國家檔案局優秀檔案科技成果獎項目
——基于網絡的社會檔案共建共享機制與方法研究

2018-10-26 13:57:22云南省檔案局課題組

云南檔案 2018年10期

關鍵詞：資源

■ 云南省檔案局課題組

除各級國家綜合檔案館、各專門檔案館收集保管的館藏檔案外，散存于社會各領域及個人收藏和保管的很多對國家和社會有重要價值的檔案，對豐富和完善國家檔案資源體系、構建社會記憶有著重要作用，但由于分散保管，檔案部門難以了解和掌握，這些檔案難以安全保管和有效利用。同時，隨著社會信息化高速發展，大量社會檔案以數字化形式呈現在網絡之上，數量大、內容豐富。檔案部門采取全新的思路，主動采集、征集網絡檔案資源，高效組織獲取和開發這些珍貴檔案資源，成為檔案部門征集工作亟待研究的一項新課題。

“基于網絡的社會檔案共建共享機制與方法研究”國家局檔案科技項目課題組由省檔案局黃鳳平局長親任項目負責人，依托總結“昆醫記憶——校友家庭檔案網”和“玉溪影像檔案收集利用系統”建設工作經驗，積極探索并建立基于網絡的社會檔案共建共享機制，提出海量網絡社會檔案確定與篩選方法，確定網絡社會檔案真實性、完整性、準確性的審核方法與原則，研究出網絡社會檔案價值鑒定的方法及網絡社會檔案價格定價理論，建立網絡社會檔案系統性和規范性要求，探索一種檔案部門、技術部門與廣大群眾相互合作，相互融合，相互共贏的機制，解決技術發展變化快、社會檔案無序分散、網絡檔案資源歸檔存在較大的技術難題，檔案部門難以掌控的難題。

1 基于網絡的社會檔案共建共享的基本內容

1.1 社會檔案的基本概念描述

本課題研究的社會檔案主要是個人手中涉及政治經濟、文化教育、天文地理、農工商學等等人類活動自然產生的最為原始的歷史記錄。檔案的種類多種多樣，不僅有實體的，紙質的，還有電子形式的。這使檔案具有很強的廣泛性。基于網絡的社會檔案同樣是檔案，同樣具有“資政、存史、維權、育人”的作用，同樣屬于檔案館應該收集的范圍。

1.2 基于網絡的共建共享的概念

借鑒檔案領域學者對信息資源共建共享的定義，認為基于網絡的共建共享理解為打破信息在單個領域內館際資源共建共享的局面，對其進行有效的收集、組織、整合、納入統一平臺、提供統一檢索入口，以便于用戶提供某一方面集中、系統、全面的相關信息。

2 基于網絡的社會檔案共建共享平臺建設的途徑、方法與模型

面對網絡社會檔案分散性、廣泛性、難以掌控的特性，真實性、完整性、價值難以鑒定等難點問題，針對以上國內外研究的問題，我局提出通過搭建一個共建共享平臺使基于網絡的社會檔案自動化、有序化、整合化的向檔案部門流動匯集，檔案部門可以在平臺上審核鑒定社會檔案，篩選出需要的征集進館，同時，廣大群眾可通過平臺，發布展示自己手中的社會檔案，下載自己所需的資料，從而實現基于網絡的社會檔案共建共享機制。課題組指導開展“昆醫記憶——校友家庭檔案網”和“玉溪影像檔案收集利用系統”建設，總結其使用的方法與模式，探索出建立基于網絡的社會檔案共建共享機制，提出海量網絡社會檔案確定與篩選方法，確定網絡社會檔案真實性、完整性、準確性的審核方法與原則，研究出網絡社會檔案價值鑒定的方法及網絡社會檔案價格定價理論，建立網絡社會檔案系統性和規范性要求，探索一種檔案部門、技術部門與廣大群眾相互合作，相互融合，相互共贏的機制，解決技術發展變化快、社會檔案無序分散、網絡檔案資源歸檔存在較大的技術難題，檔案部門難以掌控的難題。

分散的社會檔案自動、有序化匯集，提高檔案部門對社會檔案的掌控力和征集社會檔案的主動權

省檔案局與昆明醫學院、玉溪市檔案局、玉溪日報等部門合作，經過多方探索，研究出兩種共建共享平臺建設模式，一種是基于局域網的社會檔案共建共享模式，另一種是基于互聯網模式。兩種平臺的建設為課題深入研究提供良好的借鑒和實際操作經驗。

