巧解Word表格若干“難題”

周建峰

表格快速統一外觀格式

評審表的樣式不一樣，外邊框有單線的，有雙線的……格式不統一，樣式也不好看。一個一個地修改必然費時費力，這時可利用表格樣式和宏一次性解決問題，將所有表格的外觀樣式進行統一。

打開評審表文件后，任意選中一個表格，切換到“設計”選項卡，單擊“表格樣式”旁的“其它”按鈕，選擇“新建表格樣式”彈出對話框（圖1），在“名稱”中輸入“評審表”，單擊下方的“格式”按鈕，可以設置表格的屬性、邊框和底紋、字體等。

切換到“視圖”選項卡，單擊“宏”下的“查看宏”，輸入名稱：統一格式，然后單擊“創建”按鈕，輸入以下代碼（圖2）：

End Sub

其中評審表是預先制作的表格樣式表名稱，完成后單擊“宏”窗口中的“運行”按鈕，即可看到當前文檔中的所有表格都被統一為預設的樣式了。這樣以后只要修改樣式庫中的“評審表”樣式，文檔中所有的表格樣式都會自動更新。

根治單元格的“毛病”

不只是整體的表格，有時在小小的單元格中也會遇到許多問題，下面挑選幾個最常見的單元格“毛病”來進行根治。

填寫的文字自動換行

有時明明單元格中還空了挺長的一塊地方，卻發現了文字自動換行的問題，究其根源是標尺在搞鬼。切換到“視圖”選項卡，勾選“標尺”，即可在頁面頂端看到相應的左右縮進標尺，將左右縮進標尺分別拖動到單元格的左右兩端（圖3），這樣單元格中的文字就不會隨便自動換行。有時表格中的文字不見了，也可以看看左右縮進標尺是不是太過了。

同一單元格內行距不一

單元格中有多行文字，但是文字的段落上下行距比較大，特別是使用了某些字體后上下行距更大，這個就需要調節段落的行距來解決。選中單元格中的文字，切換到“開始”選項卡，單擊“段落”按鈕彈出對話框（圖4），在“行距”中選擇“多倍行距”，數值設置為0.9左右。如果修改后行距沒有變化，則可能定義網格選項處于選擇狀態，取消選擇即可。

額外的邊空

單元格四周比較空，這個調整其實很簡單，見光標移動到相應的單元格后，切換到“布局”選項卡，單擊“單元格邊距”彈出對話框（圖5），在這里可以修改上下左右的邊距數值，即可控制單元格中文字的位置。

單元格大小不能調整

單元格的框線移不動或者聯動，如果直接拖動單元格的框線，會發現上下的框線會一起移動，無法單個或多個同時調整。此時如果選中框線左右的單元格，則再拖動框線則不會再聯動。對于單元格的上下框線，我們發現這種方法是行不通的，此時可以在該單元格中重新繪制一個橫線將單元格分開，然后將下面的單元格與另一個相鄰的合并即可。

表格的跨頁問題

表格跨頁通常會遇到兩個問題：重復跨頁標題和跨頁斷行。在Excel中此類問題很好解決，在Word中其實也有類似的選項，只是我們用得少而已。

選中表格中用來作為標題的行，可以是一行或多行，然后切換到“布局”選項卡，單擊“數據”按鈕選擇“重復標題行”，此時就會看到同一個表格在延伸到下一頁后，選中的行自動重復作為標題行。

跨頁斷行常用于解決表格中填充內容過多而撐破了表格。比如表格原來只有一頁，但是由于填寫的內容比較多以后，表格會變形撐破甚至在頁面中無法完全顯示。此時將光標置于該表格后，右擊選擇“表格屬性”彈出對話框，單擊“行”，選擇“選項”下的“允許跨頁斷行”，這樣表格中填充內容多了以后，就會自動切換到下一頁。

A4打印成A3折頁

評審表中的頁面是A4尺寸，要求打印到A3紙上并對折后裝訂。我開始的做法是將A3頁面分成兩欄，然后將表格復制到里面并排列好，再一面一面分別打印到A3紙上。在實際操作中發現比較麻煩，后來一個文印店的朋友說可以用折頁打印，于是趕緊試了試，發現折頁打印太方便了，真是活到老學到老。

首先打開文檔后，切換到“布局”選項卡，單擊“頁面設置”彈出對話框，在“紙張”中選擇“紙張大小”為“A3”，在“頁邊距”中選擇“紙張方向”為“橫向”，“多頁”后的“書籍折頁”，“每冊中頁數”為“全部”。單擊“文件”菜單選擇“打印”，選擇“手動雙面打印”，單擊“打印”按鈕，先打印所有的正面頁，正面打印完成后，會提示取出已打印一面的紙再放到打印機中，這樣就可以打出另一面。打印結束后按順序疊好對折，用訂書機從中間裝訂成冊即可。