核電站基準文件的特點及其與檔案關系

馬哲文

（中廣核核電運營有限公司，廣東深圳518124）

1 核電站基準文件的概念及其特點

1.1 核電站基準文件

自20個世紀90年代國內首個大型商用核電站大亞灣核電站的生產文件體系籌建以來，基準文件概念從法國引入到國內，已有20多年的引進、消化、吸收、創新的實踐歷史。在國內核電領域，基準文件（Reference Documents）一般被理解為是在生產及經營管理活動中使用的文件的原件(Original Documents)或主件(Master Documents)。核電站基準文件來源于核電工程和生產兩大主要領域，其范圍一般包括：公司上層文件、技術支持文件、技術支持程序、管理程序等類別，每類文件還可以根據需要細分為若干個子類別。

在不同的核電站，可以根據自己生產和經營管理的需要，通過發布程序固化或調整優化基準文件的具體范圍。從現代文件與檔案管理的理論講，核電站基準文件在本質上是核電站現行文件的精選和集合，用于產生衛星文件（Satellite Documents）和工作文件（Work Documents），是核電站安全運營的重要基礎。基準文件、衛星文件、工作文件所對應的管理機構分別為基準文件庫（置于文檔部門下，一般與檔案館合署或置于檔案館下）、衛星文件庫（置于各生產部門）、文件工作站（衛星文件庫的派生機構）。

1.2 核電站基準文件的特點

通過筆者對核電站文件控制和檔案管理二十多年的實踐和觀察，將核電站基準文件的特點歸納如下：

其一，保障性。從核電安全角度講，核電站基準文件是核電站安全運營不可或缺的重要依據，沒有基準文件或基準文件管理混亂，核電站的安全運營就失去一道管理屏障。這是因為受控的基準文件其內容直接反映了核電站的廠房、系統、設備的最新狀況，運行、維修、工程改造、事件處理等活動，是一刻也離不開這些至關重要的文件。另外，核電站生產人員的技能提升也依賴于對這些基準文件的學習、消化，并且他們也養成了正式干活之前學習、了解相關基準文件的良好習慣。在核電站的日常工作氛圍里，大家已經達成“優質的設備、有效的文件檔案管理、高素質的人員隊伍就形成了支撐核電站長期、安全、經濟運行的三大支柱”[1]的行業共識。從核電安全保障性的需要來看，核電站基準文件就是核電站“有效的文件檔案管理”必須時刻重點關注的對象之一。

其二，受控性。從核電質保角度講，核電站基準文件是核電站質量保障體系的重要體現和主要依據，如沒有基準文件，質量保障工作就失去抓手。當然，基準文件就需要納入到核電站質量保障體系之中，成為受控文件。因此，基準文件從工程領域的移交接產開始，就應就文件的格式、編碼、結構、版本、狀態、簽署、分發、目錄等實施嚴格的控制措施，文檔人員檢查中發現問題提出整改意見后作退回處理，直到新提交的基準文件符合程序規定的質量要求。核電站的質保部門與文檔部門，也會根據程序要求開展對包括基準文件在內的各類文件的聯合督查，提出整改意見。核電站基準文件的受控性，一方面對基準文件的質量提升有促進作用，對負有管理責任的文檔人員在核電站的地位提升也有積極影響。

其三，現行性。從文件內容角度講，核電站基準文件需要不停升版，以保證文件內容與所對應的現場實際情況的高度一致，才不至于不同的工況狀態下使用了錯誤的文件。在核電站內部，“這種使文件圖紙內容與變化著的客體隨時都相一致的工作稱之為文件圖紙的保鮮（Up-dating）工作”[2]。僅從核電站基準文件的一個類別——程序看，兩臺百萬千瓦級的核電機組動輒有10000多份程序。要想保證這些程序的內容是最新的，體現現行性，保證可使用，必須要各專業部門、質保部門、文檔部門一起行動，各司其職，從而保證基準文件覆蓋全面、分類科學、升版及時。當然，需要投入的人力和物力是巨大的，但產生的效益也是可觀的。唯有如此，基準文件及其控制的價值才能得到恰當體現。