2.1 基于局域網的社會檔案共建共享模式——昆醫家庭檔案網為例

2.1.1 昆醫家庭檔案網平臺建設概述

昆醫家庭檔案網絡平臺建設，利用學校校園網的資源設置一個終端服務器，采用志愿者方式，自愿將校友將昆醫記憶類家庭檔案數字化，上傳至計算機網絡服務器，建立校友家庭檔案網絡應用平臺，提供服務幫助版塊、文字資料版塊、照片圖片版塊、聲音影像版塊、聊天交流版塊、上傳下載版塊等，實現數據上傳、在線交流、下載共享等功能，方便校友間網絡交流和共享。探討和研究出一套家庭檔案網絡平臺建設的理論和應用技術指導路線，以達到豐富校園文化，完善遺漏檔案，傳承學習歷史的目的。

2.1.2 昆醫家庭檔案網平臺建設內容

家庭檔案網絡應用是指在自愿的原則下，將家庭檔案通過掃描儀、數碼相機等設備轉化為計算機數字文件，再通過互聯網絡等載體，進行存儲、保管和利用，從而實現家庭檔案社會共享，使其價值最大化。有了明確的目標后，以校辦檔案科為首，學校檔案科、宣傳部和現代教育技術中心部分老師組成項目組成員，利用近2年的時間不斷探索、研究、實踐、完善，終于以校園網為基礎創建了“昆醫記憶——校友家庭檔案網”，昆明醫科大學檔案科和現代教育技術中心是學校的兩個部門，“昆醫記憶——校友家庭檔案網”網站的建設由兩個部門合作完成。為廣大校友搭建了一個個人家庭檔案收集、管理、利用、交流、共享的平臺，也為學校從廣大校友中征集相關學校的檔案資料探索出了一條新途徑。

首頁展示

根據家庭檔案的呈現形式，將網站主頁劃分為六個子項目，分別是家庭檔案介紹、文字記憶、圖片記憶、錄像記憶、錄音記憶和個人家庭檔案。

其中前五個欄目是公共展示部分，任何人都可以查看、下載和利用，第六個部分“個人家庭檔案”是校友的私密空間，主要管理校友及其家人的家庭檔案，需要校友設置密碼、登錄認證后才可使用，充分保護了校友的個人隱私。校友認為可以公開、公布的個人家庭檔案，可以在各子欄目中的“校友文字、校友圖片、校友錄音、校友錄像”中發表，通過官方管理員審核后，進行公開展示。官方文字、圖片等官方部分是學校發布的檔案資料，可供廣大校友查看、利用。

這樣的設計不僅給廣大校友提供了一個家庭檔案上傳、存儲、管理的網絡平臺，即檔案共建，還實現了校友間家庭檔案的查閱和利用，即檔案共享。

個人家庭檔案管理

2.1.3 昆醫家庭檔案網平臺建設實現的功能和作用

2.1.3.1 實現的功能

▲新用戶注冊功能：用戶可以自行進行包括姓名、性別、身份證號、社保卡號、頭像等相關信息注冊，已注冊用戶可通過修改頁面來修改密碼、個人信息以及更新個人頭像等。

▲建立家庭檔案功能：注冊用戶能夠發布自己及家庭成員的證書類、醫療保健類、理財類、文稿書信類、家電使用維護類、聲像類、實物類、綜合類等八類個人家庭檔案信息，這部分信息只有校友個人通過密碼輸入才可以查看使用。

▲投稿功能：注冊用戶可以對愿意公開的、關于學校內容的文字、照片、錄音、錄像等資料進行公布投稿。

▲搜索、查閱、共享功能：用戶可以輸入關鍵詞等條件來搜索自己的家庭檔案資料信息。還可以在公共平臺查閱、瀏覽和下載使用公共信息。

▲管理功能：管理員能夠方便可靠地進行系統維護，對注冊用戶進行實名制審核，批量導入用戶信息，備份系統數據庫等。可以收集注冊用戶自愿公開的檔案信息或進行歸檔實現檔案共建，或在公共平臺進行發布，讓所有注冊用戶使用從而實現檔案共享。

2.1.3.2 網站建設的作用

從檔案學術價值來說，家庭檔案網絡社會化的研究是前沿的，具有挑戰性的。從收集分類、數字化實施、存載體的選擇、網絡平臺的搭建、管理應用等，都沒有現成的經驗和方法可以借鑒，所有的研究工作將在實踐中摸索、改進和完成，所以此項目具有很高的學術研究價值。

從社會經濟價值來看，家庭檔案網絡應用社會化是實用的，是貼近民生的，是與我們每個人、每個家庭息息相關的。我們在管理、傳承自己家庭檔案的同時也將不涉及隱私的部分與其他家庭共享，并享用同類信息，是社會進步的必然趨勢，具有社會價值的同時也具有很大的經濟推廣價值。

