文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

柳海青

【摘 要】隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算時(shí)代的來(lái)臨，文檔管理越來(lái)越受到重視，文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了中心內(nèi)部海量電子文檔的管理，并提供了在線的備注、修改功能，文檔上傳、下載、檢索、共享功能。該系統(tǒng)在很大程度上減少了工作人員的“信息鴻溝”，使中心內(nèi)部的文檔共享更加方便、快捷，極大地提高了文檔的安全性、使用效率和價(jià)值。

【Abstract】With the advent of the era of big data and cloud computing， document management is getting more and more attention. The document management system achieves the management of the mass electronic documents internal the center， and provides online memo， modification functions， document uploading， downloading， retrieval and sharing. To a large extent， the system reduces the "information gap" among the staff， makes the document sharing internal the center more convenient and fast， and greatly improves the security， efficiency and value of the document.

【關(guān)鍵詞】文檔；管理；共享

【Keywords】document； management； sharing

【中圖分類號(hào)】TP317 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）07-0172-02

1 項(xiàng)目現(xiàn)狀

河北省信息資源管理中心（以下簡(jiǎn)稱中心）的日常業(yè)務(wù)與辦公過(guò)程中需要搜集各類資料以及撰寫(xiě)文檔，電子文檔已經(jīng)成為中心最重要的信息載體之一。中心在最初的時(shí)候，電子文檔的管理方式基本上是粗放式的，即大量的電子文檔分散存儲(chǔ)在各科室工作人員的PC機(jī)上，隨著時(shí)間的積累，文檔的數(shù)量也越來(lái)越多，在借助電子文件提高辦公處理事務(wù)效率的同時(shí)，也存在著缺乏合理科學(xué)的管理，文檔檢索困難等問(wèn)題，降低了文檔的使用效率和價(jià)值。

中心文檔主要來(lái)源于撰寫(xiě)的文檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載的電子資料以及其他業(yè)務(wù)交流公司提供的資料，這些文檔目前主要存儲(chǔ)在工作人員的PC機(jī)、U盤(pán)、郵箱等。在中心內(nèi)部，工作人員U盤(pán)丟失，計(jì)算機(jī)硬盤(pán)損壞等原因都可能造成單位內(nèi)部一些重要文檔永久的丟失。另外分散的文檔，無(wú)法快速便捷的獲取，通過(guò)email、QQ等方式傳遞，影響辦公效率，緊急情況下，如果對(duì)應(yīng)配合的工作人員不在中心則將導(dǎo)致文件無(wú)法調(diào)用。

隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算時(shí)代的來(lái)臨，文檔管理越來(lái)越受到重視，但是在辦公和搜集資料的過(guò)程中，經(jīng)常遇到以下問(wèn)題：將PDF轉(zhuǎn)換WORD、圖片等格式，一些轉(zhuǎn)換軟件需要收費(fèi)，無(wú)法完成轉(zhuǎn)換的情況；有時(shí)需要復(fù)制網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容，但是網(wǎng)址設(shè)置的權(quán)限不允許復(fù)制；無(wú)法對(duì)PDF以及圖片等內(nèi)容進(jìn)行備注；海量文檔存儲(chǔ)，管理困難；文檔查找緩慢，效率低下；文檔無(wú)法協(xié)作共享；文檔版本管理混亂等情況，PC機(jī)不能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行多維度檢索，給工作帶來(lái)了很大的不便。

2 總體要求

2.1 總體目標(biāo)

中心文檔管理系統(tǒng)的總目標(biāo)是：基于河北政務(wù)云平臺(tái)，開(kāi)發(fā)具有資源共享、易操作、易維護(hù)、易升級(jí)的中心文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)中心內(nèi)部各科室文檔資源的共享，方便中心人員快速分享、查詢、管理各類文檔，實(shí)現(xiàn)文檔的全流程記錄、管理。