其四，母本性。從文件控制層級講，核電站基準文件起到參照基準的作用，本身并不供生產業務部門現場直接使用，它需要分發到衛星文件庫，再分發到文件工作站。所以，現場直接使用的是基準文件實際上“派生”“復制”“同步”出來的工作文件。因此，基準文件實際上是衛星文件、工作問價的源頭文件或叫“母文件”，具有母本性。基準文件的范圍和內容發生變化，衛星文件、工作文件也需要及時發生變化。近些年來，因為核電站信息化建設步伐加快，對其文檔管理理念和方法也發生影響。比如說，有些核電站的文檔部門不再將基準文件實施電子、紙質雙套制分發，試行“單套制”管理，只發電子文件給衛星文件庫、文件工作站，現場如有需要打印紙質文件由使用人員自行解決；還有些核電站的文檔部門干脆取消全部或部分實體性的衛星文件庫、文件工作站，只在工作前根據需要打印出紙質文件并加載水印標識。這些措施提高了文檔工作效率，文檔部門與業務部門的責任更加清晰，但基準文件的母本性仍然沒有發生根本變化。

2 核電站基準文件與檔案的關系

從國內核電站的發展歷史來看，基準文件概念及其控制措施均是從國外引進的新事物、新舉措，它與核電產生的檔案有著千絲萬縷的聯系。長期以來，核電領域的文檔人員一般是將基準文件作為一種核電獨有的文件形態來理解和管理。客觀上，國內文件檔案管理的精髓和國外文件檔案管理精髓有著異曲同工、殊途同歸之處。筆者認為，核電站的基準文件控制依然遵循科技文件的運動規律和檔案管理的基本原則。理順核電站基準文件及其檔案的關系，對我們提升核電站的文檔控制和文檔服務水平至關重要。下圖是筆者理解的核電站常用的文檔分類（實線）及產生關系（虛線）圖，具體闡述如下圖1：

圖1 核電站常用的文檔分類（實線）及產生關系（虛線）

2.1 部分基準文件直接來源于工程階段的竣工文件

近些年來，各地檔案局（館）拓展服務領域，也在如火如荼地推行現行文件服務中心，將本地各政府部門需要公開的現行文件（有些從檔案中復制、有些一形成即報送）集中于檔案局（館）對外提供服務。核電站基準文件的來源與這些現行文件服務中心的文件來源有類似之處。從核電工程和生產關系來分析，根據雙方合同約定，工程方在工程結束前需要分機組、分區域或整體向生產方移交廠房、系統、設備、文件和檔案。這些從工程方接收來的文件和檔案，是在生產準備期間，由運營方文檔部門根據對生產各部門調研后梳理出的文件需求范圍并經嚴格審查而獲得的，其中的竣工文件主要是系統設計手冊（SDM）和設備運行維修手冊（EOMM），它們經生產方技術、文檔部門共同審查簽字后直接轉化為基準文件。即使核電站生產運行后，若發現現場設備需要進行工程改造，也需要從已經形成的基建檔案或設備檔案中找到需要的文件，復制、修改并經審查后形成新的基準文件。生產方在復制制作基準文件過程中，會對工程檔案進行審核、檢查、比對，如發現問題需要及時反饋并提出整改意見，防止后續的人員用錯檔案。從這個意義上說，基準文件的制作過程也是對工程檔案質量的監督過程。不管怎么說，從來源構成看，部分基準文件是直接來源工程階段竣工文件所形成的檔案的。

2.2 部分基準文件先于檔案產生然后轉化為檔案

因為核電站生產與經營管理的復雜性，各核電站都按照生產準備大綱等文件要求，提前進行生產所需要的文件準備，特別是基準文件的準備。也就是說，無論核電工程模式是大業主模式還是總包建設模式，核電站在籌建開始就有生產準備人員在全程跟進，進行生產人員準備和文件準備，與核電工程建設階段相對應，工程方向生產方移交的文件實體一般經過一個由“參考文件→3T階段文件→基準文件”的文件有效性不斷增強的演變階段。參考文件通常指在尚未進行正式的母本審查與最終移交前由運營方文檔部門實時同步接收生產方各專業所需工程上游文件的過程版本文件，3T階段文件是指隔離移交階段（Take Over for Blocking,TOB）、維修移交階段（Take Over for Maintenance,TOM）、臨時運行移交階段（Take Over for Temporary Operation,TOTO）文件。參考文件和3T階段文件均是來源于核電工程不同階段的基準文件的前身和源頭。核電站的工程建設方在移交電站廠房、設備的同時，需要向生產運營方移交正式的文件、檔案。只有經過生產運營方審查、簽字確認的文件，如系統設計手冊（SDM）、設備運行維修手冊（EOMM），才可以作為基準文件運用于未來的生產活動。因為生產準備人員提前介入的原因，客觀上出現部分基準文件已簽字確認接受，但是基準文件對應的那部分檔案案卷在工程方尚未整理固化的情況。為提高工作效率，工程方的文檔人員與生產方的文檔人員協商后，直接選擇從生產方的基準文件管理系統下載檔案案卷所需要內容，結合其他工程文件整理后錄入工程文檔管理系統，紙質文件同步制作一套。當然，如果工程方的檔案整理進度快于生產方的基準文件形成進度，就不存在這樣的情況。