2.2 基于互聯網的社會檔案共建共享模式——以玉溪影像檔案收集利用系統建設為例

2.2.1 玉溪影像檔案收集利用系統建設概述

玉溪市檔案館與玉溪日報社聯手共建的“玉溪影像檔案資源收集利用系統”，將現有的玉溪市檔案館珍藏圖片資源和玉溪日報社檔案圖片資源全面融合，初步建成了“互聯網+玉溪影像檔案資料庫”，最大限度地將檔案資料圖片庫與新聞媒體已有的圖片音像數據資源有效運用起來，形成了一個集資料收集、圖片研究、開發利用、社會共享的一個大型圖片資料體系。充分發揮檔案圖片資源的價值，有效滿足社會用戶利用圖片資源的需求，成為一個以先進技術為基礎搭建的安全高效的圖片數據庫平臺。將數據信息及通訊技術結合，建立不同領域間科學的、通用的協作機制，實現跨領域提供公共圖片的信息服務，使之向存儲是基礎，增值服務是方向的目標邁進，實現推廣應用。

玉溪網平臺流程圖

2.2.2 玉溪影像檔案收集利用系統建設內容

根據圖片資料，其創作和使用、交易日愈大眾化、平民化，圖片交易低價、海量，實現了產、供、銷全部實現數字化趨勢，著眼檔案的收集、整理、研究現媒體融合，以玉溪網為技術平臺，采取整合玉溪市檔案局（館）檔案資料和玉溪日報社資源，利用玉溪網傳播優勢，實施玉溪影像檔案圖片庫項目建設，籌建“玉溪影像檔案收集利用系統，建立豐富完備的玉溪圖片庫、圖片展示及管理平臺、圖片交易平臺。

2.2.2.1 玉溪影像資源平臺

玉溪影像資源平臺是整個系統的主要功能模塊，實現的是圖片數據的存儲，兼容各類圖片文件格式，具備圖片的上傳、下載等子功能。從2009年開始，玉溪市檔案館開始對館藏檔案進行大規模的數字化加工，經過七年的工作積累，已形成一定規模的檔案數字化信息資源。玉溪日報社構建了行攝玉溪網，用于不斷搜集社會各界的相關專業圖片；玉溪網開設“影像”專欄，不斷收集玉溪日報記者的新聞圖片，形成了豐富的照片檔案信息資源庫。

玉溪市檔案局形成的檔案數字化信息資源

2.2.2.2 圖片展示交互平臺

圖片展示交互平臺是運用論壇形式，實現圖片的展示、攝影活動及器材相關資訊的發布、攝影愛好者之間的交流，論壇發帖用戶具有多層面、全行業、草根紀實等特點，不限定某類人群，只要有好的作品都可以發布交流，為豐富檔案信息資源提供良好平臺和環境。

2.2.2.3 圖片交易平臺

模塊設有圖片交易平臺，實現影像檔案資料的在線交易活動。利用論壇交流互動的優勢，可以發布照片交易信息，在充分溝通后實現照片在線交易。

2.2.2.4 圖片管理平臺

功能模塊具有功能完整的用戶管理、內容管理、內容審核等子功能，便于實時管理和更新，實現圖片的日常管理功能。

2.2.3 玉溪影像檔案收集利用系統的創新點

2.2.3.1 影像檔案展示具有系統的交互性

論壇交流互動

網絡社會檔案交易信息展示交流

玉溪影像檔案資源收集利用系統建設，立足于數字檔案資源尚不夠豐富的現實條件，充分利用跨領域協同合作，采用先進的信息技術，著眼于系統性、通用性，來實現各類歷史圖片的收集、加工、管理、使用，以及易推廣性的角度解決玉溪圖片資源共享。

玉溪影像檔案資源收集利用系統建設創新檔案利用服務新模式，依托先進的技術，在協同工作機制的引導和約束下，打破檔案資源的領域壁壘及用戶利用玉溪圖片資源的障礙，整合數字檔案館現有資源和媒體圖片資源，從而暢通不同領域之間的聯系通道，拓寬檔案所面向的用戶范圍，更為主動地為用戶提供多種檔案資源利用服務，其論壇交互功能還為歷史老照片的內容描述、考證、價值鑒定提供一種公眾共同參與的新渠道。

2.2.3.2 影像檔案資料內容框架全面性

玉溪影像檔案資源收集利用系統內容框架上按照歷史圖片資料收集整理的要求，將玉溪市檔案局館6000多張數字化的歷史圖片和玉溪日報適時圖片的收集、整理、融合，建立起完備的圖片資料庫。初步建立的分類類別主要是：

