農村土地承包經營權確權登記頒證工作檔案裝訂方法探討

李奇 張豐豐

[摘要]農村土地承包經營權確權登記頒證工作通過外業調查形成大量的紙質資料，怎樣正確快速將紙質資料歸檔是面臨的較為繁瑣的問題。經過實際工作的探討，通過編寫公式、函數將excel表格實現關聯，進行數據轉換，自動完成部分資料的整理。

[關鍵詞]一戶一卷；IF函數；VLOOKUP函數；農村土地承包經營權

文章編號：2095-4085（2018）05-0123-03

隨著我國經濟的飛速發展，各項惠農政策的不斷出臺，特別是習近平主席在十九大報告中特別指出，第二輪土地承包到期后再延長三十年。故此農村土地承包經營權登記頒證工作對農民來說意義至關重大。這項工作過程中通過外業調查形成大量的紙質資料，怎樣正確快速將紙質資料歸檔是面臨的較為繁瑣的問題；同時按照檔案管理的相關要求，要將這些資料準確、規范、無誤的歸檔。經過實際工作的探討，通過編寫公式、函數將excel表格實現關聯，進行數據轉換，通過軟件將各數據庫之間的數據進行提取，自動完成頁碼、目錄、檔案封皮的自動生成，大大提高了工作效率和減小檔案資料整理過程中的出錯率。

1 檔案整理的意義

農村土地承包經營權確權登記頒證工作中形成的檔案按照檔案管理要求是永久保存，這是農民承包土地信息的重要憑證和歷史記錄；是深化農村改革，加快經濟發展，服務農民，穩定大局的需要；是建立土地承包經營權動態化管理的基礎信息資料；是開展農村不動產登記的重要組成部分。

2 農村土地承包經營權確權登記頒證工作檔案裝訂要求

2.1 檔案盒及一戶一卷樣式總體要求

（1）縣、鄉、村三級需要歸檔的紙質檔案，“一戶一卷”按“卷”為單位進行整理，其它資料按“件”整理。縣、鄉（鎮）級資料包括：綜合管理類、確權登記類、糾紛調處類按照機構，按文書檔案的格式編寫件號。村級檔案分確權登記類、糾紛調處類兩大類，按文書檔案的格式編寫件號。

特殊載體類：如錄音、錄像、照片等聲像類檔案本論文不進行論述。

（2）“一戶一卷”包括：軟卷皮、卷內文件目錄、檔案內容、備考表、案卷封底（備考表可以代替案卷封底）。

（3）編寫頁碼：在有效文字頁面正面的右上角、反面的左上角進行打碼編制。

（4）裝訂方式采用“三孔一線”，在案卷左側裝訂的方式。

（5）檔案盒、目錄、軟卷皮、備考表規格要求：印制的卷盒；軟卷皮應為牛皮紙制作。要求規格為29.7cm×2.10cm；檔案盒規格為：31.0cm×22.0cm。脊背厚度根據需要設定為30mm，40mm，50mm三種規格；案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表表格規格為：29.7cm×21.0cm。

2.2 一戶一卷

全宗名稱：縣農村土地承包經營權登記管理部門（縣農業局或農林局）；類目名稱：農村土地承包經營權確權登記頒證檔案；案卷題名：合同編號；日期：卷內檔案形成時間；檔案保管期限：填寫“永久”；檔案件、頁數：資料總頁數；檔案歸檔號：按各地方要求填寫；檔案全宗號：各立檔單位編制的代號；案卷號：承包方代碼。

2.3 卷內目錄

順序號：按資料排列先后順序填寫；責任者：形成檔案整理的負責人；題名：按項目名稱填寫；日期：檔案形成的時間；頁號：填寫文件起始頁碼，最后的文件應填起止號；備注：特殊情況的文字說明。

2.4 卷內備考表

本卷情況說明：文件缺損、補充、修改、移出、銷毀等情況；立卷人：由責任人簽名；檢查人：質量審核人簽名；立卷時間：填寫檔案形成的時間；注意事項，簽字部分必須用鋼筆或簽字筆填寫或蓋個人印章，嚴禁用打印機直接打印。

3 農村土地承包經營權檔案裝訂方法探討

3.1 檔案裝訂難點

各個鄉鎮村組數多，承包方代表數量大。如果封皮目錄全部人工一項一項輸入，工作量巨大，會嚴重耽誤工作效率，浪費人力、物力。所以解決下面三個難題成為燃眉之急。

（1）封面內容自動化更新打印。

（2）卷內文件目錄實現每戶題名頁號自動更新打印。

（3）批量自動建立各承包戶文件夾。

3.2 解決檔案裝訂難題的方法

3.2.1 封面內容自動化更新打印的方法

“封皮”表是農經權承包方調查數據信息，不一樣的軟件平臺字段順序不相同，但是內容相同。可根據需要增加相關字段，也可更改字段順序。

第十八列“案卷號”字段由“二輪合同編碼”截取所得（=MID（$Q$2，7，12）；$Q$2為二輪合同編碼所在位置）。

這個表是我們封皮實現自動化的基礎數據表，這個表做成后開始利用相關函數公式將此表引用到sheet1表中的封皮。（Sheeet1中卷宗總頁數不在此表中引用，在目錄表引用。）

