企業文件與檔案管理創新

摘要：信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。

關鍵詞：企業;文件與檔案管理;創新

一、企業的文件、檔案管理現狀

目前企業的檔案管理主要有兩種管理方式：一種是傳統的以卷為單位管理，實行部門立卷制度。各部門在次年的6月底前把整理好的上一年度文件立卷后移交到檔案室，檔案室收集整理后，編目、保管、提供利用。另一種是由各部門的檔案員通過檔案管理系統進行案卷及卷內文件的著錄，通過插入附件的方式實現對檔案全文的管理。電子文件原文在檔案管理系統里有相應的目錄，在服務器上有單獨的空間用于存放電子文件原文，完全或部分地實現了文件、檔案的一體化管理。

二、企業文件與檔案管理創新

（一）檔案管理工作的創新

1.完善制度，強化收集

面對日益激烈的市場競爭，企業經營管理不斷向精細化管理發展，不斷引入6S管理、精益管理及平衡計分表卡等新的經營理念與管理方法，科研生產、經營管理呈多元化趨勢，企業在對外投資、合作及改革改制等眾多新領域的經營活動中，產生了大量如知識產權、商業合同、資產重組、結構調整等方面的文件材料，企業檔案的收集范圍在不斷地擴大，數量在不斷增加，檔案部門應跟上企業改革發展的步伐，在新的實踐基礎上不斷進行制度的完善與創新，及時調整文件材料的歸檔范圍，制定新的檔案管理標準;對重要的產品、科研、基建項目要進行超前控制，從立項開始介入，進行過程控制，隨時跟蹤管理與有效監控;制定嚴格的人員交接班制度及日常工作中文件的整理制度，把文件材料的及時歸檔納入企業員工日常工作的考核范圍，用制度培養員工的歸檔意識。確保檔案收集的及時、完整、齊全。

2.適應發展，創新整理流程

隨著信息技術的發展，OA、ERP等的上線運行，企業已逐步進入到辦公自動化、科研生產無紙化、信息資源利用網絡化的階段。文件收發、批閱、處理已實現網上傳輸，但是文件的歸檔整理卻還是沿襲原來紙質文件時期的歸檔流程。在信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作崗位、工作環節、工作步驟的一體化集成的過程。OA系統與檔案管理系統的成功銜接，從技術手段上已可實現文件的實時歸檔，檔案部門應適應企業的發展，在實踐工作中不斷摸索創新，對檔案整理工作流程進行重組與再造，以提高整理工作效率。

（二）企業文檔一體化管理創新

在OA系統中做好和檔案管理系統的接口并給檔案人員授權，即可實現對網上傳遞的電子文件全程控制。在設計辦公系統的時候，技術人員多次征求檔案部門的意見，在前期做好數據的準備工作，如必要的著錄項、文件的修改痕跡、系統日志結構等，為下一步做好電子檔案的接收打下基礎。檔案管理系統中有相應的電子文件接收模塊、電子文件處理模塊、電子檔案數據庫、目錄檢索和全文檢索索引模塊等。我們還提出了具體的字段設計的要求，在辦公系統中設有的字段，檔案部門進行審核，并提出修改意見。如在收發文中必須設有除一般收發文應具有基本字段之外的一些字段，如責任者、文件頁數、密級、年度等字段。程序的構想是一份文件發布后，點擊數據導出，便自動存到檔案系統在服務器上已設好的收文附件和發文附件文件夾中，同時將這份文件的系統日志自動帶到文件的附件中。我們正準備實行部門預歸檔方式，各部門的文書工作人員進入檔案管理系統后，點擊數據交換，進行OA系統數據的接收，選擇好存放的路徑后，點擊開始接收按鈕即完成了移交過程。檔案部門接收過來后進行整理，首先選擇待歸檔的文件，可以進行歸檔的文件排序，排好順序后進行分類、編目。這種方式解決了一次輸入多角度輸出的問題，所有收發文時著錄的項目在檔案管理系統中一并接收過來，不會有任何重復勞動。由于在收發文的流轉過程中，已經登記了卷內文件目錄所特有的文號、責任者、文件名稱、日期、文件頁數等著錄項目，通過檔案管理系統的數據接收就可以自動生成歸檔目錄。

檔案室在檔案專用服務器上設發文附件和收文附件兩個子目錄，分別存放收發文的正文、原稿和收發文單。這兩個子目錄相當于一個中間庫，檔案管理系統接收完數據后即可刪除，可采用一年一刪除的原則。

在設計辦公系統時就要求開發商保留文件的修改痕跡和文件日志，這樣就可以保證文件的真實性。在檔案管理系統中，建有系統日志，以便進一步跟蹤文件的行蹤。兩個日志的備份就可以考證文件的真實性和有效性。

檔案管理系統與OA的接口應具備如下功能：

1.支持自定義歸檔字段映射表，靈活設置必歸檔字段（如：檔案分類、行文單位、歸檔時間、密級、保管期限等）。

2.檔案系統對接收的數據進行相關檔案的自動、手工整理，實現OA系統與檔案系統的一體化，符合電子文件真實性、完整性和全權性的三性原則。

3.提供接口規范與標準，以XML的方式接收OA系統中的正式文件，OA接口不僅可以接收條目信息，還可以接收文件的草稿、定稿、公文的審批發文稿紙等信息。

為保證電子文件的歸檔質量，檔案部門要進行前端控制管理，積極參與電子文件數據收集交換系統的設計，制定統一的數據庫結構，提出具體采集方案，依托企業信息技術的支持，通過數據的結構化處理實現無序信息的有序集合，全面推進“數字檔案館”建設。

結語：針對網絡時代帶給檔案工作者的新課題，實現文件、檔案一體化管理是一個行之有效的辦法。文檔一體化管理必須以文件生命周期理論為基礎，借助計算機及網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保文件管理到檔案管理的高效和優化。

參考文獻：

[1]高鳳芝.論檔案管理工作的創新建設[J].現代營銷，2011（10）：37

[2]高朝霞.檔案的一體化管理模式淺探[J].科技創新導報，2011（18）：215

作者簡介：陳麗輝（1973.07.29-），女，職稱：助理檔案館員;研究專長：檔案管理。