探討提高醫院檔案管理科學化水平的有效途徑

陳林

摘 要：醫院在日常經營與管理活動中會涉及到大量的檔案信息，只有做好這些檔案的管理工作，提高檔案管理的科學化與標準化水平，才能為醫院的發展提供保障。本文筆者就對提高醫院檔案管理科學化水平的有效途徑進行了分析。

關鍵詞：醫院檔案管理；科學化；途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）32-0009-02

檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，通過采取科學有效的管理模式與方法，能在一定程度上促進檔案管理效率和質量的提升，與此同時，還能減少工作人員的負擔，使醫院管理工作的開展更加人性化。但是，從當前的現狀來看，我國不少醫院在檔案管理方面都還存在一些不科學的地方，還需在今后的工作中采取適當的措施，著重提升檔案管理的科學化水平。

1 提高檔案管理科學化水平的重要意義

1.1 有助于促進我國檔案事業的科學健康發展

經過長時期的實踐，我國的檔案管理工作越來越趨向于完善，其不僅在覆蓋范圍上由小變大，而且在類型上也逐漸從單一發展到多樣化，最為重要的一點是，管理技術也實現了革新，可以說已經取得了十分顯著的成就，但是，就當前的時代發展特征以及檔案管理工作的現狀而言，其要實現可持續發展仍然任重而道遠，需要解決多方面的問題，包括檔案利用率偏低、歸類不合理等，在新時期的時代背景下，加強對我國檔案管理科學化水平的提升，是推動我國檔案事業科學健康發展的必由之路。

1.2 有助于推動信息化社會的進一步發展

近些年，我國的互聯網技術、多媒體技術等發展十分迅速，各種現代化技術開始逐漸應用到社會各行各業中，其中比較典型的就是信息技術的應用，信息技術在人們工作與生活中的廣泛滲透，使社會生產生活面貌發生了顛覆性的變化，在這一時代背景下，若在檔案管理過程中仍然采用以往落后的管理模式與方法，必定會導致信息不能及時得到共享，這對檔案管理工作質量的提升來說是非常不利的。因此，我們必須緊跟時代的發展步伐，加強對各種現代化管理理念、管理技術方法等的應用，這樣才能實現檔案管理科學化水平的提升，進而為我國信息化社會的深入發展注入動力。

1.3 有助于科學發展觀的貫徹落實

在新形勢下，檔案管理工作表現出更加明顯的公益性、社會性與廣泛性等特征，對檔案的利用已經不再僅僅局限于學術研究等領域，相反，大量普通民眾也加入到了檔案服務對象之中，他們開始借助網絡平臺查閱各種各樣的檔案資料，進而滿足自身對知識信息的需要。正因為如此，我國檔案事業的發展開始逐漸突破以往的小圈子，實現了與社會、大眾等的緊密聯系，將服務于全體公民作為基本宗旨，這不僅拓展了我國檔案事業的發展前景，同時也促進了我國科學發展觀的貫徹落實。

2 醫院檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理工作人員的綜合素質偏低

伴隨信息技術發展水平的進一步提升，其在社會各行各業的應用也越來越廣泛，在這樣的背景下，醫院也逐漸將信息化技術引入到管理過程中，這就對管理人員提出了更高的要求，要求管理人員不僅要具備全面的檔案管理知識與熟練的檔案管理技能，同時也必須對信息化技術有一定的了解，能熟練操作計算機等現代化設備。然而，就當前的情況來看，我國大多數醫院的檔案管理人員在綜合素質上都比較低，專業型、復合型人才數量極度缺乏，大部分管理人員都在某些方面存在缺陷，要么缺乏專業知識與技能，要么職業道德素質不夠高，而且不少管理人員在觀念上都比較守舊，不能及時對自身的管理理念進行更新，顯然，這些問題的存在對我國醫院檔案管理科學化水平的提升來說是大為不利的。

2.2 管理觀念落后

在實際開展檔案管理工作的時候，許多管理人員都認為此項工作并不會帶來太大的經濟效益，所以在工作態度上比較敷衍，只是對檔案進行簡單地歸類與管理，顯然，這樣的工作態度對檔案管理工作質量的提升來說是非常不利的。此外，檔案管理部門在開展檔案管理工作的時候往往偏重于檔案的保管，而對其利用不夠重視，正是由于存在這樣的思想，導致檔案資料根本無法發揮出其應有的作用。