檔案類，以圖片形式公布玉溪檔案。包括歷史檔案、玉溪市及各縣區黨史、玉溪名人、玉溪工業、玉溪農業、玉溪教育、玉溪文化等20多個分類。隨著新事件的發生，內容在不斷擴大。政治類，中央及省市領導的考察調研，重大會議、重點工程等等。經濟類，各類經濟活動類的照片。社會類，玉溪社會事業和市民生活類的照片。文化類，文化事業、文化產業發展方面的圖片，歷史人物、事件的圖片等，包含聶耳音樂合唱周等重要專題圖庫。生態類，玉溪生態建設的圖片以及實時更新的風光圖片。黨建類，玉溪各級黨的組織建設方面的圖片。

2.2.3.3 推廣運用空間范圍的廣泛性

▲系統功能模塊強大。玉溪影像檔案資源收集利用系統具有圖片庫、圖片展示交互平臺、圖片管理系統三大系統平臺，實現圖片數據的存儲，展示，照片資源信息發布、線上交易和廣大群眾之間的交流，具備圖片的上傳、下載、用戶管理、內容管理、內容審核等功能。

▲具有廣泛目標受眾和消費者。隨著檔案增量數據的更新，每日各類影像資料數量的增加，玉溪日報、玉溪網、行攝玉溪網的不斷發展而完成數據更新，以及玉溪影像檔案資源收集利用系統功能的配套完善，及時將新增開放檔案數據匯總到圖片數據庫中，必然會形成強大的圖片檔案為社會各級各層服務的綜合體。

玉溪影像檔案資源收集利用系統的建成，為各級黨委、人大、政協、政府機關、企事業單位，各種媒體、各類廣告公司，攝影愛好者，以及其他對人文紀實與自然影像感興趣的個人和單位等的服務質量、時效性，必然會獲得跨越式的提高，目標受眾和消費者的范圍也會更加廣泛。

玉溪檔案

2.2.4 玉溪影像庫運用成效顯著

通過運用玉溪網有著多年影像制作和多次舉辦國家級和省、市級攝影比賽的成功經驗，將玉溪日報社和玉溪市檔案局擁有的強大圖片資源，玉溪市檔案局聯合市政府機關事務管理中心、鄉鎮企業局、老齡委、鐵路指揮部等多家政府部門公布了6000多張數字化后的歷史檔案影像，玉溪日報社在各類活動中積累的眾多圖片資源，收集影像資料50萬張，多個網友上傳的影像資料被出版社編輯出版。利用網絡技術手段聯合建設圖片庫，把各種圖片資源融為一體，經過再次發掘使用，使其“活起來”、“用起來”。

舉辦老照片征集活動，提高群眾參與度，增加了檔案征集途徑

通過運用網絡強大的方便優勢既讓各類圖片資料得到充分展示和宣傳，又實現了圖片之間的優勢互補，將玉溪經濟社會發展留下生動珍貴的歷史影像，更好地活起來與應用起來。自2015年玉溪影像檔案資料庫搭建至今，已有數十家單位到玉溪圖庫進行圖片咨詢、拷貝，廣泛用于政府形象宣傳、招商引資推廣、旅游文化宣傳等政府活動中，部分被用于商務活動。

網友上傳的影像被媒體編輯采用

3 建立基于網絡的社會檔案審核認證機制

綜合以上兩個模式來看，不管是局域網還是互聯網都存在檔案部門對所發布的信息進行審核的過程。每個網絡共享平臺都有相對的審核規則。基于檔案的客觀性要求，針對基于網絡的社會檔案海量性、真實性、完整性、準確性難以把握的特點，審核認證就顯得尤為重要。要遵循法律法規原則、客觀真實原則，審核的范圍是發布的社會檔案是否違反國家法律規定，格式是否正確、圖片質量是否符合要求等。對不符合要求的信息自動刪除并告知發布者。

3.1 圖片檔案著錄信息審核

按照《云南省檔案局數碼照片管理辦法》，數碼照片著錄信息包括拍攝時間、拍攝地點、攝影者、事由、主要人物等。“拍攝時間”應包括年、月、日；“拍攝地點”應寫明照片拍攝的具體地點；“事由”由歸檔人自行擬寫，應能清楚反映照片的主要內容；“主要人物”應寫明照片中主要人物的位置、姓名、職務等內容，例：左一，張明，××廳廳長。信息全面能夠真實有效的反映網絡社會檔案的來源，判斷其真實性和有效性。

