中學教職工人事檔案信息化管理

摘 要：近年來，隨著我國網絡信息技術的飛速發展，人事檔案管理工作也逐漸實現了信息化發展，特別是近年來對計算機技術的有效應用，更是在很大程度上促進了我國中學教職人事檔案管理工作的發展，極大地提升了我國整體人事檔案工作的管理效率和水平。在信息化建設不斷發展和完善的當前社會中，中學教職工的人事檔案管理工作的傳統工作模式也逐漸開始轉變，這意味著傳統的人事檔案管理工作已經不能適應社會的整體發展，所以在今后的人事檔案信息管理工作中要緊緊跟上社會發展步伐，實現人事檔案管理工作的信息化發展。本文將對當前中學教職工人事檔案信息管理工作展開研究。

關鍵詞：中學教職工；人事檔案；信息管理

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）08-0145-02

Abstract：With the rapid development of the network information technology in China in recent years，the personnel file management has gradually realized the development of information technology，especially the effective application of computer technology in recent years，which has greatly promoted the development of the personnel file management work in the teaching of high school in our country，and it has greatly improved the management efficiency and level of our overall personnel archives work. In the current society with the development and perfection of information construction，the personnel file management of the middle school staff has gradually changed from the traditional mode of work. It also means that the traditional personnel file management can not adapt to the overall development of the society. Therefore，in the future personnel file information management work，we must closely follow the pace of social development，and realize the information development of personnel archives management. This paper will study the information management of personnel files in middle schools.

Keywords：middle school staffs；personnel files；information management

0 引 言

中學教職工人事檔案管理工作的記錄是一項意義深遠的工作。職工的人事檔案管理是學校對廣大工作人員日常工作進行評判的一項重要標準，這項工作的開展不僅與廣大教職人員的各項工作有著緊密的聯系，更是學校對人才進行選拔的重要標準之一。傳統的教職工人事檔案管理工作存在較多的問題，因此很難滿足當前社會對這項工作的實際需求。在當前全新的網絡發展背景下，更應該加強對信息化管理方式的應用，確保網絡技術可以有效地應用到檔案管理工作中，全面提升檔案管理水平和效率，只有這樣才能更加高效和準確地開展教職工檔案管理工作。為此，本文將對中學的教職工人事檔案管理工作展開研究，希望為這項工作的開展發揮有效的引導作用。

1 人事檔案管理中的主要問題

1.1 檔案管理方式陳舊

從目前情況來看，許多學校的教職工人事檔案管理還是通過紙質化管理的方式來實現的，這樣的管理方式不免存在許多弊端，例如，由于時間久、檔案室搬遷等導致檔案丟失，或者頻繁的翻閱使得檔案上書寫的內容褪色、模糊不清，在讀取信息時出現誤差的可能性比較大；有些檔案由于紙質不好，很難滿足長期保存的要求，而且紙質的檔案在查找信息或是更新信息時，工序非常繁雜，在調取教職工人事檔案時，通常需要多級領導層層批準，不可忽略任何一個環節，這樣的工作流程需要更多的人力去完成，嚴重降低了工作效率，也從根本上制約著教職工人事檔案管理的發展。

1.2 人事檔案管理人員素質較低

當前中學教職工的人事檔案管理工作效果在很大程度上與管理人員的素質有著十分緊密的聯系。經實際研究發現，當前我國大多數中學教職工檔案管理人員自身素質相對較低，甚至還有一些管理人員是兼職人員，無法全身心投入到人事檔案管理工作中，加之其專業知識相對欠缺，缺乏有效的實踐管理經驗，因此對于信息化檔案管理工作的認知也比較匱乏，無法滿足這項工作的基本要求，極大地限制了管理效率和水平的提升。

1.3 安全性有待提升

人事檔案管理工作中最關鍵的是對檔案信息的安全提供保障，只有實現了管理工作的保密性和安全性才能使廣大教職人員更有效地進行信息管理和檔案收集工作。因此，這項工作的開展也將對檔案管理的有效性產生直接的影響。對當前檔案管理工作進行實際研究發現，很多高校人事檔案管理工作人員和學校領導者并不能正確認識安全對于檔案工作的重要性，甚至出現很多檔案管理遺漏或丟失的情況，這對檔案管理信息化發展也會產生明顯的負面影響。