2.3 缺乏健全的管理制度

對于醫院檔案管理工作的開展來說，只有具備一套完善的管理制度，才能確保此項工作開展的科學性、規范性與高效性。然而，管理制度不健全恰恰是當前醫院檔案管理中存在的問題之一，對檔案管理并沒有形成具體而完善的制度體系，尤其是在工作流程與相關細節任務上并沒有進行明確說明，同時也未實施嚴格的獎懲制度或責任追究制度。醫院檔案類型本身就比較多，涉及到的數據信息也非常龐大，管理制度與相關規范不完善就極易導致重要數據信息的遺失或者混亂無序，信息化技術的引進在很大程度上解決了以往檔案管理效率偏低等問題，形成了電子化、信息化管理模式，但是沒有完整制度的支撐仍然會導致諸多問題，甚至可能對數據安全性造成極大的威脅，給醫院帶來不可估量的慘重后果。

3 提高醫院檔案管理科學化水平的有效途徑

3.1 加大對檔案管理人才隊伍的建設力度

針對當前在醫院檔案管理中存在的管理人員綜合素質偏低的問題，必須在今后的工作中加大對檔案管理人才隊伍的建設力度。①應當對檔案管理人員的專業知識水平加以提升。定期組織其參與各種專業知識培訓活動，讓其了解更多有關檔案管理、信息化技術等方面的專業知識。②應當注重對檔案管理人員專業技能的培訓，包括管理技能、應用各種現代化信息技術的能力等，尤其要注重提升其熟練操作計算機的能力。③應定期組織管理人員參與職業道德教育活動，讓其意識到檔案管理這項工作的重要性，提升自身的工作責任感與使命感。④應當實施人才激勵制度。對表現優秀的檔案管理人員提供適當的獎勵，包括物質獎勵與精神獎勵，這樣就能幫助醫院留住優秀人才，使檔案管理人才隊伍得以不斷壯大。

3.2 樹立與時俱進的管理理念

要實現醫院檔案管理科學化水平的提升，最為首要的一點就是改變傳統落后的管理理念，站在長遠性、整體性的視角去思考和分析檔案管理工作的性質，并根據時代發展的需求，樹立與時俱進的新管理理念。另一方面，還必須加深對檔案管理工作的認識，提高對該項工作的重視度，全面而深入地掌握現階段檔案管理工作在目標、任務等方面發生的變化，改變以往管理過程中存在的缺陷和不足，進而使檔案管理的科學化水平得到進一步提升。

3.3 建立健全檔案管理制度

對檔案管理制度的完善是實現檔案管理科學化的必然選擇。①應當站在宏觀的角度對檔案管理的相關法律法規進行完善，政府應盡快出臺有關醫院檔案管理的相關政策與法律法規，使檔案管理工作的開展有法可依。②相關管理部門應當將檔案管理的科學化建設納入到遠期發展規劃之中，進而提升管理人員對該項工作的重視度，并對該項工作的實際開展提供科學指導。③站在微觀的角度上來看，相關領導必須提高對檔案管理工作的認識，檔案管理部門應當設立專門的崗位與工作機制來對此項工作加以完善。根據各種檔案所具備的不同特點，分別制定針對性的管理制度，加快實現內部管理體制改革的目標。④還應當實施嚴格的責任制度與業務考核制度。對檔案管理工作進行細分，使各項管理任務嚴格落實到每個人身上，以免在出現問題的時候發生推卸責任的現象。業務考核制度的實施主要是為了對管理人員的工作成效進行考核，可將業務考核結果與員工的工資掛鉤，這樣就能提升其工作的主動性與積極性，使其更好地將檔案管理工作落到實處。此外，人才激勵制度的完善也是非常重要的，這是留住優秀檔案管理人才的有效途徑，要求人才激勵制度中包含明確的獎勵條款和懲罰條款，這樣才能使員工的獎勵與懲罰有據可依，并為員工指出前進的方向。

4 結 語

綜上所述，醫院檔案管理的科學化對檔案管理效率與質量的提升來說意義重大，同時，也是我國檔案管理事業的可持續發展的必由之路?，F階段，我國在醫院檔案管理方面還存在管理人員素質偏低、管理理念落后等問題，需要在今后的工作中著力解決上述問題，這樣才能促進醫院檔案管理科學化水平的進一步提升。

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收稿日期：2018-10-12

作者簡介：陳 林（1984-），男，漢族，云南宣威人，助理館員，大學本科，從事檔案管理工作。