新形勢背景下的人才市場人事檔案管理方法分析

崔奐換

摘要：人才流動是社會市場經(jīng)濟人力資源的整合優(yōu)化，但不科學的人才流動會給人才市場和企業(yè)的人事檔案管理工作帶來一定的影響。本文分析了現(xiàn)行人才市場人事檔案管理的弊端，闡述了為了適應(yīng)人才市場發(fā)展現(xiàn)狀，提升檔案管理效果的方法和對策。

關(guān)鍵詞：人才市場;人事檔案;管理方法

引言

隨著信息化的快速發(fā)展，人才市場人事檔案管理工作也面臨著諸多問題，制約著人才市場檔案管理工作的順利開展，人事檔案是記載人才信息的重要載體，它能反映了個人的基本信息，是企業(yè)進行人員考察、選擇人才的參考依據(jù)。因此，人才市場檔案管理工作也要隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展不斷更新，以適應(yīng)新時期下人事檔案管理工作的需要。

1現(xiàn)行人才市場檔案管理工作弊端分析

1.1檔案內(nèi)容陳舊、失真

在我國人才流動日益活躍和頻繁的時代背景下，人檔分離似乎是一種必然趨勢，記載個人工作經(jīng)歷、工作能力的檔案在更新速度和即時性上顯然已經(jīng)跟不上個人個人工作能力和經(jīng)驗積累的速度。部分單位在招聘人才的過程中認為新增的檔案內(nèi)容對流動人員的整體素質(zhì)和工作經(jīng)驗起到客觀和真實的反應(yīng)，也難以作為人才選拔的客觀依據(jù)。人檔分離造成的直接結(jié)果是信息搜集難度高、查閱手續(xù)特別繁雜、人才選拔難度激增，與此同時還帶來了檔案內(nèi)容陳舊、人才市場誠信建設(shè)受阻、人才評價機制難以完善等多種問題。在這種情況下，檔案功能不僅不能得到發(fā)揮，還會逐步弱化。

1.2人事檔案管理理念滯后，服務(wù)理念明顯不足

人才市場作為政府職能部門，以向公眾提供最大化的服務(wù)為基本職責，而服務(wù)性是人事檔案工作最基本的性質(zhì)。現(xiàn)實中諸如檔案信息服務(wù)方式單一、管理程序繁瑣復雜、辦理人事檔案業(yè)務(wù)效率低下、未給公眾帶來便利的工作現(xiàn)象普遍存在。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生歸結(jié)于人事檔案管理部門受傳統(tǒng)思想制約、管理理念封閉保守，認為只要按部就班地把檔案“保管”好、不出問題就可以的僵化思想，導致檔案管理工作中沒有樹立以人為本、主動服務(wù)的意識。另外，傳統(tǒng)的檔案思想使得公眾依賴于檔案工作部門，使得檔案工作部門長期沒有競爭意識，所以很難形成先進管理理念，導致其社會服務(wù)的自覺性、主動性和積極性不高。

1.3人才不規(guī)范流動使得重建檔案增多

檔隨人走屬于干部檔案管理的制度，個人經(jīng)歷縮影的人事檔案是每個人的“身家性命”，但當前受到了社會市場經(jīng)濟的嚴重沖擊，人才資源是第一資源的這一原則已經(jīng)成為共識，為了各自的長遠發(fā)展與需要，各個企業(yè)和政府加大力度引進緊缺人才和高層次人員，部分省市出臺了針對原單位不肯放人和不能正常進行人事調(diào)動的緊缺人才重新建檔的規(guī)定，允許人才提供一部分材料重新建檔，這種惡性競爭使得人才不規(guī)范流動，同時也導致“重建檔案”現(xiàn)象越來越嚴重。

2激活人事檔案管理、適應(yīng)人才市場需求的檔案管理方式探索

2.1樹立檔案信息服務(wù)意識，加大檔案工作的宣傳力度

首先，人才市場自身服務(wù)功能的正確定位。人事檔案工作的根本目的是提供檔案信息為社會服務(wù)，服務(wù)性是檔案工作最基本的性質(zhì)。因此，檔案部門要強化服務(wù)意識、改善服務(wù)態(tài)度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)改變管理模式、增加服務(wù)方式、優(yōu)化服務(wù)手段，加大對檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案的價值，也使人事檔案管理部門最大化地為公眾服務(wù)。其次，在人才市場檔案管理工作中要通過各種途徑加大檔案管理工作的宣傳力度，提高檔案管理的重視度。領(lǐng)導的重視固然重要，但是公眾的檔案意識提升能夠給檔案工作提供動力。普及人事檔案相關(guān)知識，有必要將有關(guān)政策和規(guī)章制度讓社會公眾知曉，讓用人單位和個人了解各級人才市場的人事檔案部門就是一個人才信息庫，專供人們查閱利用。也讓公眾意識到人事檔案對自身利益的重要性，尤其是維護和利用好個人的人事檔案，注意將平時的有關(guān)材料及時補充到自己的檔案里，以備推薦、受聘、晉升等方面使用。