2 對人事檔案管理工作進行改進的主要對策

2.1 優化人事檔案管理方式

中學人事檔案管理工作要更好地落實信息化管理，在實際工作中就要建立和完善工作制度，也就是采用信息化工作手段，在學校領導的帶頭支持下，成立專門的人事檔案管理機構，配置更專業的人事管理工作人員，通過這種方式明確廣大工作人員的工作職責，只有這樣才能順暢地進行中學人事檔案信息的溝通，從而為學校的管理人員提供更準確的工作信息與指導方案。比如我校為廣大教職員工制訂了相應的檔案查詢軟件，職工可以通過自己的身份證號或入職工號等進行檔案查詢，該軟件中還記錄了學校其他工作人員對每個人的評價，這種方式不僅能實現檔案管理的數字化集中，同時對于激發教職人員的工作積極性也有著極大的幫助。但是我們同時也應該認識到，中學教職工的人事檔案管理要達成信息化目標，不是短時間內能夠實現的工作，而是一項需要長期堅持并且循序漸進的工作，對于中學教職工而言，可以公開的檔案信息更需要在人事檔案的綜合管理下進行，只有這樣才能實現對檔案內容的有效保密，最終在組織部門的要求下進行統一或集中管理。

2.2 提升檔案管理工作人員的自身素質

針對當前檔案管理人員自身素質不高這一情況，應當從兩個方面進行調整，可以聘用熟練掌握相關電腦操作技術的人員從事檔案管理工作，還可以強化對現有檔案管理人員的電子化操作技術的培訓，在這個過程中，應當嚴格按照專業性、科學性以及機密性的檔案管理原則開展技術人員的培訓與檔案的管理工作。簡而言之，要通過當前較為先進的電子終端設備，根據檔案管理工作的實際需要進行權限設置，且在此基礎上為相關檔案資料的查詢與使用提供自動化服務。檔案管理人員自身的素質直接決定了檔案管理的質量與效率，所以一方面需要依靠先進的信息化技術提升管理效率，另一方面還應適當加強相關部門對于檔案管理人員的選拔與任用，注重專業素質的同時，更要強調相關工作人員的思想政治素養，以此確保人事檔案管理的科學性及安全性。

2.3 提升檔案管理的安全性

提升檔案管理工作的安全性要從最基本的工作人員篩選著手，做好教職工人事檔案管理的安全工作，防止給教職工人事檔案安全帶來威脅的事件發生，消除潛在的安全隱患。廣大工作人員都要經過嚴格的思想政治素質和技能考核后才能上任工作，并且要嚴格控制教職工人事檔案的知曉人員，尤其是涉密科研的教職工人事檔案，在此環節中更要加強防火防盜工作的開展，有效進行檔案資料的管理，從而更好地實現多層把關、嚴格控制。開展此項工作的環節要求廣大工作人員要充分借助信息技術手段，進一步充實檔案保管資料，這對于形成更健康和準確的記錄模式，為教學工作提供更有效的服務也將起到重要作用。用于儲存教職工人事檔案信息的電腦和硬盤等設備要定期進行升級、更新和殺毒等，確保這些設備正常運行。在發布人事檔案信息時，相關管理人員要進行審核監督，禁止任何人員將移動硬盤帶出檔案室，防止教職工檔案信息的泄露。

2.4 建立完善的信息化數據庫

要進一步提升中學教職工的人事檔案的管理水平，必須順應當前時代的發展需要，將先進的信息化技術手段與管理工作進行有效融合，以此實現人事檔案數據庫的建立與信息化管理。在數據庫建立過程中，相關管理部門應當以學校管理機制以及相關規定為原則，充分引進檔案管理的相關軟件與硬件設備，全面、真實地采集學校職工的人事檔案信息，這樣可以從人事檔案信息歸檔的初始步驟來確保檔案資料的完整性與真實性。與此同時，為了實現學校管理過程中相關人事信息的有效性，還應根據學校發展規劃定期對人事檔案進行更新與完善。在這一過程中，信息管理人員要做好人事檔案信息的核對工作，還應對私密信息做好相應的權限管理，避免職工個人資料被非法利用或惡意更改，進而損害教職員工及學校的根本利益。同時，在信息化人事檔案管理中，還應引入動態管理理念，確保教職人員的資料在第一時間被更新和完善，從而便于學校相關管理工作科學、高效的開展。

3 結 論

綜上所述，要更有效地實現中學人事檔案管理工作，保證其更好地適應當前社會需求和中學發展的實際情況，就要重視廣大中學教職工人事檔案管理工作，更好地落實現代化工作原則和目標。在這項工作的開展環節中，也要充分落實以人為本的原則，為廣大教職工提供更大的方便，希望本文的研究對于工作人員正確認識這一問題能夠起到一定的引導和幫助作用。

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作者簡介：戴慧琴（1973.01-），女，山東萊陽人，檔案館員（中級），本科。研究方向：人事檔案管理。