2.3 部分基準文件依據檔案編寫并在生產活動中形成新的檔案

這主要是在核電站的技術程序（含運行程序、維修程序、技術支持程序等）和管理程序的編制過程中得到淋漓盡致的體現。如國內某三代核電項目，其2臺機組生效的技術程序有10000多份，管理程序3000多份，這些程序的編制過程是基于程序編制人員對相關檔案內容的消化、吸收并經相關授權人員審批后生效的，否則程序就變成無源之水、無本之木、不可使用。生產準備人員在編制技術程序編制計劃和正式啟動編制之前，一定需要了解廠房、系統、設備的竣工狀態，就需要根據責任分工，查閱大量相關的竣工檔案。這些程序經過編、審、批和文檔部門的發布后，成為核電站后續生產、運營的重要依據。核電站的工程和生產的實踐反復驗證一個事實：核電領域的“一切程序化”“一切按程序辦”理念和要求，可以有效防止人因失誤、提升安全管控水平。這么多的管理程序和技術程序是核電站生產和經營管理活動的依據，在使用過程中又會產生新的文件和檔案。在這個過程中，充分體現了核電站“把要做得事先寫下來，按寫的方法去做，把做過的事記錄下來”做事文化，體現了核電工作程序化、文件化、記錄化要求，體現了部分基準文件依據檔案編寫并在生產活動中形成新的檔案的事實，也體現了科技檔案信息與科技文件信息內容可以有條件相互轉化的基本規律。

2.4 部分基準文件在實際控制中暫不向檔案轉化

這種情況要具體問題具體分析，不同的核電站的具體做法不一致。因為核電站的文件編碼體系完備，與廠房、系統、設備等對應實物高度關聯、可以套用，是核電站所有人員的共同語言，所以，核電領域的業務人員使用文件編碼一般不需要文檔人員另外解釋。因為基準文件的編碼起到類似檔案編碼的作用，也就有了納入基準文件范圍的文件，各種過程版本是否一定要適時歸檔，和在檔案中是否要求另存一套的討論。對此，國內各核電站有不同的實踐回答，長期討論很難達成一致。其原因可以歸納為如下四點：其一，有些人認為國外核電站基準文件不存在轉化歸檔一說，可以全部借鑒。根源是從國外引進之初，因國外核電站對這些文件的管控沒有考慮向檔案轉化的問題，影響到國內核電站相關文件的歸檔處理。其二，認為向檔案轉化的需求不緊迫。基準文件本身需要不停“保鮮”，具有現行性，處于現行期的文件可以暫不歸檔（理解不一定合理），等到電站退役后再集中考慮歸檔問題。其三，認為向檔案轉化必要性不足。基準文件的編碼非常科學，查詢本身就非常方便，再對其歸檔就賦予了多個檔號，徒增復雜性而已，認為沒有必要。當然，也有些核電站根據核電行業的最新行標《核電檔案分類準則及編碼規則》（NB/T 20042-2011）的要求，進行不同方式的基準文件過期版本歸檔實踐，更為有利于文件檔案的方便查閱利用和管理過程的有效追溯。

總之，因為國內核電站的基準文件從根源上說屬于引進概念，其控制過程關系到核電安全、質量，其程序要求細致、深入，控制方法與國內檔案局（館）下設的現行文件管理既類似又不完全一致，其與檔案的關系非常復雜，也正因為復雜才更值得我們繼續關注和研究。