3.2 格式審核

發布信息內容描述清晰，標題15字以內，內容2000字以內。

3.3 圖片質量審核

網絡社會檔案是在網絡上展示真實的檔案，關系到檔案真實性鑒定、價值鑒定等重要環節，對數字化檔案質量應有嚴格要求，為群眾提供更好的體驗，滿足讀圖時代的需求。

▲檔案的主要圖片稱為“主圖片”。在搜索結果和瀏覽頁面中顯示，是用戶在詳情頁面上看到的第一張圖片。“主圖片”應該是具有吸引力、專業性、高分辨率的照片，應僅展示所持有的檔案，展示內容應占圖片面積的85%以上，且不能包含文本、徽標或水印。

▲對歷史珍貴照片像素不作要求，但盡量保證清晰，對新照片圖片的像素至少是1000以上。

▲建議使用JPEG(.jpg)文件格式，但是也接受PNG(.png)或GIF(.gif)格式。

▲以上審核通過后，系統自動添加網站水印。

4 基于網絡的社會檔案價值鑒定機制

4.1 鑒定網絡社會檔案價值具體內容

檔案的查考價值。指的是檔案對人們的物質產品生產活動、精神產品生產活動以及軍事、政治等各項管理活動所具有的借鑒、啟迪、仿照等價值。

檔案的史料價值。指的是檔案可以作為歷史憑證載入史冊的價值。其史料價值是多層次的，能載入全國史、行業史、地方史、黨委歷史的檔案內容，都可以說具有史料價值。

檔案的文物收藏價值。指有些檔案具有文物性質的紀念價值和欣賞價值。

4.2 鑒定網絡社會檔案價值應遵照的標準

要分析網絡社會檔案的內容；分析網絡社會檔案的作者；分析網絡社會檔案的形式；分析網絡社會檔案的形成時間；分析網絡社會檔案的有效期。還要注意網絡社會檔案價值的多元性、層次性、潛在性和價值的變化。

4.3 鑒定網絡社會檔案價值級別

一級參照標準：填補歷史空白，具有無可彌補性，反映內容重大，說明準確，清晰度高，藝術性高，新照片應有底片，名人應在國內有一定的知名度。

二級參照標準：填補歷史空白，具有無可彌補性，反映內容重大，說明準確，質量高。

三級參照標準：館藏資源短缺，主題重大，說明準確，質量高。

四級參照標準：館藏資源短缺，內容價值高，說明準確，質量較高。

五級參照標準：有收藏價值，質量較高。

六級參照標準：有收藏價值。

5 基于網絡的社會檔案開發利用機制

不論基于網絡的社會檔案共建共享平臺是什么樣的，但是平臺建設的最終目的是實現網絡社會檔案的利用，滿足群眾的需求。群眾是開發利用共享平臺建設好壞的衡量標準。同時，開發利用共享平臺建設的簡潔便利，內容精彩、操作簡單，會吸引更多的群眾使用，提高共享平臺知名度，形成良性循環，從而達到平臺建設的目的。

5.1 開發利用機制

5.1.1 以人為本的建設理念

一方面服務對象擴大可看出其以人文本的宗旨。要突破以往文獻專題數據庫針對學校、科研單位等特定范圍的局限，將服務視角轉向每一位需要獲取相關信息的潛在用戶，滿足各類用戶的需求。另一方面，關注的重點內容要體現以用戶為中心的特點。內容設置緊緊圍繞大眾所關心的熱點問題，如：各類民生檔案、城市變化發展、歷史檔案、非物質文化遺產等。

5.1.2 與公眾開放互動建設理念

基于網絡的社會檔案采集采取公開向社會征集的方法。這是保證檔案數量與全面性的重要渠道。同時，采取開放式互動，有利于提高社會大眾的參與性，提高共享平臺的知名度。網站可以采取開辟論壇的形式，方便用戶之間交流互動，開設多個領域、多種類型、多個專題，滿足多方需求。

5.1.3 突出跨資源、跨地域特色

基于網絡的社會檔案涉及范圍廣、內容豐富、表現形式多樣。既有反映云南特色的專題欄目，又有其他地區的展示交流區，擴大受眾群體。網絡社會檔案共享平臺的目標受眾和消費者將主要包括：政府機關、企事業單位；媒體、廣告公司；廣大群眾；其他對人文紀實與自然影像感興趣的個人和單位等。

5.2 建立無償共享模式，是推廣平臺使用的需要

在基于網絡的社會檔案共建共享平臺建立之初，為推廣平臺使用率，擴大平臺影響力，提高平臺宣傳效果，平臺上所有圖片都可以提供下載。但是所下載的圖片分辨率較低，且有平臺加載的水印。這樣既保護了平臺圖片的版權，又滿足低端用戶的需求。在平臺建設初期提供免費下載是必要的推廣手段。如在玉溪網建立之初，只要用戶上傳的所有圖片都可以免費保存，所有用戶均享受免費下載，下載的圖片帶有“玉溪網”水印，所下載的圖片分辨率較低。

