基于辦公自動化的醫院檔案管理探討

張統政

摘要：辦公自動化模式是現在各行各業業務運行的常用模式，這種將辦公室業務與計算機技術結合的方式使得業務處理能力得到提升，業務辦理過程中出現的問題得以減少。辦公自動化是醫院檔案信息化建設發展的必然趨勢，在此基礎上，醫院相關人員應該對其特點進行研究，使其在醫院檔案管理中發揮更大優勢。

關鍵詞：辦公自動化；醫院；檔案管理；措施

在辦公自動化環境下，醫院檔案管理也出現了不一樣的特點，比如信息存儲的安全系數會提高，檔案管理中的信息收集、處理以及分析收檔等也會容易許多，還打破了醫院各部門以及各醫院之間的信息交流孤島，增加了信息的共享程度。本文主要針對基于辦公自動化的醫院檔案管理進行探討。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理中的問題

（一）信息化管理制度有待健全

醫院檔案管理中辦公自動化模式應用還處于不成熟階段，即軟硬件還處于缺失不健全狀態，由此可見醫院檔案信息化管理制度還不夠健全完善，其完全不能對醫院的檔案管理行為產生約束。管理制度在一定程度上是有法律保障的，制度缺失，意味著醫院檔案管理工作不能依法管理，依法執行相關的管理條例，醫院各方人員在提供采集信息或借閱檔案資料時，也不會規范自己的行為，使檔案資料能永遠保持齊全完整。辦公自動化模式如果處于成熟階段，沒有成熟健全的管理制度作為保障，這種模式的應用效果也會大打折扣，檔案信息資源依舊會被浪費。

（二）辦公系統自動化程度不高

辦公自動化程度不高，也會影響檔案管理效率，主要表現為以下三方面，其一成熟的辦公自動化體系中有很多應用軟件，來輔助業務處理，但醫院因為資金有限，所以在此方面的投入不是很多，可以看到醫院的自動化辦公軟件引入很少。其二有的醫院在辦公自動化軟件投入上較多，但因為缺乏專業人才，所以這些軟件技術引入又會成為新問題，很多情況下，醫院只是將其作為擺設而存在，在軟件技術應用上，也是比較簡單的技術。這會影響辦公軟件自動化水平。其三醫院的自動化辦公系統中有主要的系統和軟件，還有一些子文件，共同輔助來完成檔案管理工作，但實際中辦公軟件在制作時，會因為開發商和團隊水平方面的 矛盾，導致軟件成品應用效果也是有缺陷，將其用在檔案管理中，檔案管理的需求難以滿足。

（三）檔案管理人員素質不高

在辦公自動化系統應用中，管理人員需要借助該系統，對各種信息進行各種方式的存儲，在存儲中，相關人員應用技術還要正確，使信息錄入準確無疑，這是檔案管理人員應用系統管理檔案的工作要求。在管理中，還會應用到許多計算機技術，所以辦公自動化環境下的檔案管理工作要求人員專業化和精準化，而在實際中，很多管理人員無法勝任此項工作，許多人員在醫院檔案室已經工作了多年，檔案管理模式早已根深蒂固，難以改變。

（四）檔案中的保密性文件存在安全隱患

辦公自動化環境下，雖然檔案資料的管理安全系數提升，但這不意味著檔案管理沒有危險因素，這些因素會導致一些重要的保密文件喪失保密價值，甚至會對患者造成損害，所以醫院在辦公自動化環境下，對其他方面進行改進的同時也要將其作為重點進行解決。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理措施

（一）健全信息化管理制度

在對檔案進行信息化建設和辦公自動化模式建設之前，首先健全信息化管理制度，該制度要對醫院所有人員的信息提供行為予以制約和要求，使他們能在固定的時間內提交信息數據，能在利用信息后，及時歸還資料，在信息利用中，遵守制度規定，不會隨意泄露信息。該管理制度還會對醫院全員的權責行為進行明確，使檔案管理逐漸規范和統一。醫院相關人員要利用該制度對檔案管理中的辦公自動化體系進行強化，使檔案管理的相關業務得到強化。

（二）完善自動化辦公系統

醫院在進行檔案信息化建設的過程中，就要有該建設項目會花費較多成本的覺悟，所以在辦公自動化系統建設中，就要從各渠道籌集資金，來滿足系統軟硬件建設。首先在資金得到保證的基礎上，對自動化辦公系統中的性能軟件進行開發和應用，其次對自動化辦公系統的軟件技術進行引進，使軟件和技術能配套，一起應用在檔案管理中，并對檔案管理產生顯著效果。最后完善系統，使子文件運轉系統能被應用在實際檔案管理中。

（三）提高檔案管理人員的素質

醫院檔案室的辦公自動化管理很重要，所以醫院必須對檔案管理人力資源引進方面進行整頓，提高檔案管理人員的入職門檻，要求管理人員的專業性要高，隨著辦公自動化模式的升級成熟，管理人員所要掌握的專業知識和技術也要隨之提升，所以醫院還要為這些人員提供培訓機會，使他們能提高自己的素質。即使是工作很多年的管理人員，也要改變自己的管理觀念，來提高自己的專業性。

（四）加強網絡信息監管力度

對檔案系統進行加密處理，只有內部工作人員才能應用，對檔案系統連接的計算機網絡訪問權限進行限制，另外還要做好檔案信息的備份，應用防控技術來預防信息泄露等情況。醫院也要加強網絡信息加管理力度，使辦公自動化環境下的檔案管理更安全可靠。

三、結語

在辦公自動化環境下，醫院檔案管理中，相關人員要借助信息技術的優勢來改善檔案管理中的缺陷，使辦公自動化模式的優勢真正體現在檔案管理上。

參考文獻：

[1]陳佳強.辦公自動化背景下的醫院檔案管理分析[J].辦公室業務，2018（04）：155.

[2]葛欣.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國管理信息化，2018，21（04）：157-158.

（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣第二人民醫院）