①能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文檔生成、修改、閱覽、保存、銷毀、存檔等全生命周期的記錄；②能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文檔從各個(gè)維度進(jìn)行分類、匯總、快速查詢等功能；③能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、編制標(biāo)簽等相關(guān)操作；④能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)用戶、權(quán)限、文檔的統(tǒng)一管理；⑤系統(tǒng)的安全可靠性。對(duì)上傳、存儲(chǔ)的文檔信息進(jìn)行自動(dòng)審查，對(duì)于可疑文檔能夠自動(dòng)隔離、刪除等；⑥系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)備份及數(shù)據(jù)還原功能，能夠保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性；⑦系統(tǒng)具有良好的人機(jī)交互界面。

2.2 運(yùn)行環(huán)境要求

搭建文檔管理系統(tǒng)參考現(xiàn)階段大中型企業(yè)的主流應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)架構(gòu)采用B/S架構(gòu)。在這種架構(gòu)下，工作人員通過(guò)瀏覽器進(jìn)行登錄，底層采用J2EE架構(gòu)，預(yù)留相關(guān)接口程序，通過(guò)對(duì)各種應(yīng)用組件封裝及整合，達(dá)到系統(tǒng)配置靈活，易于擴(kuò)充，為工作人員提供統(tǒng)一的應(yīng)用支撐平臺(tái)。

3 主要功能概述

文檔管理系統(tǒng)具體功能模塊包括：文檔管理、用戶管理、權(quán)限管理和系統(tǒng)管理等。文檔管理主要功能是各種格式電子文檔的上傳、下載、修改、分類、查詢、檢索、比對(duì)等，其中文檔的檢索是核心功能；用戶管理是管理員用來(lái)管理不同的用戶信息，管理員用來(lái)設(shè)置不同級(jí)別的用戶查詢下載不同級(jí)別的文檔；權(quán)限管理用來(lái)管理不同用戶的級(jí)別及操作權(quán)限，創(chuàng)建和維護(hù)工作人員的組織和角色，人員具有一個(gè)或多個(gè)角色，保證系統(tǒng)文檔的安全性。

3.1 文檔管理

3.1.1 文檔上傳

支持本地文檔手工、自動(dòng)、批量等方式上傳；支持網(wǎng)絡(luò)文檔抓取功能，并將抓取文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)；支持將網(wǎng)址輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)抓取文檔，并去除網(wǎng)頁(yè)的復(fù)制限制；支持自動(dòng)抓取word文檔的文檔結(jié)構(gòu)圖；支持手動(dòng)添加文檔目錄、結(jié)構(gòu)圖，可通過(guò)點(diǎn)擊目錄或文檔結(jié)構(gòu)圖中的內(nèi)容，直接定位到文檔的相應(yīng)內(nèi)容。

3.1.2 文檔修改

支持對(duì)word、wps、PPT等文檔的在線查看、修改、保存；對(duì)特定文檔進(jìn)行鎖定，禁止修改；支持對(duì)PDF、圖片等文件進(jìn)行備注。

3.1.3 文檔分類

提供自動(dòng)、手動(dòng)文檔分類功能；支持通過(guò)文檔標(biāo)簽、標(biāo)題、摘要、內(nèi)容、格式、類別等不同方式對(duì)文檔進(jìn)行分類操作；提供基礎(chǔ)的文檔類別劃分功能。如：政策文件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)可增加文檔類別，并對(duì)各個(gè)類別進(jìn)行更進(jìn)一步的細(xì)分。

3.1.4 文檔刪除

用戶可以對(duì)自己所上傳文檔進(jìn)行刪除操作。

3.1.5 格式轉(zhuǎn)換

支持PDF、word文檔、圖片文件之間的互轉(zhuǎn)功能。

3.1.6 文檔查詢

①全文查詢。對(duì)全部文檔或特定分類的文檔進(jìn)行全文模糊查詢，按照匹配度，對(duì)文檔進(jìn)行排序。②高級(jí)查詢。支持通過(guò)主題、標(biāo)簽、上傳人員、日期、文件類型、文件分類等設(shè)定的單個(gè)或多個(gè)條件查詢相關(guān)文檔信息，實(shí)現(xiàn)文檔的精準(zhǔn)查詢。③文檔地圖?？煞奖愕貜亩鄠€(gè)角度定義文檔地圖，通過(guò)文檔地圖，以直觀可見(jiàn)的方式找到相應(yīng)文檔。④文檔打印。支持對(duì)單個(gè)文檔或批量文檔進(jìn)行打印操作。