5.3 建立有償共享模式

5.3.1 遵循市場經濟規律

由市場經濟的發展規律決定，按市場化運作模式，實現有償共享模式。按照網絡社會檔案的質量和用途，分為非商業用途和商業用途，對非商業用途的網絡社會檔案可以定制非商業售價，價格比商業用途的低，也可以使用用戶積分下載，但是照片的質量、內容、像素等均不及商業用途的照片。并且提供的照片帶有水印。

5.3.2 結合市場需求，建立多方合作模式

可以采取標價競拍的方式，由需要用戶提供資金懸賞，規定相關圖片主題，規格要求，用途等信息發布在網站上，相關作者可以根據自己實力進行投標，投標期截止后，符合需要用戶條件的作者中標，獲得相應懸賞資金，并按照要求提供作品。這種模式是需求用戶、作者、平臺方三方合作機制，既能滿足用戶需求，同時提供作者發揮自身特色及作用，在平臺上展現自己的才華。網站是提供信息交換發布、提供雙方交易保障、展示雙方功能的平臺。多方合作模式互相約束、互相牽制、互相促進、共同進步的有效機制。

5.4 建設合作共贏、責任明確的運作機制

建立用戶、作者、網站合作機制，分清權責，規定免責聲明、使用聲明及商業用途聲明及管理辦法，形成合作共贏，風險共擔的良好機制。

為維護廣大用戶的版權，使用權，網站有以下具體規定：

▲網絡社會檔案持有者是檔案版權擁有者，網站上所有公開發布的檔案信息均是用戶自行上傳分享并擁有版權或使用權，僅供網友學習交流，未經上傳用戶書面授權，不允許作他用。

▲任何轉載、引用發表于本網站的版權文章須符合以下規范：用于非商業、非盈利、非廣告性目的時需注明作者及文章及圖片的出處為“本網站”或“本網站的域名”。用于商業、盈利、廣告性目的時需征得文章或圖片原作者的同意，并注明作者姓名、授權范圍及原作出處“本網站”。不得未經作者同意而剽竊、引用本社區的任何版權作品，否則本社區將保留按相關法律程序替原著作者追究侵權責任單位或個人的權利。

6 基于網絡的社會檔案征集進館機制

6.1 基于網絡的社會檔案征集進館范圍

6.1.1 按照征集辦法進行征集

我省出臺了《云南省檔案征集經費管理辦法》和《云南省檔案館檔案征集工作實施細則》，檔案征集范圍主要是具有永久保存價值的散存在各組織或個人手中的珍貴檔案。根據以上規范要求，只要涉及以上內容的，均屬于采集范圍。但以上范圍只是列入《云南省檔案征集經費管理辦法》及《云南省檔案館檔案征集工作實施細則》的范圍，還有很多種類沒有羅列，在收集時應注意。

6.1.2 按照滿足館藏需要進行征集

省檔案館保管著自清康熙44年（1705年）至今的檔案資料共計637個全宗、160萬余卷，主要為辛亥革命以后至1949年的民國檔案、革命歷史檔案和中國人民共和國成立后的檔案。雖然民國檔案、革命歷史檔案較為豐富，但是尚不完整，經驗豐富的管理員可以在審核過程中發現亮點，為征集散落在個人手中的檔案把好關。將審核分類為民國檔案、革命歷史檔案和現行檔案，有助于手動審核時管理員判斷。

6.1.3 按照專題數據庫建設進行征集

專題數據庫建設的目的概括起來主要是實現對相關信息資源的全面、完整、系統的收集整理和長期保存，能更好的提供省委、省政府領導決策，更好的保存云南特色歷史文化記憶，更好的記錄云南經濟發展、社會建設和城市變遷狀況，更好的為群眾提供所需各類民生檔案，為各類公共危機處置、災害預警救援、災后重建管理等提供有力的信息保障和智力支持。專題數據庫建設另外一個優點就是把散落的海量社會檔案類聚化，按照各個專題分類，將同一專題的數據歸并到一起，提高專題數據的完整性，系統性。各個專題數據庫因其內容的不同從而相應的人們利用需求也各有側重，最好的辦法就是針對每個專題數據庫的實際進行“量體裁衣”。如我省匯編的南僑機工名錄、滇軍抗日陣亡將士名錄、云南陸軍講武堂名錄等都充分展現云南特色，同時也是群眾正需要了解的內容。將分類為每個需要建設的專題數據，便于管理員操作與審核。玉溪網也建立了各類活動專題，將玉溪的名人、非物質文化遺產、各類攝影專題等、特色節日活動等分門別類進行建立和展示，滿足各類群眾的需要。

