校的科研部門，研究對象也主要集中在高校科研部門所產生的科研檔案。其采用的研究方法是制作調查問卷和進行結構性訪談，研究的工具是數據資產審計軟件。研究過程是對機構相關人員進行問卷調查，對數據資產的基本情況進行調查了解。問卷包括個人的基本信息、科研信息和科研數據方面。科研信息和科研數據主要包括：數據資產的類型和文件的大小、數據資產的所有權歸屬和重要程度、保存期限以及更新、備份等相關信息；訪談是對問卷的有效補充。設計開發的數據資產審計軟件包括：與數據資產有關的政策、兄弟昂管的調查問卷、數據資產管理登記簿。數據資產登記管理簿所登記的事項包括數據資產的內容、技術、渠道，為實施數據資產審計做準備。

（三）數據資產審計軟件框架設計和實施流程

數據資產審計軟件框架的設計應具有廣泛的實用性和對相關數據的自審方式方法。審計的定義是“獲取證據并客觀的評估以確定測量指標達到要求的符合程度的系統的證明性過程”。本文中所闡述的數據資產審計，實質上是對數據資產進行客觀評估的過程，與上述審計定義相符合，實施數據資產審計是管理數據資產的重要手段。這主要包括制定審計計劃、對數據資產進行鑒定并予以分類、對數據資產進行評估和提交審計報告。數據資產管理機構同意進行審計后，由審計人員填寫調查問卷并對相關調查問卷信息進行分類，主要圍繞什么是數據資產、為什么要對數據資產進行管理、由誰對數據資產實施管理、在什么地方實施管理、管理到什么時間為止以及怎樣開展對數據資產實施管理等問題，對數據資產管理全過程進行審計，實現數據資產的合理開發和有效利用。

二、構建我國高校數字科研檔案資產管理的建議

通過對國外有關信息資產、數字資產管理的分析，結合我國高校數字科研數據檔案資產管理的實際情況，借鑒國外數字科研檔案資產管理實用型工具和有效方法，可以探索我國推進高校數字科研檔案資產管理的措施。

（一）構建全面的資產審計制度，防止科研檔案資產流失

我國應借鑒英國的數據資產審計制度，構建一套完整的數字檔案資產審計體系。通過審計體系的制定加強數字科研檔案資產的管理，有效預防數字科研檔案資產的流失。這是推動高校數字科研檔案管理機制創新的必要前提，也是加速檔案管理規范化、信息化的有力保障。高校數字科研檔案管理部門在審核制度中需要詳細規定審計內容、職責，并形成規范化和制度化。審計有助于對高校數字科研檔案資產的重要程度和檔案資產的所有權進行鑒定，對相關數據資產的數量進行準確的統計。審計制度內容還包括數據資產的創建人信息和管理人員信息，以便對數字科研數據檔案資產的所有權進行定位，再此基礎上建立嚴格的問責和懲戒制度，以有效防控泄密或數字檔案流失事件發生。

（二）規范和創新高校數字科研檔案的管理層級和模式

檔案資產管理對技術有嚴格的要求，即具備很強的專業知識和專業技能。檔案資產管理涉及的工具開發以及運用都面臨諸多問題，執行難度較大。此外，與常規檔案資產相比，高校數字科研檔案資產兼具理論價值和推廣價值，是國家和高校重要的科研資源，是社會的無形資產。因此，可以由政府或者高校提供統一的開發工具對高校數字科研檔案資產進行深度開發。以澳大利亞為例，昆士蘭從政府層面對數字檔案信息資產進行明確劃分。英國國家檔案管理頒布和實施了信息資產管理的相關文件及DAF 對數字資產進行審計等，即使用了此類開發工具。上述開發工具和實用方法為政府和企業對數字科研檔案資產管理的開發和有效利用提供了參考，避免了由于機構不同而采用的不同標準。可由國家相關部委牽頭，各職能部門跟進進行資源整合，加強各部門的溝通與協調，集中加強與數字檔案識別的相關工作，優化信息檢索邏輯、加強對常規登記與集中管理，加強檔案資產價值評定與深入審計，并把討論的重點納入信息資產管理指南范疇，隨后運用指南指導企業或者高校科研檔案資產的管理事宜。但是，任何單位都要在國家統一的政策框架內，依據自身檔案特點，制定出符合自己需求的具有個性化特色能夠實現資源共享的數字科研檔案資產管理方案。

（三）建立高效的信息技術管理手段

提升數字科研檔案資產管理的信息化程度，全面實現高校數字科研檔案資產管理的信息化，要重點研發和使用數據資產審計軟件，有效提升數據資產的使用效率。實質上，數據審計軟件是一個能夠存儲數據的軟件并可以提供資源共享的平臺。通過該平臺，可以對數據資產的利用狀態進行鑒定，并了解該數據資產的價值，能使數字科研檔案資產的價值得到提升。通過查閱和訪問該數字平臺，可使更多的人對數字檔案資產進行了解。該平臺軟件可以對數字科研檔案資產進行長期存儲，有利于長期發揮效能并實現數字科研檔案資產的保值增值。

（四）借鑒國外先進經驗，推動我國數字科研檔案資產管理工作進程

國外的數字科研檔案資產管理模式給我們帶來了啟示。對于高校數字科研檔案資產的管理，并不是簡單地將紙質檔案信息輸入計算機和相關的軟件系統，簡單地實現科研檔案資產管理數字化，而是要在全面實現科研檔案資產數字化管理的基礎上，建立一整套科學的審計管理體系，對數字科研檔案資產管理的全過程進行審計，從制度上以及管理上防范和控制數字科研檔案資產管理可能產生的風險。

為了實現數字科研檔案資產的安全管理，高校或科研院所要成立數字科研檔案資產管理聯盟。該聯盟要廣泛吸收高校科研機構或科研院所的科研人員、科研管理人員、檔案管理人員、計算機軟硬件系統操作、管理和維護人員等相關人員參與，對數字科研檔案資產管理審計軟件進行設計開發，對具體工作進行協調和溝通，制定相關政策和規章制度，制定風險防控預案，對可能產生的各種風險進行防范和控制。數字科研檔案資產管理的全面審計工作對我國還比較陌生，因此要選取一兩個高校科研單位進行試點，對審計方案框架進行不斷的優化和改進，取得經驗后再擴大試點范圍。取得成熟經驗并具備推廣價值后，再進行全面推廣。推廣使用后，要不斷地聽取用戶的意見和建議，實時發布相關的軟件補丁，對可能產生的系統漏洞進行修補，嚴密監控系統風險，保證數字科研檔案資產管理審計軟件的安全運行，進而實現數字科研檔案資產的有效管理。

國外的實踐經驗告訴我們，高校數字科研檔案資產管理是一項復雜的工程，需要多方面密切配合，尤其是需要領導的重視、檔案管理部門的鼎力支持和科研部門的全力配合；要樹立以人為本的發展理念，注重數字科研檔案資產管理的硬件設施建建設，加大資金投入，加快計算機硬件設備和技術的更新改造，加速計算機系統應用軟件設計開發，促進我國高校數字科研檔案資產管工作的健康發展。