3.1.7 文檔比對(duì)

①支持同一文檔不同版本的文字逐個(gè)比對(duì)，查找出都進(jìn)行了哪些修改。②支持不同命名文檔的內(nèi)容進(jìn)行比對(duì)，比如兩個(gè)文檔名字不同，但是內(nèi)容相同。

3.1.8文檔在線預(yù)覽

①支持多種常用格式在線預(yù)覽；②支持在手機(jī)、平板電腦打開(kāi)常用的辦公軟件；③在線預(yù)覽文檔時(shí)，其他用戶無(wú)法復(fù)制文件的內(nèi)容。

3.2 用戶管理

①用戶角色的建立。建立不同的用戶角色，對(duì)用戶的角色進(jìn)行分類。②用戶設(shè)置。包括添加用戶、刪除用戶信息、修改用戶信息、查詢用戶信息等，并根據(jù)不同的用戶對(duì)用戶設(shè)置不同角色，并賦予相應(yīng)的權(quán)限。

3.3 權(quán)限管理

①對(duì)系統(tǒng)中的人員進(jìn)行角色與權(quán)限管理，根據(jù)不同工作人員的職務(wù)分配不同文檔管理權(quán)限。文檔的訪問(wèn)權(quán)限不在系統(tǒng)功能中配置，而是由上傳者進(jìn)行配置。②限制指定范圍內(nèi)用戶對(duì)指定文件夾或文件的操作。a文件夾與文件進(jìn)行權(quán)限管理。支持對(duì)文件夾、單個(gè)文件進(jìn)行權(quán)限管理。b授權(quán)對(duì)象多樣化。支持對(duì)整個(gè)科室、單個(gè)用戶、某類角色（單位領(lǐng)導(dǎo)）指定權(quán)限。

3.4 系統(tǒng)管理

3.4.1個(gè)人中心

①我的書(shū)架。支持將常用資料進(jìn)行收藏，支持對(duì)特定文檔進(jìn)行歸類（如將搜索到的大數(shù)據(jù)相關(guān)的文檔歸為一類），便于查找、使用。②我的筆記。查看文檔時(shí)，選定內(nèi)容并選擇復(fù)制時(shí)，自動(dòng)彈出彈框，將選擇的內(nèi)容導(dǎo)入歷史筆記或新建筆記中；支持對(duì)筆記中的內(nèi)容進(jìn)行分類、檢索；支持對(duì)不同筆記進(jìn)行合并、拆分等操作；支持從歷史筆記摘出內(nèi)容，形成新的讀書(shū)筆記。③文檔書(shū)簽。記錄每次退出文檔的位置，下次登錄時(shí)可直接跳轉(zhuǎn)到上次退出文檔的位置，方便查閱。④我的足跡。記錄用戶本人查閱、上傳、下載、修改的文檔目錄，以及進(jìn)行相關(guān)操作的時(shí)間。支持自動(dòng)標(biāo)記已閱讀過(guò)的文檔。支持手動(dòng)對(duì)已閱讀文檔標(biāo)記為未閱讀或?qū)ξ撮喿x的文檔標(biāo)記為已閱讀。

3.4.2 數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)保護(hù)最基礎(chǔ)、最核心的方式，數(shù)據(jù)備份的意義在于發(fā)生意外情況時(shí)，能夠通過(guò)備份數(shù)據(jù)快速恢復(fù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的安全可靠不丟失。數(shù)據(jù)備份提供基礎(chǔ)的備份架構(gòu)，包括策略設(shè)置、文檔備份、恢復(fù)等。

3.4.3 系統(tǒng)監(jiān)控

自動(dòng)收集系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)日志，文檔上傳、修改、查看、下載等的日志，并對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行異常情況主動(dòng)報(bào)警提示。

【參考文獻(xiàn)】

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