玉溪網中建設的工藝大師專題、火把節專題、滇中人物專題、玉溪史話專題、非物質文化遺產、內容豐富齊全，全面記錄玉溪文化。

6.2 征集進館社會檔案價值鑒定機制

6.2.1 價值鑒定的方式

▲專家鑒定委員會鑒定。成立機關檔案鑒定機構，如檔案鑒定委員會，其成員包括檔案館負責人、檔案工作人員、檔案形成部門人員、檔案行政管理人員、機關人員、研究會會長，社科院，社科聯，科協，高校教授等。網絡社會檔案種類多，錯綜復雜，有書畫類、照片類、證章、信箋、實物類等等，涉及社會生產生活的方方面面，要求鑒定專家具有相應的鑒定水平。為提高鑒定的準確性，根據所鑒定檔案資料的價值屬性和類別，從專家庫中定向抽取5-7名相關專業專家，組成鑒定專家組，按照相關行業的標準進行鑒定。可采取集中討論的方式，也可以先由專家個人進行鑒定，再由鑒定小組負責人召集全體成員對個人鑒定意見進行逐個審查、分析、比較，聽取鑒定人員的有關說明，最后形成集體意見。

▲以通訊形式組織鑒定。由鑒定小組成員分別對各種網絡社會檔案進行審閱、分析，提出鑒定意見，并將鑒定意見書面反饋。

6.3 征集社會檔案定價機制

6.3.1 參照我省出臺的檔案征集相關辦法執行

6.3.1.1 按照《云南檔案征集進館經費管理辦法》進行

我省《云南檔案征集進館經費管理辦法》規定“經鑒定同意實施征集的檔案，由2名以上征集人員與檔案所有人協商確認最低征購價格，結合市場詢價情況，報省檔案局批準后實施征集，支付相關費用，并嚴格按規定辦理相關財務手續。”

規定中強調的一點是協商確認最低價格征購。在協商之前，征集人員需要多方了解檔案信息的市場價值，處理好檔案信息有償服務與檔案信息征集整理可持續發展的關系；參照市場經濟定價原則、網絡交易價格、二手市場價格、拍賣市場價格等多方位信息來源，多渠道廣泛了解價格信息，以便在協商時掌握有利優勢，達成雙方滿意的價格。辦法中規定的征集人員與檔案所有人雙方同意原則，也許最終同意價格低于市場指導價格，但是只要檔案所有人同意，則視為征集后版權所有歸屬于檔案館。

6.3.1.2 按照《云南省檔案館征集檔案資料價格參考標準》進行

標準中詳細列舉了各類檔案資料征集的價格參考。并且強調：“復制品按上述價格的10%～15%計算。在國外或省外開展征集工作，應按當地標準確定征集價格。”

6.3.2 參照基于網絡的社會檔案交易平臺價格進行

可以參考交易平臺中已成交的價格進行社會檔案的征集進館。成交的價格有市場需求、市場經濟的影響，價格相對平價，屬于大眾能接受的范圍。因此，在征集進館時，此價格有一定參考意義。

7 共建共享平臺的推廣方法

7.1 更加注重宣傳與推廣

基于網絡的社會檔案共建共享建設的目的就是讓更多的人參與到社會檔案的收集保存提供利用中。

7.1.1 昆醫記憶網站的推廣和宣傳

昆醫記憶網站目前已經使用近一年時間，注冊用戶有六十余位，以在校老師和學生為主，并在廣大校友中挑選有一定醫學、教育成就、有檔案意識、計算機使用能力強、有熱心的校友為既定目標進行專人網站應用輔導培訓，鼓勵他們使用學校家庭檔案網，積極發布展示他們關于學校的各類“記憶”檔案資料信息，并邀請他們成為學校的檔案兼職員向其他校友推廣網站，以實現提高網站知名度，擴大網站使用率的目的。網站推廣依托學校黨委宣傳部進行，學校宣傳部下設校友會機構。校友會直接連接昆醫記憶網站，點擊可直接進入，增加宣傳展示界面和進入通道。

7.1.2 玉溪網的推廣和宣傳

玉溪網的推廣方式就顯得多種多樣了，微博微信推廣、攝影大賽宣傳、感動人物評選、文明建設專題系列活動展、玉溪日報的發行等都在網站上進行展示，讓廣大群眾參與其中的同時也對網站進行了廣泛宣傳。同時運用各種微博微信的推廣宣傳，主要有玉溪新聞發布微信、玉溪日報客戶端、玉溪宣傳微信、在玉溪微信四大微信公眾平臺。

