關于物資管理信息化的探討

李文琦

摘 要 隨著信息化技術的快速發展，現代信息技術已經開始在各行各業中廣泛應用。將信息化技術應用在企業物資管理工作中，進一步規范物資管理流程，實現企業物資計劃、物資采購、收發物資、驗收及保管、存儲等過程中的數據共享，實時掌握企業物資的庫存、采購及執行情況，加快信息的流通，使物資管理工作更多透明和高效。

關鍵詞 企業；物資管理；信息化技術；物資管理信息化

在當前日益激烈的市場經濟環境下，物資作為企業開展生產經營活動的重要保障，也是提升企業競爭力的關鍵所在。企業物資計劃、采購、保管、發放、核算、數據收集、處理、存檔及分析物資管理的信息化水平，構建出物資管理信息系統來進一步規范企業物資管理的流程，提高物資管理的公開性和透明性，實現供方資源共享，確保采購到高質量的物資，降低物資采購的成本。利用物資管理系統中各管理模式，為企業物資采購、成本控制、使用及核算提供重要依據。

1 物資管理信息化的重要性分析

近年來，我國企業物資管理信息化水平取得了比較快的發展，管理效益和經濟效益逐漸提高。

1.1 數據、信息的及時性和完整性

物資管理信息化的實施，利用物資管理信息化系統來對物資采購、入庫、出庫以及物資消耗等全過程進行管理，在管理過程中任何一份環節存在失誤都能夠從系統中反映出來。同時各項物資管理業務的相關信息和數據的實時存儲，也為各級管理人員查閱和審查帶來了更多便利[1]。

1.2 工作更為簡便

信息技術在物資管理中的應用極大地減輕了物資管理人員的工作強度，提高了物資管理的工作效率。相對于傳統的手工記賬、出入庫手工記錄及紙質報表來講，利用信息技術對物資進行管理，使工作更加便捷。

1.3 物資管理信息的準確性

利用現代化的信息技術對物資進行管理，對管理效率來說是一個大大的提升，而且物資管理信息的準確性更高。相對于傳統手工模式下管理人員容易出現失誤，利用信息技術，只是需要將基礎信息和數據錄入到計算機中，系統就會自動生成相關數據，信息的準確性得到了有效的保障。

1.4 管理水平得以提高

企業利用信息化技術來對物資進行管理，通過物資管理系統，不僅能做到物資信息和數據的實時查詢，還能夠對每一項物資的具體情況進行及時地了解和掌握，從而有效地提高了企業物資管理的水平。

2 提高物資管理信息化的方法

2.1 充分的利用網絡工具

主要是借助計算機和網絡通信，將需要采購的物資信息進行初步整理，包括物資的規格型號、市場的詢價、供應商的信息等內容匯總后提供給決策者進行參考，利用計算機和網絡通信對企業物資信息和數據進行傳送和儲存。相對于物資管理信息系統來說，這種物資管理信息化水平比較原始、技術水平低[2]。

2.2 建立完善的企業物資管理信息系統

對于物資管理的信息化，企業可以通過自身的實際情況來加快相關軟件的開發，建立物資管理信息系統，提高企業對物資的日常管理水平。物資管理信息系統，主要管理物資的 采購、驗收入庫、領取發放、庫存等工作，及時、高效完成物資日常業務的重審工作，能夠全面對物資的采購、領用及損耗等情況進行反映。物資管理信息系統還需要具備良好的查詢和報表功能，提供出及時、準確的信息，為企業決策提供科學的數據，從而更好地提高企業物資管理水平。在企業物資管理信息系統中，主要是由以下幾個模塊組成。

①計劃管理模塊。采購的物資要編制詳細的計劃，計劃要有準確的名稱、明確的數量、詳細的規格嚴格的技術要求，為科學、高效制定采購計劃提供有力的保障，嚴格按照要求驗收、入庫。對于年度，月度等定期生產計劃，可以由本系統按程序生產采購計劃，進行相關審批和備案。采購人員、管理人員分別完成物資的采購、驗收入庫、領取發放等工作。各生產單位、部門不定期的臨時性采購計劃可以根據實際需要將物資的名稱、數量、規格等編制采購計劃，并在系統中執行相關的審批和備案。②供應商管理模塊。建立合格供應商信息庫，實行準入管理制度、穩定發展。對于合格供應商按區域化、類別化進行統一管理，定期組織考評打分，整理記錄，收集最新的供應商信息，完善供應商信息檔案，及時更新供應商的供應能力、信譽度等基礎數據。③合同管理模塊。對企業的一般采購，單一來源采用、競爭力談判采購、招標采購進行相關的合同管理，整理記錄采購合同的簽署過程、履行過程中的所有相關信息，采購價格的市場詢價、合格供應商的統計、競標價的審定會簽等相關信息。④倉庫管理模塊。對物資的入庫、出庫、庫存情況進行信息化動態管理。對入庫物資應該根據質量特性，制定科學的存儲、保管和保養措施，防止質量下降或報廢。對出庫的物資及時辦理領取、發放手續，采用系統自動生成的方式，對出、入庫的單據生成打印，對每項庫存的相關情況。運用科學的統計分析方法和現代化手段，定期分析庫存狀況，控制計劃、調劑余缺，減少閑置物資避免積壓，優化物資庫存。⑤物資消耗、報表模塊。根據出庫領料信息，每月系統會自動生成物資的消耗情況報表及其他相關報表，定期分析物資消耗情況。⑥定額模塊。在定額模塊中，設定物資理論耗用數量項，該項里面的數據，由生成部門根據當月的實際生產數量確定。企業管理人員可以根據理論數量和實際數量的對比，進行精細化管理，深入挖潛增效、堵塞漏洞。⑦賬務管理模塊。根據物資入庫驗收和出庫領料信息，計算機在管理系統中自動生成物資明細賬的入庫、出庫的記賬工作。同時還要根據自動生成的物資月報消耗，計算機自動對物資分類賬、總賬的借貸進行記賬工作[3]。

3 結束語

以上所述，在當前知識經濟時代，信息化管理已經成為各行各業發展的必然趨勢，物資作為企業生存和發展的重要保障，就急需要企業利用物資管理信息化系統來提高企業物資管理的信息化水平，為企業的健康、可持續發展奠定良好基礎。

參考文獻

[1] 廖志斌.關于物資管理信息化的思考[J].中國外資，2013，（07）： 34.

[2] 張平.物資庫信息化管理系統設計與實現[D].成都：電子科技大學，2014.

[3] 周桂英.關于物資管理信息化的思考[J].商業文化，2014，（26）： 90.