2.2加強檔案管理現(xiàn)代化水平配置配備

落后的檔案管理手段和方法已不能滿足現(xiàn)階段人才市場發(fā)展需要，必須加大投入，在硬件達標的基礎(chǔ)上，重點落實軟件建設(shè)，把電子檔案建設(shè)作為工作重心。電子檔案具備一般檔案的本源性、回溯性等基本特性，還具易存儲、容量大、易傳輸?shù)刃绿匦浴Ｒ虼耍挥屑涌炱占坝嬎銠C及網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，逐步由傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)與之相配的管理隊伍，在設(shè)備、技術(shù)、軟件、人員等方面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，人事檔案才能更加有效地為高校的教學、科研、管理服務(wù)。

2.3健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立是快速提供信息服務(wù)和發(fā)揮出檔案價值以及實現(xiàn)人力資源宏觀調(diào)控的主要手段，同時也是實現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的重要前提，在構(gòu)建的過程中要注意以下幾個方面：一是系統(tǒng)的相應(yīng)軟件要統(tǒng)一。由人才市場和企業(yè)主管部門依照社會形勢和發(fā)展需求進行開發(fā)和使用。在過程中，軟件既要實用，又要安全、快捷，最為重要的就是要有適應(yīng)新發(fā)展形勢的前瞻性。二是系統(tǒng)軟件中的信息項要統(tǒng)一。主要包括人才的基本情況和學歷以及職務(wù)等，為了進一步保障信息的完整性和準確性，在進行錄入的過程中需要認真核對各項信息。三是信息數(shù)據(jù)的補充與維護要及時。這是保障人事檔案信息真實有效的關(guān)鍵。四是對信息數(shù)據(jù)運用有效的安全保護措施。電子檔案在脫機狀態(tài)時，要構(gòu)建信息備份機制，既可以在同種載體中進行復制，還可以在一種載體中進行備份;另外所提供的電子文件信息的服務(wù)器還要具備較強的抵御病毒和黑客能力。為了進一步保障個人隱私權(quán)，對涉及到人才個人隱私的信息不能錄入電子信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)。

2.4調(diào)整現(xiàn)有法規(guī)政策和行為準則

根據(jù)人才市場本身權(quán)責不清、出現(xiàn)問題相互扯皮的現(xiàn)狀來看，人才市場建立一套規(guī)范科學的檔案托管制度時候呢有必要的，這樣檔案管理部門和用人單位內(nèi)部檔案管理部門可以明確各自在檔案收集、檔案鑒別、檔案整理、檔案移交和保管工作上的責任和權(quán)限，保證檔案代管工作能夠得到有序開展，使得人才市場的檔案代管工作能夠健康規(guī)范地運行下去。

而從人才市場檔案管理人員工作態(tài)度不積極、工作壓力較大、資料收集不及時等現(xiàn)狀來看，人才市場檔案管理部門和用人單位內(nèi)部檔案管理部門應(yīng)當建立溝通和協(xié)作渠道，商定辦事程序和規(guī)范，減少在辦理業(yè)務(wù)過程中不必要的手續(xù)。比如，人才市場檔案管理部門要承擔起填寫政審表、上報審查工作等職責。

2.5正確處理留人與放人問題

隨著全球經(jīng)濟一體化和人才價格市場化的不斷發(fā)展，人才屬于人才市場較為自由的主體，有著自主選擇的權(quán)利。大部分流動人員選擇離開原單位，就是想去更寬闊的平臺實現(xiàn)自身價值，體驗生命的更好質(zhì)量。新單位有著更好的薪資待遇，這也是個人價值的體現(xiàn)。依照馬洛斯的需要層理論分析，人的需要從低到高主要分為五個層次;即為生理需要、安全需要、歸屬感需要、尊重需要以及自我實現(xiàn)的需要。人們都渴望自己得到尊重，實現(xiàn)人生目標。如果不是由于與原單位有實際問題沒有了結(jié)，如合同期限未滿、項目未交代清楚等原因，原單位不應(yīng)該再繼續(xù)扣留人才，要尊重人才的意愿，正確處理留人與放人問題。

結(jié)語

新形勢下，做好檔案管理工作不僅能夠適應(yīng)人才市場人事檔案管理工作自身發(fā)展的需求，而且對于提高人才市場檔案管理水平和人事檔案服務(wù)質(zhì)量具有重要的作用。要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

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（作者單位：牡丹江人力資源和社會保障局）