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7.1.3 以更加積極的姿態加入信息共享行列

檔案管理部門應該加強與圖書情報、網絡技術等領域的聯系溝通，參與共建共享工作，在必要時充分發揮自身的資源優勢，主動牽頭開展基于網絡的社會檔案共建共享工作。

以玉溪網為技術平臺，整合玉溪日報社和玉溪市檔案局（館）檔案資料資源，利用玉溪先鋒數碼影像公司制作優勢，實施玉溪影像檔案圖片庫項目建設，玉溪日報社和玉溪檔案局具有強大的圖片資源優勢。一是檔案館保管了大量的圖片資源；二是記者職務創作源源不斷，產生了大量的圖片資源；三是作為報社下屬的先鋒數碼公司有著多年影像制作和多次舉辦國家級和省、市級攝影比賽的成功經驗，在各類活動中積累了眾多的圖片資源。我們利用網絡技術手段，把圖片資源通過網絡的強大力量進行專業展示，為玉溪經濟社會發展留下珍貴、生動的影像歷史。

7.2 建立與完善標準、制度、機制

要建立完善相關采集標準、審核認定機制，價值鑒定辦法、爭端糾紛處理辦法、獎勵制度等辦法。一個共建共享平臺的優良很大程度上由其所提供的信息決定，在基于網絡的社會檔案共建共享中，對于從各種渠道收集到的信息，應制定并按照統一的標準，進行嚴格的評估與篩選，保證質量。

要建立運行階段的維護與服務機制。及時更新，保證數據庫運行的動態性與持續性。用戶的需求在不斷變化，對于各類信息的及時更新，是保障數據庫動態性、持續性與使用率，提高其滿足用戶需求的能力的必要手段。

要建立用戶反饋機制。用戶作為數據庫的使用者，對其所使用的產品具有最佳的評價權。資源采集采取開放性措施，在此基礎上建立用戶反饋機制，有助于不斷完善服務機制，保證共建共享平臺的可持續發展。

8 結論

8.1 能為拓展檔案工作新領域提供理論、方法支撐及實踐經驗

為不斷完善檔案資源建設，構建多層次、全覆蓋的檔案資源體系，社會檔案的收集、征集一直是近幾年檔案部門工作的熱點和重點。開展基于網絡的社會檔案共建共享機制與方法研究，可以拓展檔案征集、檔案資源體系建設的新領域、延伸檔案資源體系建設的范圍、廣度和深度，并為其提供理論、方法支撐，積累實踐經驗。

8.2 是數字檔案館建設的重要組成部分，能推動數字檔案館拓展工作領域，提高對檔案資源的控制力和影響力

經過多年數字檔案館建設，已積累了大量的數字檔案，數字化檔案是建設數字檔案館的基礎。隨著數字檔案館的日益成熟，數字化檔案的利用服務、網絡社會檔案的共建共享成為新時代檔案部門關注的重點。開展此項目研究，不僅能推動數字檔案館拓展新工作領域、探索新服務方式、并能擴大數字化檔案資源構建，豐富館藏數字化檔案，為智慧檔案館建設提供檔案信息資源基礎，不斷擴大檔案信息資源的掌控力，提高檔案部門影響力和話語權。

8.3 能促進網絡社會檔案資源有序管理和開發利用

社會檔案資源是散落在個人手中的檔案資源，不僅數量龐大，而且不易收集、管理，更不用談如何開發與利用。開展項目研究，建立一種社會檔案資源共建共享的方式，為群眾提供一個共建共享平臺，讓個人、群眾主動參與到網絡社會檔案建設當中。在共享平臺中建立一定的規則及規范管理規定，參與社會檔案共建共享就必須遵從相應的管理規范，從而構建一個有序管理網絡社會檔案的體系，促進合理開發利用網絡社會檔案。

8.4 能促進有價值社會檔案資源得到有效保護，維護社會記憶

基于網絡的社會檔案共建共享平臺的建立，讓社會的個體都能參與進來，有效促進有價值的社會檔案資源受到保護，在展示社會檔案的同時，也保存了社會歷史文化記憶。

8.5 能有效降低檔案征集成本，提高檔案征集和搶救保護工作效率，豐富檔案資源征集成果

基于網絡的社會檔案共建共享平臺的建立，為檔案征集和搶救提供了新的工作方式和運行模式，能大大提高檔案征集與搶救保護的工作效率，檔案征集成果將大幅提高。

國家檔案局優秀檔案科技成果獎項目——基于網絡的社會檔案共建共享機制與方法研究