在excel開發工具中插入上下增減控件，與Sheet1實現關聯。控件前的數字引用sheet1表編號相同數字內容。Sheet1表中內容的引用用到了VLOOKUP函數。以合同編號為例：

在合同編號后面單元格中輸入“=VLOOKUP（$M$5，封皮！$A：$R，17，FALSE）”函數當控件前方數字為1時引用“封皮”表中編號為1的合同編號。以此類推，實現只需要點控件上下鍵實現封皮自動化更新打印。Sheet1中其余需要引用內容方法與合同編號引用類似。

控件需要注意事項：需要右擊設置控件最大值、最小值。最小值為“1”，最大值為需要引用的“封皮”表中編號的最大值。設置控件最大值的目的是為方便作業人員更新打印到最后一頁時有提示，不會多打印無用編號。詳見圖1。

3.2.2 卷內文件目錄實現每戶題名頁號自動更新打印方法

目錄表中的信息根據數據庫導出的承包方調查表信息修改制成。各題名頁碼根據各個題名文件的模板規律編寫相關函數滿足頁碼自動化更新。承包地塊的多少決定了登記薄、地塊調查表、歸戶表的頁碼多少；家庭人口決定了身份證及戶口本復印件頁碼的數值。

承包方調查表起始頁碼輸入IF函數：

=IF（E2<=6，G2+5，IF（AND（E2>6，E2<=8），G2+6，IF（AND（E2>8，E2<=13），G2+8）））

函數意思為：如果地塊數小于等于6塊時登記簿共6頁，所以承包方調查表起始頁碼為登記簿起始頁碼加上5；如果地塊數大于6塊小于等于8塊時，登記簿需要7頁，所以承包方調查表起始頁碼為登記簿起始頁碼加上6；如果地塊數大于8塊小于13塊時，登記簿需要9頁，所以承包方調查表起始頁碼為登記簿起始頁碼加上8。這個公式的編寫主要是根據模板的格式，分析得出不同的地塊會出現不同頁碼的情況編寫。如果格式不同可按照內容自行修改公式實現頁碼自動化。

因一戶一檔中承包方調查表全部是一頁，所以承包地塊調查表起始頁碼輸入函數“=H2+1”。

每一塊地一頁承包地塊調查表，故歸戶表起始頁碼輸入“=I2+E2”。

承包合同（補）起始頁碼輸入IF函數公式：

=IF（E2<=5，J2+2，IF（AND（E2>5，E2<=14），J2+3，IF（AND（E2>14，E2<=23），J2+4）））

此函數也是根據地塊數的不同，歸戶表頁碼發生變化規律編寫。函數意思與承包方調查表起始頁碼輸入IF函數意思相近，這里不再做解釋。

戶主聲明書、申請書、公式無異議聲明書分別都是一頁，所以這三個頁碼只需要前面一個加一即可。

身份證及戶口本復印件的頁碼需要26/36格式。26代表身份證復印件的起始頁碼，36代表戶口本最后一頁（檔案最后一頁）的頁碼。02輸入“=N2+1”，P2輸入“=02+F2”，Q2輸入“=02&”/“&P2;”實現要求的格式。

封皮上的總頁碼引用卷宗總頁數的數值。

Sheet2表中各題名的頁號引用目錄表中對應列的頁碼。以承包方調查表頁號為例說明：F2中輸入“=VLOOKUP（$M $5，目錄！$A，$S，8，FALSE）”實現自動引用頁碼。控件的使用與封皮控件相同。打印時只需要點擊控件箭頭即可實現頁碼自動更新打印。詳見圖2。

3.2.3 批量自動建立各承包戶文件夾的方法

根據掃描文件要求文件夾需要建立“村-組-戶”三級文件夾。

將承包代表放到G列，將承包編碼放到F列，然后將“410326”替換成“＼410326”。D列中根據不同的村替換不同的村名。

H列輸入“=F2&G2;”，E列輸入“=MID（F2：F2，1，15）”，C列輸入“=D2&E2;&H2;”。通過上面操作實現上表格樣式。將上圖A，B，C三列內容復制到新建的txt文本中。將文本后綴“.txt”改成“.bat”。雙擊此圖標即可在E盤中實現批量文件夾的自動建立。

4 結語

農村土地承包經營權確權登記頒證這項工作周期長、工作量巨大，各個環節都需要耗費大量人力、物力，檔案整理是一項看似簡單其實是相當繁瑣的工作。通過研究相關方法，可以實現自動化，解決純手工錯誤率高的問題，同時減少密集型勞動輸出，提高工作效率。

參考文獻：

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[2]BG/T11821-2002，照片檔案管理與規范[S].

[3]GB/T18894-2002，電子文件歸檔與管理規范[S].